En el recuento aparecen cajas de un proveedor que vendes en depósito. ¿Debes sumarlas al inventario de tu negocio porque están en tu almacén? La ubicación física no basta. Debes distinguir la mercancía que controlas económicamente de la que solo guardas o comercializas por cuenta de otro.
Contar esas cajas sirve para saber qué tienes bajo custodia. Reconocerlas como existencias propias exige otro análisis. Si el proveedor conserva el control de los productos, la entrega en depósito no se convierte por sí sola en una compra tuya ni en una venta suya.
El inventario físico responde dónde está la mercancía
Un recuento puede incluir productos propios, artículos recibidos para vender en depósito y unidades que deben devolverse. Si mezclas todos los grupos en una única cifra, sabrás cuántas cajas hay, pero no qué importe corresponde a las existencias de tu empresa.
Separa las referencias ajenas y la persona a la que corresponden. Esa separación es útil para custodiar, liquidar ventas y preparar devoluciones. No implica que puedas prescindir de contar lo ajeno: precisamente necesitas localizarlo para no confundirlo con tus compras.
El control económico decide qué activo corresponde reconocer
El Plan General de Contabilidad define los activos como recursos controlados económicamente por la empresa de los que se esperan beneficios o rendimientos futuros. Por eso no conviene decidir el registro solo mirando quién conserva un papel de propiedad o en qué nave se encuentran los productos.
La resolución del ICAC sobre ingresos regula las entregas en depósito. Si se entregan productos a un intermediario sin transferirle el control, la empresa que los entrega no reconoce un ingreso por esa sola entrega. Esa situación exige examinar las condiciones del acuerdo, no limitarse a su título.
| Condición | Qué debes averiguar | Por qué cambia la lectura |
|---|---|---|
| Control hasta la venta | Quién controla el producto antes del comprador final | Estar en otra nave no demuestra una venta |
| Devolución o traslado | Si el proveedor puede recuperar o redirigir las unidades | Ayuda a valorar quién mantiene el control |
| Obligación de pagar | Si el receptor debe pagar incondicionalmente el producto | Distingue depósito de una compra pendiente de cobro |
| Liquidación posterior | Qué hecho activa la venta o la liquidación | Permite separar entrada física y operación económica |
Un ejemplo: contar los productos sin comprarlos contablemente
Supuesto ilustrativo: una tienda recibe una colección para venderla en depósito. El proveedor puede retirar las piezas no vendidas, conserva su control hasta la venta al comprador final y la tienda no está obligada incondicionalmente a pagar por la mera recepción.
Durante el recuento, la tienda identifica esas piezas en un listado separado de sus compras propias. Después contrasta el contrato y la liquidación de las piezas efectivamente vendidas. No transforma todo lo recibido en una compra solo porque haya firmado el albarán de entrega física.
El resultado es un recuento completo de lo que hay en el local y una distinción razonada entre existencias propias y mercancía de terceros. El ejemplo presupone esas condiciones concretas; no afirma que cualquier acuerdo llamado «depósito» tenga automáticamente el mismo tratamiento.
Un albarán de entrada no resuelve todo el contrato
El albarán puede probar qué productos llegaron y en qué fecha. Para decidir su registro necesitas conocer también si hubo transferencia de control, cuándo nace la obligación de pago y qué sucede con los artículos que no se venden.
Un contrato puede utilizar palabras comerciales imprecisas. Si obliga a pagar la mercancía con independencia de venderla y las demás condiciones apuntan a una compra, llamarlo depósito no cambia por sí solo la operación. Hay que revisar el control económico a partir del conjunto de condiciones, no de una palabra aislada.
No cambies el asiento únicamente para que coincida con la denominación del documento. Revisa primero el funcionamiento real y las cláusulas aplicables. Si no están claras, solicita aclaración antes de cerrar el inventario.
También puedes tener mercancía propia fuera de tu nave
La pregunta funciona en sentido contrario. Si has dejado tus productos en instalaciones de un intermediario sin transferir su control, su ausencia del almacén no permite eliminarlos automáticamente de tus existencias. Necesitas localizar el stock que sigues controlando y conciliar sus movimientos.
Solicita una relación de unidades, ventas y devoluciones coherente con el acuerdo. No des por vendida toda salida logística ni por desaparecido todo producto que no viste durante el recuento. El cierre debe tener en cuenta la mercancía propia que se encuentra en manos de terceros cuando corresponda.
Revisa con Alexis qué productos del depósito controla tu negocio y cuáles solo tiene bajo custodia.
Separa primero las unidades y valora después
Antes de aplicar un coste a las referencias, cierra el perímetro: propias en tu almacén, propias con terceros y ajenas bajo tu custodia. Después revisa el criterio de valoración que corresponda a cada existencia reconocida. Elegir un método de coste no corrige una mercancía incluida indebidamente.
La guía de gestión de sociedades aporta el contexto contable. Si tu recuento mezcla mercancía comprada y recibida en depósito, consulta con Alexis el contrato y la liquidación antes de sumar ambas al mismo inventario. Cada referencia debe quedar en el inventario que corresponda por su control, aunque el transporte la haya llevado a otra nave.
Fuentes oficiales
Plan General de Contabilidad: definición de activos; Resolución del ICAC de 10 de febrero de 2021: artículo 31, entregas en depósito.
