¿La retención que te comunica el cliente no coincide con tu cálculo y estás pensando en cambiar el porcentaje de la factura? Antes comprueba sobre qué importe lo ha aplicado. Una retención calculada sobre una base distinta de la factura puede explicar la diferencia sin que haya cambiado el tipo.
Separa conceptos facturados, base utilizada, porcentaje, retención y pago. Pide al pagador el desglose y reproduce la operación. Después revisa qué base y tipo corresponden realmente: que una cuenta cuadre demuestra su aritmética, no que sea fiscalmente correcta.
Reproduce la factura sin adaptarla al cobro
Parte de la versión enviada al cliente. Identifica honorarios, descuentos, gastos repercutidos, impuestos y otras partidas, según la operación. No confundas el total del documento con el importe sobre el que deba practicarse cualquier retención.
Comprueba si se han emitido modificaciones o documentos posteriores que el pagador haya utilizado. Puede estar calculando con otra versión o atendiendo solo una parte, y necesitas saberlo antes de atribuir la diferencia a un error de porcentaje.
Conserva el detalle original y formula la diferencia: qué esperabas, qué comunica el cliente y qué cantidad se ha recibido. Esa comparación permite pedir una respuesta concreta sin sustituir la factura para que se parezca al banco.
Pide la base, el tipo y los conceptos que ha utilizado el pagador
Solicita el importe tomado como base y el porcentaje aplicado, junto a las partidas incluidas o excluidas. Saber solo cuánto se ha retenido no permite distinguir un error de base de otro de tipo.
Relaciona cada inclusión o exclusión con un concepto concreto. Si existen gastos del profesional repercutidos al cliente o pagos que se presentan como realizados en nombre de este, comprueba sus condiciones y justificantes; el nombre suplido no decide por sí solo su tratamiento.
Si el cliente solo ofrece un importe líquido de pago, pide que lo explique. Puede recoger retención, un anticipo, varias facturas, una compensación u otra diferencia. No deduzcas que todo lo que falta respecto del total es una retención.
Contrasta la regla que corresponde a la renta y al pagador
El artículo 95.1 del Reglamento del IRPF establece, con carácter general, una retención del 15 por ciento sobre los ingresos íntegros satisfechos cuando son contraprestación de una actividad profesional, junto a los supuestos específicos que regula.
Identifica primero la naturaleza de la actividad y si quien paga debe retener. No toda factura de un autónomo utiliza el mismo régimen ni cualquier destinatario actúa como retenedor. Revisa las condiciones si se invoca un tipo diferente del general.
La referencia a ingresos íntegros no autoriza a copiar cualquier total visible del documento. Necesitas entender los conceptos de la operación y las reglas que les corresponden, sin mezclar la base de una retención con la de otros impuestos.
Si falta información sobre una partida, identifica la duda antes de calcular la cifra definitiva. Una explicación comercial del cliente puede describir el importe usado, pero no acredita por sí sola que su criterio sea correcto.
Comprueba un supuesto con el mismo tipo y dos bases
Este ejemplo es ilustrativo y no procede de un cliente. Para comparar únicamente la aritmética, una parte calcula sobre 1000 euros y otra sobre 1100 euros, aplicando en ambos casos el 15 por ciento.
La primera cuenta produce una retención de 150 euros y la segunda de 165 euros. La diferencia de 15 euros nace en este supuesto de la base, no de utilizar dos porcentajes distintos.
El ejemplo no determina cuál de las bases sería la correcta. Para decidirlo necesitas localizar el concepto que explica la diferencia y estudiar su tratamiento. Cambiar el tipo para obtener el importe comunicado ocultaría la causa.
Conserva la operación y sus datos sin redondeos intermedios innecesarios. Si la diferencia es pequeña, comprueba también el criterio de redondeo y si se calcula por documento o sobre un conjunto, antes de reconstruir un supuesto porcentaje nuevo.
| Base ilustrativa | Tipo mantenido | Retención resultante |
|---|---|---|
| 1000 euros | 15 % | 150 euros |
| 1100 euros | 15 % | 165 euros |
Relaciona la retención con lo efectivamente liquidado
Identifica el pago y las facturas que atiende. Si es parcial, comprueba qué importe se satisface y qué saldo sigue pendiente. Si agrupa documentos, solicita el reparto para no atribuir toda la retención a una sola factura.
Separa los ajustes que no son retención: descuentos discutidos, comisiones, anticipos o deudas compensadas pueden reducir el dinero recibido por motivos distintos. Cada diferencia necesita su explicación y su soporte.
El artículo 78.1 del Reglamento del IRPF sitúa, como regla general, el nacimiento de la obligación de retener cuando se satisfacen o abonan las rentas correspondientes. La fecha de emisión de una factura y la del pago pueden ser distintas.
Puedes revisar con Alexis el desglose del cliente para identificar si la diferencia está en la base, el tipo o la liquidación del pago. Lleva la factura y el cálculo comunicado.
Contrasta el certificado sin reescribir las facturas
Cuando dispongas del certificado, revisa pagador, ejercicio, rentas y retenciones con el detalle de operaciones. Una cifra anual puede agrupar varias facturas y no necesita coincidir con un único documento aislado.
El artículo 108.3 del Reglamento del IRPF exige al retenedor expedir la certificación de las retenciones practicadas o ingresos a cuenta efectuados y los restantes datos que procedan de la declaración anual.
Si aparece otra diferencia, solicita al emisor que identifique qué operaciones incluyó. No conviertas el certificado en una instrucción para modificar retrospectivamente el precio o los conceptos de una factura que documentaba otra realidad.
Conserva las versiones y respuestas que recibas. Si se emite un certificado corregido, relaciónalo con el anterior para entender qué ha cambiado y comprobar que la diferencia se ha resuelto.
Determina qué debe corregirse y quién debe hacerlo
Puede estar equivocada la factura, el cálculo del pagador, la imputación de un pago o la información certificada. La solución depende de dónde se encuentre el error; emitir otra factura no corrige necesariamente un dato del retenedor.
Si cambia una operación facturada o falta un requisito, revisa la vía correspondiente. El artículo 15 del Reglamento de facturación regula las facturas rectificativas y sus particularidades; no se resuelve cualquier incidencia editando el PDF anterior.
Si la diferencia afecta a una declaración ya presentada, comprueba ejercicio, importe y procedimiento aplicable antes de actuar. Una corrección del certificado o del registro puede necesitar estudiar otros efectos, sin presentar dos veces la misma operación.
Verifica la solución sobre la operación completa
Repite el cálculo con la base y el tipo que se hayan contrastado. Comprueba que el pago, el saldo pendiente y la documentación corregida expliquen la misma operación sin duplicar ingreso o retención.
En el supuesto de las dos bases, la revisión terminaría identificando qué concepto llevó a utilizar un importe distinto y cuál era su tratamiento. La solución no sería escoger el resultado que coincide con la transferencia sin conocer esa causa.
Deja una explicación breve del dato corregido y de su soporte. Si todavía no se ha aclarado una partida, mantén visible esa limitación para que no se utilice el cálculo provisional como una cifra fiscal definitiva.
Esta comprobación resulta útil para las siguientes facturas al mismo cliente: permite detectar si la diferencia se repite por una configuración o por la interpretación de un concepto concreto, en lugar de ajustar cada cobro por separado.
La guía fiscal del autónomo ayuda a situar las retenciones dentro de la declaración de la actividad.
Si no puedes reproducir lo retenido, consulta con Alexis qué conceptos utilizó el pagador y cómo se liquidó la factura. Localizar esa diferencia permite estudiar la corrección adecuada.
Fuentes oficiales
- BOE-A-2007-6820 Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y se modifica el Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por Real Decreto 304/2004, de 20 de febrero.
- BOE-A-2012-14696 Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
