Una factura profesional impagada con retención contiene datos que no deben confundirse. La factura acredita que se documentó una operación; el vencimiento indica cuándo debía pagarse; el banco muestra si entró dinero; y la retención exige comprobar qué renta se satisfizo o abonó. Si el cliente no paga, no fabriques un cobro ni una retención para cerrar la conciliación. Construye una cronología, conserva las reclamaciones y separa la incidencia comercial del análisis fiscal que corresponda al caso.
| Elemento | Función | Evidencia |
|---|---|---|
| Factura | Documenta la operación | Número, fecha, servicio e importes |
| Vencimiento | Sitúa el impago comercial | Contrato y condición de pago |
| Cobro | Acredita dinero satisfecho | Banco, plataforma y referencia |
| Retención | Contrasta lo practicado | Detalle y certificado del pagador |
Reconstruye la operación desde el encargo
Reúne contrato, propuesta aceptada, evidencia de entrega, factura y comunicación de envío. Comprueba que todos los documentos identifican al mismo cliente, servicio e importe. Anota la fecha de expedición, la fecha de operación cuando proceda y el vencimiento pactado. La palabra impagada debe apoyarse en esa secuencia; no basta con que el dinero aún no aparezca si el plazo de pago no ha terminado o si existe una condición pendiente.
Distingue también el importe íntegro del servicio, los impuestos indirectos, la retención mostrada y el líquido esperado. No describas la retención como descuento comercial. Si la factura contiene un error, abre una revisión documental separada y conserva el original. El impago no autoriza a sustituir silenciosamente el archivo enviado ni a cambiar el precio para que coincida con un movimiento posterior.
Comprueba la ausencia de cobro sin crear hechos
Revisa la cuenta bancaria, las plataformas de cobro y cualquier compensación acordada. Busca pagos parciales o agrupados mediante referencias, fechas e importes; un abono sin concepto puede necesitar confirmación del cliente. Si no localizas movimiento, deja constancia de la búsqueda y mantén el saldo pendiente. Una hoja interna puede ordenar la evidencia, pero no debe presentarse como justificante emitido por el banco o el pagador.
Cuando llegue una parte del importe, registra qué factura y qué saldo cubre. No dupliques el ingreso por separar base, retención y transferencia. Conserva la comunicación que explica el pago parcial y pregunta al cliente qué cantidad considera satisfecha. Si existe una devolución, un contracargo o una compensación, documenta cada evento con su fecha en lugar de resumirlo como cobrado o no cobrado.
Aplica la regla de retención al hecho comprobado
El artículo 78 del Reglamento del IRPF sitúa con carácter general el nacimiento de la obligación de retener en el momento en que se satisfacen o abonan las rentas. Esa regla obliga a comprobar el pago real y no solo la cifra impresa en la factura. El artículo incluye supuestos específicos, por lo que el expediente debe identificar la naturaleza de la renta antes de extender la conclusión.
No concluyas que existe una retención practicada únicamente porque la factura resta un porcentaje del total. Solicita al pagador el detalle de cualquier pago, declaración o certificado que afirme haber realizado. Si sus datos contradicen el banco o la factura, conserva ambas versiones y pide aclaración. La diferencia debe investigarse; no se corrige modificando tus registros hasta que todos los importes parezcan coincidir.
Reclama el impago con referencias verificables
La reclamación debe identificar factura, fecha, vencimiento, servicio, importe pendiente y cuenta de pago. Adjunta el documento correcto y pide una respuesta concreta. Evita mezclar en el primer mensaje una conclusión tributaria no comprobada con la reclamación comercial. Si el cliente alega que pagó, solicita fecha, medio, referencia e importe para rastrear el movimiento.
Mantén un registro de cada contacto y de cualquier nuevo acuerdo. Si se pacta un calendario, conserva la aceptación y asigna cada ingreso a su vencimiento. Una promesa de pago no es un cobro. Si la incidencia requiere acciones legales, contables o fiscales, entrega al profesional que la revise la cronología completa y no solo la última conversación.
Ejemplo hipotético y control final
Imagina una consultora que emite una factura con retención y recibe silencio tras el vencimiento. Su banco no muestra el líquido esperado y el cliente no aporta justificante. La consultora archiva contrato, entrega, factura y reclamaciones, deja el saldo abierto y no registra una retención como si hubiera sido practicada. Cuando el cliente envía después un pago parcial, lo relaciona con la factura y solicita el desglose.
Antes de cerrar la revisión, responde: qué operación se documentó, cuándo venció, cuánto se ha abonado, qué evidencia lo acredita y qué afirma el pagador sobre la retención. Señales de alerta son certificados sin ejercicio claro, transferencias asignadas por aproximación, archivos de factura sobrescritos o saldos eliminados sin soporte. Si el tratamiento fiscal depende de reglas de imputación u otra excepción, mantenlo pendiente para una revisión individual.
Qué acredita la fuente oficial
El artículo 78 del Reglamento del IRPF establece, con carácter general, que la obligación de retener nace cuando se satisfacen o abonan las rentas correspondientes.
Esta afirmación sitúa el marco documental, pero no convierte una comprobación general en asesoramiento individual ni resuelve por sí sola las excepciones del caso.
Lecturas y siguiente paso
Consulta el contenido pilar del clúster y la guía sobre retención incorrecta en una factura profesional.
Si necesitas comprobar el expediente antes de actuar, puedes Quiero revisar la documentación del impago.
Fuentes oficiales
Información general. La aplicación fiscal depende de la actividad, el territorio y las circunstancias documentadas.