Factura proforma aceptada y factura final con importe distinto: documentar el cambio exige separar hechos que suelen quedar mezclados. Esta guía está dirigida a un autónomo cuya proforma fue aceptada pero el alcance cambió antes de la factura final y permite conservar propuesta, aceptación, cambios, prestación y factura para explicar la diferencia sin reescribir el acuerdo inicial. La respuesta no depende de una etiqueta aislada, sino de documentos fechados, versiones y responsables que otra persona pueda comprobar.
El punto de partida es sencillo: conserva el original, reconstruye la secuencia y marca cualquier diferencia como pendiente hasta obtener soporte. No atribuyas a una factura, una transferencia, un contrato o una captura un alcance que no tiene. Cada evidencia cumple una función distinta.
| Bloque | Qué comprobar | Evidencia |
|---|---|---|
| Proforma | Alcance e importe propuestos | Documento fechado |
| Aceptación | Versión aceptada | Correo o firma |
| Cambio | Solicitud y efecto económico | Orden adicional |
| Prestación | Qué se entregó | Parte o acuse |
| Factura final | Concepto e importe definitivo | Factura emitida |
Congela la proforma
Reúne archivo, fecha y versión y registra para cada elemento fecha, origen, versión y responsable. Esta fase debe responder a qué oferta recibió el cliente con una referencia que otra persona pueda abrir. El documento debe poder compararse con la factura sin depender de memoria.
Evita editarla después de aceptar. Si dos soportes discrepan, conserva ambos y explica la diferencia; no corrijas el pasado desde el archivo más reciente. El resultado de esta fase es propuesta histórica, separado de cualquier conclusión fiscal o contractual todavía pendiente.
Haz una comprobación inversa: busca qué documento refutaría la conclusión provisional, qué fecha rompería la cronología y qué persona podría aclarar el dato. Anota la respuesta o deja una acción concreta con plazo.
Prueba la aceptación
Trabaja desde firma, correo o portal. Ordena los hechos antes de calcular o clasificar nada y formula la pregunta operativa: qué versión se aceptó. Relaciona aceptación con condiciones y anexos. Cada fila de la tabla debe apuntar al soporte exacto, no a una carpeta genérica.
El error que se quiere evitar es usar un mensaje ambiguo. Para detectarlo, compara documento, comunicación y movimiento económico cuando exista. La salida esperada es hito comercial claro; si falta una pieza, el estado correcto es pendiente y no una respuesta aproximada.
Revisa después el alcance: un documento puede acreditar que algo se envió, pero no que fuese aceptado; un pago acredita un movimiento, pero no toda su composición. Escribe expresamente qué prueba cada evidencia y qué no prueba.
Registra cada cambio
Construye esta parte con solicitud, respuesta y precio. La cuestión a resolver es qué amplió o redujo el alcance. Si el precio permanece igual, documenta igualmente el ajuste de entregables. Mantén la cronología y la clasificación documental en columnas distintas para que una fecha tardía no reescriba el hecho original.
No caigas en añadir importe sin aprobación. Contrasta cantidades, unidades, nombres y versiones, y deja visible cualquier contradicción. Solo cuando la cadena sea repetible podrás considerar obtenido orden de cambio.
Pide a alguien ajeno al expediente que localice el soporte y explique la decisión con el índice. Si necesita una explicación oral, mejora la referencia, la descripción o el vínculo antes de dar la fase por cerrada.
Acredita la prestación
Reúne partes, archivos y acuse y registra para cada elemento fecha, origen, versión y responsable. Esta fase debe responder a qué trabajo se completó con una referencia que otra persona pueda abrir. Separa pendientes y trabajos descartados.
Evita facturar una solicitud no ejecutada. Si dos soportes discrepan, conserva ambos y explica la diferencia; no corrijas el pasado desde el archivo más reciente. El resultado de esta fase es mapa de entrega, separado de cualquier conclusión fiscal o contractual todavía pendiente.
Haz una comprobación inversa: busca qué documento refutaría la conclusión provisional, qué fecha rompería la cronología y qué persona podría aclarar el dato. Anota la respuesta o deja una acción concreta con plazo.
Construye el puente económico
Trabaja desde proforma, cambios y total. Ordena los hechos antes de calcular o clasificar nada y formula la pregunta operativa: cómo se llega al importe final. No trates la proforma como prueba de pago si no lo hubo. Cada fila de la tabla debe apuntar al soporte exacto, no a una carpeta genérica.
El error que se quiere evitar es forzar la suma con una línea genérica. Para detectarlo, compara documento, comunicación y movimiento económico cuando exista. La salida esperada es cálculo reproducible; si falta una pieza, el estado correcto es pendiente y no una respuesta aproximada.
Revisa después el alcance: un documento puede acreditar que algo se envió, pero no que fuese aceptado; un pago acredita un movimiento, pero no toda su composición. Escribe expresamente qué prueba cada evidencia y qué no prueba.
Emite y conserva la factura
Construye esta parte con contenido, número y entrega. La cuestión a resolver es si describe la operación final. La factura identifica lo prestado y el expediente explica por qué cambió el importe. Mantén la cronología y la clasificación documental en columnas distintas para que una fecha tardía no reescriba el hecho original.
No caigas en sustituir el PDF sin rastro. Contrasta cantidades, unidades, nombres y versiones, y deja visible cualquier contradicción. Solo cuando la cadena sea repetible podrás considerar obtenido documento de cierre.
Pide a alguien ajeno al expediente que localice el soporte y explique la decisión con el índice. Si necesita una explicación oral, mejora la referencia, la descripción o el vínculo antes de dar la fase por cerrada.
Cómo cerrar el expediente sin forzar la respuesta
Asigna un identificador estable y crea un índice con documento, fecha, versión, origen y función. Usa estados inequívocos: confirmado, contradictorio, pendiente y no aplicable. “Revisado” no explica qué se comprobó. Mantén los originales en su ubicación segura y evita copiar datos personales, credenciales o información bancaria innecesaria.
Haz dos lecturas finales. La cronológica detecta saltos entre propuesta, operación, documento y pago. La lectura por tipo de evidencia descubre archivos incompatibles o pruebas que pertenecen a otro caso. Si cambia el texto del artículo o aparece una fuente nueva, las conclusiones y revisiones deben repetirse sobre la versión exacta.
El control documental no sustituye la decisión fiscal, censal, contractual o técnica. Sirve para que esa decisión parta de hechos reproducibles y para que sus límites queden visibles. Una fuente general tampoco valida importes, códigos o consecuencias que no aparecen en su texto.
Ejemplo hipotético
Una proforma de 1.200 se acepta, pero el cliente añade una fase por 300 y elimina otra de 100. Dos correos aprobados documentan ambos cambios. La factura final asciende a 1.400 y el expediente conserva el recorrido; no se modifica la proforma original.
El ejemplo solo muestra el método. No reproduce un cliente ni permite trasladar la conclusión a otra actividad, territorio, fecha o contrato sin revisar de nuevo los documentos y la normativa vigente.
Qué acreditan las fuentes oficiales
El Real Decreto 1619/2012 aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación. Su alcance en este artículo se limita al pasaje citado y no decide por sí solo el supuesto individual.
La Agencia Tributaria incluye la identificación de los bienes entregados o servicios prestados entre el contenido de las facturas. Su alcance en este artículo se limita al pasaje citado y no decide por sí solo el supuesto individual.
Límites y siguiente paso
Consulta el contenido pilar del clúster. Si existe una diferencia material, pausa cualquier modificación o presentación hasta localizar su causa y asignar responsable. No borres la versión anterior al corregir.
Si necesitas revisar el expediente antes de facturar, presentar o comunicar datos, puedes solicitar una revisión documental. La revisión debe partir de originales y circunstancias actuales.
Fuentes oficiales consultadas
Contenido informativo general. La aplicación concreta depende de la actividad, la documentación, el territorio y las circunstancias del contribuyente.