Tener solo dos empleados no elimina la obligación de llevar un registro retributivo. ¿Qué debes preparar si tu plantilla es pequeña? Reúne las retribuciones realmente percibidas, sepáralas por conceptos y organízalas según la clasificación profesional y el sexo. El registro incluye a toda la plantilla, también personal directivo y altos cargos. Guardar las nóminas permite recuperar los datos, pero todavía necesitas elaborar el documento con los promedios y desgloses exigidos.
Dos empleados también forman una plantilla sujeta al registro
El artículo 5 del Real Decreto 902/2020 establece el registro para todas las empresas, al margen de su tamaño. Por tanto, un autónomo que actúa como empleador debe tenerlo en cuenta igual que una pequeña sociedad. Aquí se explica el contenido ordinario del registro; la valoración de puestos, las auditorías retributivas o una controversia concreta necesitan su revisión específica.
Empieza por identificar a las personas incluidas en la plantilla durante el período que vas a preparar y su clasificación profesional. La referencia general del registro es el año natural. Comprueba las fechas de incorporación o salida y los cambios que afecten a los conceptos percibidos: una lista de quienes trabajan hoy puede dejar fuera información del período anterior.
La inclusión del personal directivo y de los altos cargos aparece expresamente en la norma. Evita que la extracción del programa solo recoja las nóminas que sueles revisar cada mes si existen otros datos de plantilla que también deben entrar en el registro.
Reúne lo realmente percibido por cada concepto
El registro recoge salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales. El artículo 5 exige separar el salario base, cada complemento y cada percepción extrasalarial, especificando cada una. Llevar únicamente una columna de retribución total impide ver de qué está compuesta.
Al preparar un registro salarial de pequeña empresa, utiliza los datos del período completo que corresponda. Un incentivo abonado en un mes o una percepción que no se repite en todas las nóminas puede perderse si recuperas solo el último recibo. Identifica los conceptos antes de pedir un resumen al programa o a quien prepara la nómina.
| Concepto que aparece en la nómina | Cómo organizarlo | Qué evita esa separación |
|---|---|---|
| Salario base | Identificado como concepto propio | Confundirlo con el conjunto de lo percibido |
| Complementos salariales | Cada complemento por separado | Ocultar diferencias entre conceptos bajo un total único |
| Percepciones extrasalariales | Cada percepción diferenciada | Excluirlas del registro por no llamarse salario |
La tabla organiza categorías del registro; no fija qué pluses debe cobrar un puesto ni califica por sí sola un pago. Si un concepto está mal identificado en nómina, aclara su naturaleza con el asesor laboral antes de trasladarlo a un grupo que parezca más cómodo.
Organiza la información por clasificación y sexo
La norma exige la media aritmética y la mediana de lo realmente percibido por cada concepto, desglosadas por sexo y por el sistema de clasificación aplicable: grupo, categoría, nivel, puesto u otro sistema que corresponda. Tener pocos empleados no convierte el registro en una relación informal de sueldos.
Revisa que la clasificación utilizada coincida con la de tu plantilla y sea comprensible para quien prepara los datos. Un nombre comercial del puesto y una categoría del convenio pueden describir cosas diferentes. Señala esa diferencia para revisarla antes de agrupar las retribuciones.
Preparar los datos y valorar una diferencia salarial son trabajos distintos. El registro permite organizar las percepciones; la justificación de una diferencia requiere analizar las funciones y condiciones correspondientes. No des por probado un trato correcto o incorrecto porque dos totales coincidan o sean distintos.
Si necesitas reunir los conceptos de tu plantilla, consulta con Alexis qué información de nómina y clasificación conviene preparar para el registro retributivo. Indica el período y cuántas personas han formado parte de la plantilla.
Dos últimas nóminas no describen todo el período
Supuesto ilustrativo: un pequeño negocio tiene dos empleados y prepara el registro con las últimas nóminas disponibles. Al revisar el año, descubre que una persona cobró un complemento variable en otro mes y que ambas percibieron conceptos extrasalariales que no aparecen en esos últimos recibos.
La persona que prepara el documento recupera los datos del período, separa salario base, complementos y percepciones extrasalariales y comprueba su clasificación. Después utiliza ese conjunto para obtener las medias y medianas desglosadas que exige el registro. No sustituye lo realmente percibido por una cifra teórica de contrato ni por la fotografía del último mes.
El resultado es un registro apoyado en las percepciones del período y una lista concreta de conceptos que faltaban en la primera extracción. El ejemplo no calcula una brecha ni concluye si una diferencia está justificada: muestra por qué reunir los recibos correctos cambia la información con la que se elabora el documento.
Quién accede al resultado y cuándo debes actualizarlo
El acceso tiene reglas propias. Cuando existe representación legal, las personas trabajadoras acceden a través de ella, con derecho a conocer el contenido íntegro del registro. Cuando no existe esa representación y una persona solicita acceso, el artículo 5.3 limita la información a las diferencias porcentuales entre las retribuciones promediadas de hombres y mujeres, desagregadas según sus reglas.
Por eso, conservar el documento completo y decidir qué información corresponde facilitar son pasos distintos. Evita resolver una petición entregando sin revisión las nóminas individuales. Identifica primero quién solicita la información y qué régimen de acceso corresponde.
La referencia general es el año natural, con modificaciones cuando haya una alteración sustancial de los elementos del registro. Si existe representación legal, debe consultarse con una antelación de al menos diez días antes de elaborarlo y también antes de esas modificaciones, en los términos del artículo 5.6.
Si vas a ampliar la plantilla, la explicación sobre transparencia salarial al preparar una contratación ayuda con la oferta y sus criterios. La guía sobre organizar la actividad como autónomo o SL aporta el contexto empresarial; las reglas del registro se contrastan en el artículo 5 del Real Decreto de igualdad retributiva y el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores.
Habla con Alexis para ordenar el período, los conceptos y la documentación de tu registro retributivo. La revisión de una diferencia salarial concreta deberá hacerse después con su contexto laboral.
