¿Es obligatorio el registro salarial para una consultora de RRHH con solo 5 empleados?

Sí, el registro retributivo es obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño, según el Real Decreto 902/2020. No disponer de él se considera una infracción grave que puede acarrear multas de hasta 187.515 euros en los casos más extremos de discriminación, aunque para pequeñas empresas la sanción suele ser menor. Es una herramienta esencial para demostrar la transparencia retributiva ante la Inspección de Trabajo.

¿Cómo tributan los servicios de headhunting para empresas fuera de la UE?

Generalmente, estos servicios se consideran localizados en la sede del destinatario (regla de inversión del sujeto pasivo). Si el cliente es una empresa extracomunitaria, el servicio no está sujeto a IVA español por aplicación de las reglas de localización del artículo 69 de la Ley de IVA. No obstante, es crucial conservar la prueba de que el cliente es realmente un sujeto pasivo fuera de la UE para evitar que la AEAT reclame el 21% de IVA no repercutido.

¿Podemos deducir el 100% del IVA de los vehículos de empresa para los comerciales de selección?

La AEAT presume una afectación del 50%. Para deducir el 100%, la empresa debe probar que el vehículo se utiliza exclusivamente para la actividad profesional (por ejemplo, mediante registros de visitas a clientes, GPS o rotulación). En el sector de RRHH, donde los comerciales realizan desplazamientos frecuentes, es posible defender porcentajes superiores, pero siempre con una carga de prueba documental muy sólida para evitar liquidaciones paralelas.

¿Qué implicaciones tiene la Ley Crea y Crece para las agencias de nóminas?

A partir de 2026, todas las agencias de outsourcing de nóminas deben emitir facturas electrónicas en sus relaciones B2B utilizando plataformas que garanticen la interconexión. Además, la ley exige que se informe sobre los periodos de pago a proveedores. El incumplimiento de estas obligaciones digitales puede impedir el acceso a subvenciones públicas y generar sanciones administrativas, además de dificultar la operativa diaria con grandes clientes que exigirán el formato facturae o similares.

¿Son deducibles los gastos de formación interna para los empleados de la consultora?

Sí, son totalmente deducibles en el Impuesto de Sociedades como gasto necesario para la actividad. Además, si la formación cumple los requisitos legales, puede ser bonificada a través de las cuotas de la Seguridad Social (FUNDAE). Es vital que la formación guarde relación directa con el puesto de trabajo y que se mantenga toda la documentación (asistencia, contenidos y facturas) durante al menos 4 años, ya que la Seguridad Social suele realizar revisiones de oficio.

Gestoría para empresas de RRHH y Nóminas 2026: Guía Fiscal

⚡ Lo esencial — Gestión Fiscal RRHH 2026

Criterio: Es imperativo diferenciar entre servicios de consultoría (sujetos a IVA) y formación exenta bajo el Art. 20.Uno.9º de la Ley de IVA.
Plazo: El nuevo sistema de facturación electrónica 'Crea y Crece' es obligatorio para todas las transacciones B2B en el sector servicios desde 2026.
Riesgo: La incorrecta parametrización de conceptos no salariales en nómina puede derivar en actas de liquidación de la Inspección de Trabajo por falta de cotización.
Obligación: Registro retributivo actualizado anualmente y auditoría salarial para empresas de más de 50 empleados (Real Decreto 902/2020).
Siguiente paso: Solicitar un diagnóstico de contingencias laborales y fiscales para validar la deducibilidad de los gastos de reclutamiento y software.

Introducción: El ecosistema de las empresas de RRHH en 2026

El sector de los Recursos Humanos ha dejado de ser una función de soporte para convertirse en un motor estratégico. En 2026, las empresas de reclutamiento, las Empresas de Trabajo Temporal (ETT) y las consultoras de outsourcing de nóminas operan en un entorno regulatorio de máxima presión fiscal y digital. La especialización de una gestoría para empresas de recursos humanos no es ya una opción, sino una necesidad para navegar entre la normativa de la AEAT y las exigencias de la Seguridad Social. A diferencia de una gestoría generalista, una asesoría especializada en Taxea Strategies entiende que el principal activo —y el mayor riesgo— de estas compañías es el capital humano y su correcta traslación a los estados contables.

Normativa Clave y Obligaciones Tributarias Específicas

Las empresas del sector deben cumplir con un calendario fiscal riguroso, pero también deben aplicar criterios interpretativos avanzados para optimizar su carga tributaria. En 2026, el foco se centra en tres áreas críticas: el Impuesto de Sociedades, el IVA en servicios complejos y la gestión de retenciones en el IRPF.

Impuesto de Sociedades y Deducciones por I+D+i en RRHH

Muchas consultoras de RRHH están desarrollando su propio software de gestión de talento o algoritmos de 'matching'. Según el artículo 35 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (LIS), estos desarrollos pueden calificar para deducciones por Innovación Tecnológica (IT) del 12%.

Es fundamental contar con un informe motivado para blindar estas deducciones ante una posible inspección.

El reto del IVA en los servicios mixtos

Una duda recurrente es la aplicación del IVA en servicios que mezclan selección de personal con formación. Mientras que la selección tributa al tipo general del 21%, la formación puede estar exenta si se ajusta a planes oficiales. El error de aplicar exenciones indebidas es uno de los puntos que la AEAT revisará con mayor celo en 2026.

Tabla Práctica: Gestión de Riesgos y Acciones en el Sector RRHH

Supuesto Fiscal / Laboral	Riesgo Identificado	Acción Recomendada 2026
Contratación de 'Freelances' recurrentes	Calificación como falso autónomo	Revisión de indicios de ajenidad y dependencia; contrato TRADE si procede.
Retribución flexible (Ticket restaurante, guardería)	Exceso de límites exentos en IRPF	Auditoría de los límites del Art. 42 LIRPF y control de justificantes.
Bonificaciones por formación (FUNDAE)	Reclamo de devoluciones por la SS	Conciliación estricta entre costes de formación y bonificaciones aplicadas.
Facturación a clientes internacionales	No inclusión en el ROI (VIES)	Alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios y validación de NIF-IVA.

Caso Práctico: El impacto de una mala gestión de gastos reembolsables

Imaginemos una consultora de selección que factura a sus clientes los gastos de viaje de los candidatos. Si estos gastos no se gestionan como 'suplidos' (cumpliendo los requisitos del Art. 12 del Reglamento de Facturación), la consultora podría verse obligada a considerarlos ingresos propios, repercutir IVA sobre ellos y no poder deducir el gasto si la factura no está a su nombre. Ejemplo numérico: Por 20.000€ en gastos de desplazamiento anuales mal gestionados, la empresa podría enfrentar una regularización de IVA de 4.200€ más sanciones del 50%, sumando un impacto de 6.300€ directos contra el beneficio neto.

Errores Frecuentes detectados en Auditorías Fiscales

Confusión entre dieta y retribución: Pagar importes fijos mensuales por comida sin pernocta ni desplazamiento real, lo cual debe tributar y cotizar.
No disponer de Plan de Igualdad: Desde 2022 es obligatorio para empresas de +50 empleados. La falta de este plan impide el acceso a bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social.
Uso incorrecto de la prorrata de IVA: Especialmente en empresas que combinan servicios de ETT con formación exenta.

¿Cómo revisa una asesoría senior tu empresa de RRHH?

En Taxea Strategies, nuestro protocolo de revisión para el sector RRHH incluye:

Validación de encuadramientos: Comprobamos que el personal está en el CNAE correcto, evitando sobrecostes en las primas de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales.
Control de subcontratación: Verificación de certificados de estar al corriente de la AEAT y SS de todos los colaboradores para evitar la responsabilidad subsidiaria (Art. 43.1.f de la Ley General Tributaria).
Optimización de tesorería: Gestión eficiente de los aplazamientos de cuotas y modelos trimestrales en periodos de baja actividad estacional.

Fuentes y normativa revisada

Esta guía se basa en la interpretación vigente de las siguientes normas:

Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades.
Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido.
Real Decreto Legislativo 8/2015 (Ley General de la Seguridad Social).
Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.
Jurisprudencia reciente: Sentencia del Tribunal Supremo sobre la deducibilidad de los gastos de atención a clientes y su justificación.

Conclusión Operativa

La gestión fiscal de una empresa de RRHH en 2026 requiere una visión 360º que integre la contabilidad, el derecho laboral y la estrategia tributaria. No se trata solo de presentar modelos, sino de blindar el modelo de negocio frente a una administración cada vez más digitalizada y punitiva. Si tu actual gestoría no te habla de deducciones por software, responsabilidad subsidiaria o la Ley Crea y Crece, es el momento de transicionar hacia una asesoría de alto impacto.

Gestoría para empresas de recursos humanos y nóminas 2026: guía fiscal