Te llega una factura PDF del proveedor y el lector no muestra ninguna firma electrónica. ¿La rechazas por ese motivo? La ausencia de firma no resuelve por sí sola si puedes aceptar el documento: hay que comprobar cómo se garantizan su origen e integridad, su contenido y el régimen de facturación aplicable. El reglamento contempla controles de gestión; también establece condiciones específicas para la factura electrónica obligatoria.
Antes de pedir que te envíen otra factura, identifica qué falta realmente. Un archivo firmado puede contener datos equivocados y un PDF sin firma visible no acredita, por ese único detalle, que su emisor sea falso.
La falta de firma no responde a todas las comprobaciones
El artículo 8 distingue la autenticidad del origen, que garantiza la identidad del obligado y del emisor, de la integridad, que garantiza que el contenido no se ha modificado. Son dos preguntas diferentes de si puedes abrir y leer el archivo.
El artículo 8 del Reglamento de facturación permite garantizar autenticidad e integridad mediante controles de gestión que creen una conexión fiable entre la factura y la operación. La firma electrónica es una de las vías contempladas, no una respuesta que sustituya al resto de la revisión.
No conviertas esto en una autorización para aceptar cualquier PDF. Deben poder explicarse la procedencia del documento y su relación con la compra o el servicio. También hay que revisar sus datos y las condiciones exigidas para esa operación.
Relaciona el archivo con la operación que documenta
Contrasta el emisor, la referencia del pedido, el concepto facturado y la documentación de la entrega o del servicio. Son comprobaciones de gestión que ayudan a reconstruir qué se ha contratado y qué documento has recibido.
| Pregunta | Comprobación útil | Qué no basta por sí solo |
|---|---|---|
| ¿Quién lo ha emitido? | Identidad del emisor y procedencia contrastada | El logotipo que aparece en la primera página |
| ¿Se mantiene el contenido? | Archivo recibido y controles que permitan seguirlo | Que el nombre termine en «final» |
| ¿Qué operación documenta? | Conexión con pedido, entrega o servicio | Que el importe sea parecido al esperado |
| ¿Qué régimen corresponde? | Requisitos de la operación y del canal aplicable | La ausencia o presencia de una marca de firma |
Si el correo te resulta inesperado o cambian datos relevantes del proveedor, acláralo por un canal conocido antes de actuar sobre la factura. Una comprobación del archivo no sustituye la revisión de una posible incidencia con el remitente o con el pago.
El régimen obligatorio exige su propia revisión
El artículo 10 remite, en el caso de factura electrónica obligatoria, a los procedimientos específicos del artículo 8 bis y de su normativa de desarrollo. Por eso no debe trasladarse la regla general de controles a todos los circuitos como si sus requisitos fueran iguales.
Esta guía no determina cuándo entra tu empresa en un régimen obligatorio ni afirma que un PDF pueda sustituir al formato que corresponda en él. Si recibes un archivo estructurado y representación de una factura B2B, identifica cuál cumple cada función antes de eliminar o rechazar un documento.
La misma cautela sirve si el destinatario es una Administración o utilizas un canal con requisitos propios. Aclara ese marco primero. Pedir una firma sobre el PDF no demuestra que hayas resuelto una exigencia de formato o de envío.
Una factura recibida de tu proveedor habitual
Ejemplo ilustrativo: administración recibe un PDF sin firma de un proveedor conocido. El pedido está identificado, pero la descripción de la factura no coincide con la entrega que el equipo recuerda haber recibido.
La comprobación debe centrarse en esa discrepancia y en la conexión entre documento y operación. Solicitar que se firme el mismo archivo no explica qué se ha entregado ni corrige el concepto. Antes de aceptar la factura, se pide al proveedor que aclare el dato y la actuación que corresponda.
El resultado es una incidencia concreta pendiente de resolver, sin rechazar el archivo solo por carecer de firma ni darlo por correcto porque procede de un contacto habitual. El ejemplo no concluye que el gasto sea deducible ni que la factura cumpla todos los requisitos.
Consulta con Alexis qué dato o garantía falta en la factura PDF que has recibido.
Aclara el problema concreto antes de pedir otra versión
Conserva el archivo recibido y describe la duda: emisor, contenido, relación con la operación o régimen aplicable. No añadas tú una firma, una fecha o una marca para hacer parecer que el proveedor ha expedido otra versión.
Los requisitos y documentos de facturación se revisan como conjunto. La pregunta útil es qué garantía o dato necesita aclararse en esta factura, para que la petición al emisor resuelva la incidencia que has encontrado.
Revisa con Alexis el origen, la operación y el régimen antes de pedir otra factura PDF.
