La AEAT ha explicado el 29 de octubre el funcionamiento de la solución pública de factura electrónica. ¿Qué deberías guardar cuando recibas un archivo estructurado y un PDF de la misma factura? Conserva el documento en su formato original, junto con su representación legible y los datos que permitan relacionarlos. Guardar únicamente lo que resulta más cómodo de abrir puede dejar incompleto el archivo que necesitas recuperar después.
Esta comprobación sirve para preparar el circuito documental. No adelanta la aplicación obligatoria del sistema a todos los negocios ni convierte cualquier PDF recibido hoy en una factura que deba utilizar una sintaxis concreta.
Identifica cuál es el documento recibido
Pregunta al emisor o al proveedor del programa qué función tiene cada fichero. El archivo estructurado contiene datos preparados para su tratamiento por aplicaciones; el PDF puede ser una representación visual de esos mismos datos. La extensión y el nombre ayudan a localizarlo, pero necesitas conocer qué se ha emitido y qué se ha entregado.
La Orden HAC/1028/2026 establece para las facturas emitidas o interconectadas usando la solución pública el modelo EN16931 bajo sintaxis UBL. Esa regla tiene un ámbito concreto. No significa que debas renombrar como XML todos los PDF del histórico ni que cambiar una extensión transforme el contenido del documento.
Anota el número y la serie, la fecha y la identidad del emisor. Son referencias útiles para asociar los archivos sin depender de nombres como «factura_final» o «copia_nueva», que pueden repetirse en distintas carpetas.
Guarda la representación junto al original
El artículo 21 exige asegurar la legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido los documentos. También contempla los datos asociados y los mecanismos de verificación que procedan. La conservación no termina al imprimir una pantalla que puedes leer.
Organiza el original y su representación dentro de la misma referencia documental. Si el sistema los guarda en ubicaciones diferentes, comprueba cómo mantiene el vínculo. Una persona que no haya recibido el correo debería poder entender por qué ambos archivos corresponden a una sola factura.
| Elemento recibido | Qué comprobar |
|---|---|
| Documento estructurado original | Formato recibido, identificación y posibilidad de recuperación |
| Representación en PDF | Coincidencia con el original y lectura de sus datos |
| Datos de verificación disponibles | Vinculación con el documento al que se refieren |
Comprueba que el archivo se puede recuperar
El mismo artículo incluye en el acceso completo la visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión. Poder ver el importe en el panel del proveedor no demuestra por sí solo que puedas recuperar el documento conservado.
Elige una factura identificada y localízala desde su referencia. Abre la representación, recupera el original y comprueba que ambos siguen asociados. No hace falta inventar una operación nueva para hacer esta revisión: puede realizarse sobre una factura existente, con las autorizaciones de acceso correspondientes.
Revisa con Alexis qué documentos entrega y conserva tu circuito de facturas.
Un XML y un PDF de la misma operación
Supuesto ilustrativo: administración recibe una factura estructurada y un PDF que permite leerla. Guarda el PDF en la carpeta del proveedor y deja el otro archivo en descargas porque nadie sabe con qué programa abrirlo.
La revisión identifica ambos como documentos relacionados con una misma factura. Se conserva el archivo estructurado en su formato y se vincula con la representación legible. También se comprueba que sus referencias coinciden. No se registra una segunda compra por tener dos ficheros.
El expediente resultante permite localizar el original y leer su contenido sin reconstruirlo a partir de una captura. Si existen diferencias entre los archivos, se aclaran antes de dar la conservación por comprobada; no se elige silenciosamente el que encaja con la contabilidad.
Pon a prueba la carpeta fuera del programa
Comprueba qué puedes recuperar si necesitas entregar documentación o cambiar de herramienta. Pide una explicación del formato de salida y de la forma de visualizarlo. La prueba debe conservar las referencias; una descarga masiva con nombres irreconocibles puede trasladar el problema a otra carpeta.
La guía para preparar el circuito de factura electrónica B2B sitúa esta tarea dentro de la implantación. Para organizar los documentos de facturación, asigna también quién resuelve una descarga incompleta o una discrepancia documental.
Fuentes: Reglamento de facturación, artículos 20 a 23, y Orden HAC/1028/2026, artículos 3 y 10.
Comprueba con Alexis el archivo original, su copia legible y la recuperación de tus facturas.
