Antes de cerrar el inventario, necesitas que el almacén externo responda a la fecha que vas a comprobar. ¿Qué debes pedir para conciliar tus existencias? Una relación referida al mismo corte, con las referencias identificadas y una explicación de sus estados. «Disponible para vender» puede ser una cifra distinta de la que quieres contrastar.
Esta revisión parte de mercancía cuyo control económico ya has examinado y que corresponde a tu negocio. Sirve para conciliar unidades con el operador; no decide por el nombre del contrato quién debe reconocer cada producto.
Pide la fecha del saldo, además de la fecha del envío
Una hoja recibida hoy puede mostrar el stock actual o un saldo calculado para una fecha anterior. Pide que indique qué momento representa y qué movimientos están incluidos. Así no comparas el cierre propio con un informe que incorpora entregas posteriores.
En la contabilidad mercantil, el artículo 28 del Código de Comercio contempla transcribir el inventario de cierre en el libro de Inventarios y Cuentas anuales. Para preparar ese trabajo, concreta con el operador la fecha y el alcance del listado que necesitas, en vez de asumir que cualquier exportación responde al cierre.
Incluye las ubicaciones que utiliza para tus productos y comprueba si hay otra instalación o zona que no aparezca. Si falta una parte, deja identificado qué listado adicional necesitas antes de sumar el total.
Aclara qué cuenta cada columna del almacén
| Etiqueta del informe | Pregunta al operador | Qué evita confundir |
|---|---|---|
| Físico | Qué unidades y ubicaciones incluye al corte | Presencia con disponibilidad comercial |
| Disponible | Qué resta para calcularlo | Reservas con faltas físicas |
| Reservado | Para qué pedido y si sigue en el almacén | Asignación a un pedido con expedición realizada |
| Bloqueado | Motivo, cantidad y situación del producto | Una restricción operativa con una pérdida ya valorada |
No impongas esas etiquetas si el operador utiliza otras. Pide su definición y conserva una correspondencia con la cifra que vas a conciliar. También conviene comprobar la unidad: cajas, piezas y lotes necesitan una relación conocida antes de comparar sus números.
El PGC define los activos por el control económico de los recursos y la expectativa de beneficios o rendimientos futuros, no solo por su ubicación física. Por eso, un estado comercial del almacén no resuelve por sí solo si corresponde reconocer o retirar un activo.
Una reserva puede explicar la diferencia sin que falten cajas
En este supuesto ilustrativo, el operador confirma ciento veinte unidades físicas, mientras el registro que estás comparando muestra cien disponibles. Las veinte restantes están reservadas para un pedido, no se han expedido y se ha comprobado que el negocio mantiene su control económico.
El razonamiento es que las dos cifras responden a preguntas distintas: las veinte unidades reservadas siguen físicamente allí y, en este supuesto, todavía están bajo el control del negocio. Cien disponibles más veinte reservadas explican las ciento veinte físicas.
El resultado es una diferencia explicada entre físico y disponible, no una pérdida automática de veinte unidades que haya que registrar sin más. Si las condiciones fueran distintas, por ejemplo porque el movimiento ya se produjo, habría que reconstruirlo con sus documentos. El caso no asigna a todas las reservas el mismo tratamiento.
Puedes conciliar con Alexis el listado del operador y tus existencias en la fecha de corte, conservando la definición de cada cifra.
Reconstruye las entradas y salidas alrededor del corte
Para las referencias que no cuadren, reúne movimientos cercanos a esa fecha: recepciones, expediciones, devoluciones y traslados. Relaciona cada uno con su documento y comprueba en qué informe está incluido. Una entrada registrada después puede explicar que dos saldos correctos para fechas diferentes no coincidan.
Si el operador solo puede entregar un listado posterior, solicita el detalle necesario para reconstruir el corte. No restes una cifra global sin saber qué movimientos contiene. Si no se puede explicar una referencia, mantenla como incidencia identificada mientras se contrasta.
La norma de ingresos del PGC atiende a la transferencia del control de los bienes o servicios comprometidos con el cliente. Si la diferencia depende de quién conserva el control o de las condiciones de entrega, revisa esa cuestión antes del ajuste. La guía sobre mercancía ajena que solo custodias trata precisamente ese análisis previo.
Valora el ajuste cuando sepas qué cantidad estás comparando
Separa las diferencias explicadas de las que muestran una incidencia real. Guarda listado propio, confirmación del operador, definiciones y movimientos que permiten compararlos. La explicación debe señalar qué cantidad corresponde al corte, no limitarse a que el total final cuadre.
Un informe de unidades no determina por sí solo el valor de las existencias, un deterioro o su efecto fiscal. Esas revisiones vienen después de aclarar el perímetro y la cantidad. Para el contexto tienes la guía de gestión del negocio y sus obligaciones contables.
Si hay referencias pendientes, puedes revisar con Alexis la diferencia de unidades antes de cerrar el inventario externo, indicando la fecha, el estado y el movimiento que aún no se ha podido conciliar.
