¿Ha vencido tu factura y el cliente todavía no paga? Comprueba primero si existe algún pago parcial, agrupado o por otra vía. Una factura profesional impagada con retención no acredita por sí sola que el cliente haya practicado esa retención.
Conserva la factura, el acuerdo de pago y la entrega del servicio. Después separa el saldo que reclamas de las comprobaciones fiscales: no inventes un cobro para cerrar el registro ni cambies el precio para que coincida con lo que esperas recibir.
Reconstruye la operación desde el encargo
Reúne contrato, propuesta aceptada, evidencia de entrega, factura y comunicación de envío. Comprueba que todos los documentos identifican al mismo cliente, servicio e importe. Anota la fecha de expedición, la fecha de operación cuando proceda y el vencimiento pactado. La palabra impagada debe apoyarse en esa secuencia; no basta con que el dinero aún no aparezca si el plazo de pago no ha terminado o si existe una condición pendiente.
Distingue también el importe íntegro del servicio, los impuestos indirectos, la retención mostrada y el líquido esperado. No describas la retención como descuento comercial. Si la factura contiene un error, abre una revisión documental separada y conserva el original. El impago no autoriza a sustituir silenciosamente el archivo enviado ni a cambiar el precio para que coincida con un movimiento posterior.
Comprueba la ausencia de cobro sin crear hechos
Revisa la cuenta bancaria, las plataformas de cobro y cualquier compensación acordada. Busca pagos parciales o agrupados mediante referencias, fechas e importes; un abono sin concepto puede necesitar confirmación del cliente. Si no localizas movimiento, deja constancia de la búsqueda y mantén el saldo pendiente. Una hoja interna puede ordenar la evidencia, pero no debe presentarse como justificante emitido por el banco o el pagador.
Cuando llegue una parte del importe, registra qué factura y qué saldo cubre. No dupliques el ingreso por separar base, retención y transferencia. Conserva la comunicación que explica el pago parcial y pregunta al cliente qué cantidad considera satisfecha. Si existe una devolución, un contracargo o una compensación, documenta cada evento con su fecha en lugar de resumirlo como cobrado o no cobrado.
| Elemento | Función | Evidencia |
|---|---|---|
| Factura | Documenta la operación | Número, fecha, servicio e importes |
| Vencimiento | Sitúa el impago comercial | Contrato y condición de pago |
| Cobro | Acredita dinero satisfecho | Banco, plataforma y referencia |
| Retención | Contrasta lo practicado | Detalle y certificado del pagador |
Aplica la regla de retención al hecho comprobado
El artículo 78 del Reglamento del IRPF establece, con carácter general, que la obligación de retener nace cuando se satisfacen o abonan las rentas correspondientes. Esa regla obliga a comprobar el pago real y no solo la cifra impresa en la factura. El artículo incluye supuestos específicos, por lo que el expediente debe identificar la naturaleza de la renta antes de extender la conclusión.
No concluyas que existe una retención practicada únicamente porque la factura resta un porcentaje del total. Solicita al pagador el detalle de cualquier pago, declaración o certificado que afirme haber realizado. Si sus datos contradicen el banco o la factura, conserva ambas versiones y pide aclaración. La diferencia debe investigarse; no se corrige modificando tus registros hasta que todos los importes parezcan coincidir.
Revisar con Alexis si existe un pago o una retención que no has identificado.
Reclama el impago con referencias verificables
La reclamación debe identificar factura, fecha, vencimiento, servicio, importe pendiente y cuenta de pago. Adjunta el documento correcto y pide una respuesta concreta. Evita mezclar en el primer mensaje una conclusión tributaria no comprobada con la reclamación comercial. Si el cliente alega que pagó, solicita fecha, medio, referencia e importe para rastrear el movimiento.
Mantén un registro de cada contacto y de cualquier nuevo acuerdo. Si se pacta un calendario, conserva la aceptación y asigna cada ingreso a su vencimiento. Una promesa de pago no es un cobro. Si la incidencia requiere acciones legales, contables o fiscales, entrega al profesional que la revise la cronología completa y no solo la última conversación.
Ejemplo hipotético y control final
Imagina una consultora que emite una factura con retención y recibe silencio tras el vencimiento. Su banco no muestra el líquido esperado y el cliente no aporta justificante. La consultora archiva contrato, entrega, factura y reclamaciones, deja el saldo abierto y no registra una retención como si hubiera sido practicada. Cuando el cliente envía después un pago parcial, lo relaciona con la factura y solicita el desglose.
Antes de cerrar la revisión, responde: qué operación se documentó, cuándo venció, cuánto se ha abonado, qué evidencia lo acredita y qué afirma el pagador sobre la retención. Señales de alerta son certificados sin ejercicio claro, transferencias asignadas por aproximación, archivos de factura sobrescritos o saldos eliminados sin soporte. Si el tratamiento fiscal depende de reglas de imputación u otra excepción, mantenlo pendiente para una revisión individual.
El impago y el periodo fiscal no se resuelven con el mismo dato
Conciliar una factura profesional impagada te ayuda a saber cuánto falta por cobrar. Para determinar cuándo corresponde declarar el ingreso también debes revisar el criterio de imputación aplicable. El artículo 7 del Reglamento del IRPF regula la imputación de actividades económicas y la opción de cobros y pagos para quienes cumplen sus requisitos. No se puede elegir un criterio nuevo para cada factura que tarde en cobrarse.
El artículo 79 del Reglamento imputa las retenciones al periodo en que se imputan las rentas correspondientes, con independencia del momento en que se practicaron. Eso no prueba que exista una retención de una factura no cobrada: antes hay que comprobar los hechos y la información del pagador.
Si llega un certificado con una cifra que no reconoces, pide la relación de operaciones y compara sus pagos. Conserva la discrepancia sin dar por ingresada una retención por el mero documento ni modificar tu banco para que coincida. El seguimiento del impago puede continuar mientras se aclara esa diferencia.
La guía de impuestos del autónomo aporta el marco de tus obligaciones. Para reclamar esta factura prepara el saldo comercial; para revisar el tratamiento fiscal, añade el criterio de imputación y los datos del pagador.
Si tu cliente no paga y hay dudas sobre la retención, consulta a Alexis la factura pendiente y lo que ha comunicado el pagador. Reúne encargo, entrega, factura, reclamaciones y cualquier pago o certificado recibido.
Fuentes oficiales
- BOE-A-2007-6820 Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y se modifica el Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por Real Decreto 304/2004, de 20 de febrero.
- BOE-A-2006-20764 Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
