Tu empresa firma un préstamo para una máquina. Al preparar el primer asiento, ves que el banco descontó una comisión y alguien anotó como principal lo que entró en la cuenta. ¿Cómo compruebas ese primer registro? Pon juntos el contrato, la liquidación y el extracto. Cada documento explica una cifra distinta: la deuda pactada, el cargo inicial y el efectivo disponible.
Recupera la liquidación del desembolso
Abre el contrato y localiza el importe del préstamo, las condiciones de apertura y la fecha del desembolso. Después busca el documento del banco que explica qué abono se hizo y qué cargos se descontaron. La cifra de la cuenta puede estar bien aunque sea distinta de la que leíste al firmar.
Identifica el documento de liquidación aunque el banco le haya dado un nombre poco claro en su área de clientes. Busca un desglose que conecte la disposición del préstamo con los cargos del mismo día. Si el banco los agrupó, anota qué parte necesitas que aclare para conciliar el importe.
Si solo conservas un extracto, comprueba si el cargo se descontó del ingreso o se hizo como otro movimiento. El estado final de la cuenta puede parecer idéntico en ambos casos. Para preparar el registro interesa conocer cómo se realizó el desembolso y qué documento respalda cada movimiento.
Guarda las referencias de los documentos con la fecha y el préstamo al que corresponden. Si tienes más de una operación abierta con el mismo banco, evita asociar la comisión a la primera que coincida por importe o proximidad en el tiempo.
Separa la comisión inicial de otros cargos
En un supuesto ilustrativo, una pyme firma un préstamo para adquirir una máquina. Al conciliar el abono, el equipo encuentra que el extracto refleja un importe inferior al capital que aparece en el contrato.
Quien prepara el asiento pide la liquidación de apertura y localiza un cargo que corresponde a la comisión de ese préstamo. Después coteja el resto de movimientos del día para ver si existe algún servicio separado que deba analizar por su cuenta.
Con esa información puede explicar la diferencia sin cambiar el principal pactado para hacerlo coincidir con el banco. También deja identificada la comisión para revisar su tratamiento contable. Si un cargo carece de explicación, revisa con Alexis qué cargo descontó el banco al abonar el préstamo.
| Importe que quieres conciliar | Documento con el que empezar |
|---|---|
| Capital que figura en el contrato | Contrato y calendario de devolución |
| Comisión de apertura descontada | Condiciones firmadas y liquidación del desembolso |
| Dinero que entró en la cuenta | Extracto del día del abono y movimientos relacionados |
Comprueba qué opción permite tu plan contable
Para los pasivos financieros de la categoría a coste amortizado, la norma de registro y valoración 9 del PGC de Pymes describe la valoración inicial partiendo del valor razonable de la contraprestación recibida y ajustándola por los costes de transacción directamente atribuibles.
El PGC de Pymes permite registrar en pérdidas y ganancias los costes de transacción directamente atribuibles y las comisiones financieras de origen en el momento del reconocimiento inicial. Antes de aplicar esa opción, confirma el plan contable que utiliza la empresa, la categoría de la deuda y la naturaleza del cargo. Una comisión que aparece en el mismo extracto puede corresponder a otra operación.
Deja identificada la opción utilizada en el primer asiento. Eso permite distinguir el importe que muestra la contabilidad del efectivo que aparece en el extracto y del principal que recoge el contrato. La decisión contable no resuelve por sí sola el tratamiento fiscal del cargo.
Deja una explicación que cuadre con el extracto
Conserva la documentación del desembolso con la nota del registro. Si la liquidación muestra más de un cargo, explica de qué documento sale cada importe y qué parte sigue pendiente de aclarar. El control del préstamo podrá empezar después con el saldo que corresponde y su calendario de pagos.
Para ordenar la contabilidad de una pequeña empresa, identifica la operación antes de clasificar los movimientos de banco. Lleva a Alexis el contrato, la liquidación de apertura y el abono que aparece en la cuenta si la diferencia no queda explicada con los datos que tienes.
