Imagina que recibes un balance en PDF después de cambiar de programa y el total coincide con el anterior. ¿Puedes dar por terminada la migración? Comprueba también los datos que necesitas seguir utilizando: periodo, asientos y referencias. Un resumen permite leer saldos, pero no demuestra que los movimientos se hayan importado correctamente ni que puedas reconstruirlos en el nuevo sistema.
Define qué información entra en el cambio
Antes de probar archivos, escribe qué empresa, ejercicio y periodo deben trasladarse. Aclara si recibes el diario completo, saldos iniciales, maestros de terceros, referencias documentales o una combinación. Evita llamar «contabilidad completa» a un envío cuyo alcance nadie ha concretado.
El artículo 25 del Código de Comercio establece una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad que permita seguir cronológicamente las operaciones. Esa referencia no impone un archivo de intercambio determinado. La prueba tiene que adaptarse a los datos de origen y al programa de destino.
Conserva el archivo original y la explicación de qué contiene. Si solo se han entregado informes legibles, identifica qué datos estructurados faltan para el traspaso que pretendes. No supongas que convertir un PDF en una hoja equivale a recuperar todos los registros originales.
Comprueba el archivo antes de abrirlo en producción
Pide una prueba en un entorno separado, sin mezclarla con apuntes reales que ya se estén registrando. La finalidad es comprobar qué interpreta el destino antes de aceptar el resultado. No se valida una importación porque el programa permita seleccionar el archivo y termine sin mostrar una alarma.
Revisa cómo corresponden los campos: fecha, cuenta, concepto, importe y referencia. Comprueba también el criterio utilizado para separar importes deudores y acreedores. No elijas un formato solo por su extensión; dos archivos con un nombre parecido pueden organizar la información de manera diferente.
Si hay registros rechazados o campos no reconocidos, guarda el detalle y pregunta cómo se resolverán. Evita repetir la importación sobre la misma base sin saber si incorpora de nuevo lo que ya había entrado. La corrección debe poder distinguirse del primer intento.
El total correcto no basta para aceptar la importación
Compara resultados de origen y destino con el mismo alcance temporal. Además de saldos, revisa movimientos y una selección de operaciones que permita recorrer el dato hasta su documento. Una coincidencia agregada no explica si faltan registros compensados entre sí o referencias necesarias para trabajar.
| Elemento | Qué contrastar |
|---|---|
| Saldos | Mismas cuentas y mismo corte temporal |
| Movimientos | Secuencia, importes y cobertura del periodo previsto |
| Referencias | Relación entre apunte, tercero y documento disponible |
Si los códigos de cuenta han cambiado, conserva su correspondencia. De lo contrario, una diferencia puede parecer un saldo perdido cuando se ha llevado a otra identificación. Revisa con Alexis qué información contable falta por comprobar antes del cambio.
Un saldo coincide, pero faltan movimientos del periodo
Supuesto ilustrativo: una empresa recibe una importación y ve el mismo saldo final de una cuenta que en el informe anterior. Al consultar el detalle, descubre que el destino contiene únicamente un apunte agregado, mientras esperaba continuar trabajando con los movimientos del periodo.
Primero contrasta el alcance acordado y el archivo entregado. Si lo recibido eran solo saldos, no presenta la ausencia de detalle como un fallo de importación confirmado. Si debía trasladarse el diario, pide que se identifique la parte que falta y cómo se comprobará la nueva entrega.
El resultado es una incidencia acotada: qué dato existe, cuál se esperaba y qué prueba falta. No se inventan asientos para rellenar el hueco ni se declara correcta toda la contabilidad por coincidir el saldo. La decisión de aceptación queda pendiente del alcance que todavía no se ha probado.
Decide qué queda validado y qué falta
Deja una relación breve de comprobaciones realizadas y diferencias abiertas. Identifica la versión de los archivos y quién confirmó cada resultado. Evita una conclusión ambigua como «ya está pasado» si solo has revisado una parte del ejercicio.
Conserva acceso a la documentación de origen según las necesidades y condiciones que correspondan. Antes de cancelar un servicio, comprueba cómo recuperar los archivos y referencias que siguen siendo necesarios. Una copia de seguridad tampoco acredita su restauración: son comprobaciones diferentes.
La organización del autónomo y de la sociedad necesita continuidad documental. Consulta con Alexis las incidencias de tu migración antes de aceptar el traspaso contable.
Fuentes oficiales
Código de Comercio, artículo 25. Referencia sobre contabilidad ordenada y seguimiento cronológico. La prueba de importación es una propuesta operativa, sin certificar un programa concreto.
