Para facturar correctamente hay que separar el contenido de la factura, las reglas del programa utilizado y la factura electrónica entre empresas. Son obligaciones relacionadas, pero no tienen el mismo ámbito ni el mismo calendario. La fecha que corresponde a una empresa no puede trasladarse automáticamente a todos los autónomos.
Esta guía sirve para organizar la facturación y revisar los cambios normativos con fuentes oficiales. Se refiere al marco estatal de territorio común. Las operaciones sujetas a IGIC, IPSI o sistemas forales necesitan su comprobación específica. Si una operación tiene un tratamiento especial, la configuración del programa debe reflejarlo después de analizar el caso.
Qué debe contener una factura
El Reglamento de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, regula el contenido de la factura completa en su artículo 6. Incluye numeración, fecha de expedición, identificación de las partes, descripción de las operaciones y los datos tributarios que correspondan. También contempla la fecha de realización de las operaciones cuando sea distinta de la expedición.
La descripción debe permitir reconocer lo vendido o el servicio prestado. «Servicios varios» puede impedir que el cliente relacione la factura con un contrato o entrega. Añade el periodo, proyecto o referencia necesarios, sin incorporar datos personales que no hagan falta. La claridad facilita tanto el cobro como la revisión posterior de la documentación.
Las facturas simplificadas tienen su propio régimen en los artículos 4 y 7. No basta con que un documento se llame ticket para decidir su validez. Comprueba cuándo puede emitirse, qué información contiene y qué datos adicionales necesita el destinatario para ejercer un derecho tributario. El nombre del archivo o del documento no sustituye esos requisitos.
| Elemento | Qué revisar | Qué error evita |
|---|---|---|
| Destinatario | Quién contrató y recibió realmente la operación | Cambiar de cliente solo porque alguien solicita otros datos |
| Fechas | Expedición, operación y vencimiento de cobro | Confundir el plazo comercial con una fecha tributaria |
| Descripción | Entrega, servicio, periodo o proyecto identificable | Facturas que no pueden relacionarse con el trabajo |
| Impuesto | Localización, régimen, tipo y menciones aplicables | Copiar el tratamiento de otra operación diferente |
| Numeración | Serie y secuencia del sistema de facturación | Duplicados o cambios que destruyen la trazabilidad |
Numeración, series y conservación
La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie, conforme al Reglamento. Hay supuestos en los que deben utilizarse series específicas y otros en los que puede resultar justificado emplearlas. Documenta el criterio de organización y evita crear series improvisadas para ocultar incidencias. Si detectas una discontinuidad, averigua qué ocurrió y conserva su explicación.
El Reglamento exige conservar las facturas recibidas y las copias o matrices de las expedidas, entre otros documentos. La conservación debe permitir su lectura y acceso en las condiciones previstas. No se limita a disponer de una imagen: necesitas recuperar el documento correcto, reconocer la operación y mantener los datos asociados cuando resulten necesarios.
No uses un único plazo genérico para eliminar toda la documentación. Pueden concurrir obligaciones tributarias y mercantiles, periodos abiertos, inversiones o derechos con efectos posteriores. Antes de borrar archivos, revisa qué plazo y qué circunstancias afectan a cada conjunto documental. Guarda también los medios de lectura y exportación que permitan recuperar información de programas antiguos.
VERI*FACTU y sistemas informáticos de facturación
El Real Decreto 1007/2023 regula requisitos de determinados sistemas informáticos que soportan la facturación. VERI*FACTU es una modalidad de cumplimiento dentro de ese marco. No debe confundirse el nombre de esa modalidad con una obligación universal de enviar cualquier factura de cualquier contribuyente a la AEAT.
La AEAT explica que, tras la modificación introducida por el Real Decreto-ley 15/2025, la adaptación obligatoria corresponde al 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades incluidos en el ámbito del reglamento y al 1 de julio de 2027 para el resto de obligados del artículo 3.1. Antes de aplicar esas fechas hay que comprobar que el contribuyente y el sistema utilizado están dentro de su ámbito.
Solicita al proveedor del programa información concreta sobre su adaptación: versión, declaración responsable, modalidad utilizada, exportación de registros, gestión de errores y continuidad del servicio. No presentes un supuesto «certificado de homologación de Hacienda» como requisito general sin contrastar el mecanismo que establece la norma.
Que un cliente reciba un PDF no permite concluir cómo se generaron o conservaron los registros. También sería incorrecto asumir que el mero uso de una hoja de cálculo determina siempre la misma obligación: debe examinarse su función y si constituye un sistema informático de facturación sujeto al reglamento.
Factura electrónica B2B: otra norma y otro calendario
La Ley 18/2022 y el Real Decreto 238/2026 desarrollan un marco de factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. Este sistema trata, entre otras cuestiones, el intercambio de facturas y la información de sus estados. Su aplicación no se deduce de las fechas del reglamento de sistemas informáticos de facturación.
La disposición final cuarta del Real Decreto 238/2026 cuenta los plazos de aplicación desde la entrada en vigor de la orden ministerial prevista para desarrollar la solución pública. Distingue doce meses para quienes hayan superado el volumen de operaciones que establece y veinticuatro meses para el resto. Para fijar una fecha concreta hay que comprobar ese hito normativo y el grupo correspondiente. La entrada en vigor del propio real decreto no activa por sí sola ese cómputo.
Al planificar la adaptación, distingue disponibilidad técnica de obligación legal. Puedes evaluar proveedores, datos maestros e intercambio antes de que llegue tu fecha, pero no atribuyas a tus clientes una obligación que todavía no hayas verificado. Documenta la fuente y el día en que se comprobó el calendario.
| Marco | Pregunta práctica | Fuente principal |
|---|---|---|
| Obligaciones de facturación | Qué documento emitir, con qué contenido y cuándo corregirlo | Real Decreto 1619/2012 |
| Sistemas informáticos de facturación | Qué requisitos debe cumplir el sistema incluido en su ámbito | Real Decreto 1007/2023 y modificaciones |
| Factura electrónica B2B | Cómo se intercambia y cuándo resulta exigible a cada obligado | Ley 18/2022 y Real Decreto 238/2026 |
Cómo corregir una factura
El artículo 15 del Reglamento regula la factura rectificativa y los supuestos en que procede. Si identificas un error en el destinatario, los datos obligatorios o las cuotas, determina su naturaleza antes de modificar archivos. Conserva la relación entre el documento original y la corrección, así como la comunicación enviada al cliente.
Una factura rectificativa no equivale a borrar una operación. Tampoco un abono comercial, una devolución de mercancía y un impago son hechos idénticos. Revisa qué ha ocurrido y cómo afecta a la documentación y al impuesto. Cuando la cuestión sea compleja, evita que la persona encargada de administración decida el tratamiento únicamente por la opción que aparece en el programa.
Para revisar errores de identidad, compara el contrato, el destinatario real de la operación y los datos de la factura. El dato que falta y la elección de un destinatario diferente requieren análisis distintos. No aceptes un cambio de nombre únicamente para facilitar al cliente la deducción de un gasto que no le corresponde.
Ejemplo hipotético: servicio, factura y cobro
Una profesional termina un trabajo, emite la factura y acuerda cobrarla después. Su registro debe distinguir cuándo realizó el servicio, cuándo expidió el documento y cuándo vence el pago. Si el cliente paga en dos transferencias, cada movimiento se relaciona con la factura; no se generan dos ventas nuevas solo por haber dos cobros.
Más tarde, ambas partes acuerdan una reducción del precio por una parte del trabajo que finalmente no se entregó. La profesional conserva el acuerdo y revisa la documentación rectificativa procedente. El expediente resultante explica operación, cambio y liquidación sin sustituir silenciosamente la factura original por otro archivo con el mismo nombre.
Una rutina de cierre que puedas mantener
Antes de cerrar el periodo, compara las facturas emitidas con el registro de trabajos y entregas. Después concilia cobros, anticipos y devoluciones con sus documentos. Separa las facturas pendientes de cobro de las operaciones pendientes de facturar: cada grupo necesita una actuación diferente.
Revisa también las facturas recibidas. Un documento mal emitido no se corrige modificando tú el PDF del proveedor. Solicita la revisión, conserva la petición y marca la incidencia hasta recibir respuesta. No rechaces de forma general todas las facturas en papel o sin QR atribuyendo una obligación que quizá no corresponda a ese emisor y a esa fecha.
Si necesitas preparar la transición de tu sistema, revisa con Taxea tu circuito de facturación. El punto de partida es conocer operaciones, software, usuarios y obligaciones aplicables antes de elegir una herramienta.