Una factura enviada por portal y correo sin duplicar la emisión sigue siendo una sola factura cuando ambos canales entregan el mismo documento. Antes de reenviar, compara número, serie, destinatario, fecha, contenido y hash de los archivos. Registra cada entrega por separado, pero conserva un único identificador fiscal. Si los PDF no coinciden, detén la automatización y trata la diferencia como una incidencia de versiones.
| Elemento | Portal | Correo | Veredicto |
|---|---|---|---|
| Identificador | Número y serie | Número y serie | Deben coincidir |
| Archivo | Nombre, tamaño y hash | Nombre, tamaño y hash | Mismo contenido |
| Entrega | Subida y disponibilidad | Envío y destinatario | Dos evidencias |
| Estado | Apertura o descarga | Entrega o rebote | No equivale a dos emisiones |
Identifica primero el documento fiscal
Abre la factura en el sistema de origen y anota número, serie, fecha, emisor, destinatario, descripción, bases, cuotas y total. El Reglamento de facturación indica: «Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que se citan a continuación». Esa regla obliga a comprobar el contenido; no convierte cada copia o cada canal de entrega en una factura nueva.
Exporta una copia controlada y calcula su hash si la herramienta lo permite. La misma factura enviada por dos canales debería producir el mismo contenido, aunque el nombre del fichero cambie. No te bases solo en que ambos archivos se llamen igual. Un portal puede conservar una versión anterior mientras el correo adjunta la última exportación.
Registra la entrega por portal del cliente
En una entrega de factura por portal del cliente, conserva la cuenta o entidad destinataria, la carpeta, la fecha y la referencia que devuelve el sistema. No guardes contraseñas ni tokens en el expediente. Una pantalla con estado «subido» acredita una acción técnica, pero no necesariamente que la persona destinataria pudiera abrir el documento.
Comprueba permisos, periodo de disponibilidad y cualquier rechazo automático. Si el portal exige una referencia de pedido, sepárala de los datos fiscales de la factura. Un error comercial puede bloquear la tramitación aunque el documento fiscal sea correcto. Registra el mensaje exacto y no alteres silenciosamente el PDF para superar la validación.
Reconstruye el correo sin confundir copia y emisión
Guarda destinatarios, asunto, fecha, adjunto y resultado de entrega. Un correo aceptado por el servidor no demuestra lectura; un acuse del portal tampoco demuestra que el correo llevara el archivo correcto. Son pruebas complementarias. Relaciónalas mediante el número de factura y el hash, no mediante una descripción genérica como «factura de septiembre».
Si el correo rebota y el portal funciona, actualiza el estado del canal, no el estado de la factura. Si ambos canales fallan, la factura puede existir aunque no se haya entregado correctamente. Evita emitir otra con numeración nueva para solucionar un problema de transmisión hasta revisar el caso.
Compara versiones antes de reenviar
Cuando los hashes difieren, compara campos y contenido. Puede haber una copia con otra referencia comercial, una fecha distinta, un concepto corregido o incluso datos de otro cliente. Clasifica la diferencia y conserva los dos archivos. No sobrescribas la evidencia ni presentes como idénticas versiones que no lo son.
Si solo cambia un nombre de archivo o una capa técnica sin afectar al contenido, documenta la comprobación. Si cambian datos sustantivos, revisa si procede una corrección conforme al expediente real. Este artículo no prescribe una solución universal: primero delimita qué documento se emitió, qué copia se entregó y a quién.
Evita automatizaciones que multipliquen incidencias
Pausa recordatorios si pueden adjuntar una versión incorrecta. Revisa qué evento dispara el correo y cuál publica en el portal. Usa una clave idempotente formada por factura, versión y canal. Así un reintento técnico puede actualizar la evidencia de entrega sin crear un segundo registro de factura.
Registra también quién autorizó el reenvío y qué se comprobó. No atribuyas revisión humana si solo actuó un proceso automático. Una comprobación robusta muestra el identificador, el hash esperado, el resultado por canal y las diferencias pendientes.
Ejemplo hipotético
Una consultora sube la factura F-104 al portal de un cliente y, cinco minutos después, la envía por correo. El portal y el adjunto contienen el mismo número, importe y hash. El sistema conserva una factura y dos entregas. Días después el correo rebota; se corrige la dirección y se reintenta ese canal sin generar F-105.
En otro caso, el portal conserva una exportación anterior con una referencia de pedido equivocada. La consultora detecta hashes distintos, pausa avisos y conserva ambas versiones. Antes de sustituir el archivo, revisa qué dato cambió, quién recibió cada copia y si la factura registrada requiere realmente corrección.
Lista de cierre
Confirma sistema de origen, número, serie, contenido, hash, destinatario, permisos del portal, adjunto del correo, rebotes, aperturas y reintentos. Distingue existencia, entrega y lectura. Si aparece un documento de otro cliente, limita nuevas copias y activa el procedimiento de seguridad aplicable.
Consulta la guía de facturación para autónomos y la explicación sobre factura duplicada y copia enviada al cliente. Si necesitas revisar una diferencia antes de actuar, puedes solicitar una revisión del expediente.
Fuentes oficiales
Información general. La aplicación concreta depende de los documentos, la operación y las circunstancias acreditadas.