¿Al cerrar un negocio puedes dejar los libros en el ordenador que vas a devolver? No conviene hacerlo: el cese no elimina el deber de conservación. El Código de Comercio mantiene esa obligación para el empresario que cesa y, si se disuelve una sociedad, la atribuye a sus liquidadores.
Antes de cancelar aplicaciones, entregar equipos o terminar la relación con el despacho, decide quién tendrá el archivo y comprueba que puede abrirlo. Haber pagado la última factura de asesoría o presentado una baja no demuestra que los libros y sus justificantes estén guardados.
Cerrar la actividad no borra el deber de guardar
El artículo 30.1 del Código de Comercio exige a los empresarios conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio, ordenados, durante seis años desde el último asiento, salvo las disposiciones generales o especiales aplicables. No habla únicamente de las facturas del último trimestre.
El apartado siguiente añade que el cese del empresario no le exime de ese deber. Por tanto, separar lo que necesitas para terminar la actividad de lo que debes conservar después evita una confusión importante: un documento puede dejar de utilizarse a diario y seguir formando parte del archivo que debes guardar.
No utilices esta regla como autorización para borrar cualquier documento que cumpla seis años. Hay que considerar las disposiciones aplicables y los efectos que sigan produciendo las operaciones. Esta explicación se limita a los libros del negocio y a la documentación que los respalda.
A quién corresponde la custodia en cada cierre
| Situación | A quién atribuye el deber | Decisión que no debes dejar abierta |
|---|---|---|
| El empresario deja de ejercer | El empresario que cesa | Dónde conservará libros y soportes cuando termine la actividad |
| El empresario ha fallecido | Sus herederos | Quién puede localizar y mantener el archivo recibido |
| Se disuelve una sociedad | Sus liquidadores | Cómo se entregará y custodiará la documentación de la sociedad |
Esta atribución documental no responde por sí sola a quién paga una deuda, acepta una herencia o representa a una entidad en cada trámite. Son cuestiones diferentes. La tabla sirve para que la documentación no quede abandonada bajo la idea de que el negocio ya no funciona.
Si un tercero almacena los ficheros, pide que se concrete el alcance de ese servicio: documentos incluidos, acceso, formato y entrega al terminar. Tener una copia en el despacho puede ayudar, pero no sustituye comprobar qué se ha conservado y cómo lo recuperará la persona a la que corresponde custodiarlo.
Una entrega de archivo que puedas comprobar
Supuesto ilustrativo: los liquidadores de una pequeña sociedad reciben una carpeta llamada «contabilidad final». El único contenido es un balance en PDF. El programa anterior contiene todavía el Diario y los justificantes, pero su acceso se va a cancelar.
El balance no equivale al conjunto de libros y documentación mencionado en el artículo 30. La decisión útil es revisar lo entregado contra lo que realmente existe en el programa y en las carpetas del negocio, antes de perder el acceso. Cambiar el nombre de la carpeta a «archivo completo» no resuelve la ausencia de documentos.
Los liquidadores solicitan la entrega de los libros y soportes que faltan, abren los ficheros y dejan identificado el lugar de conservación. El resultado es un archivo que pueden consultar después del cierre, en vez de un único informe que no permite reconstruir las operaciones.
Para esa comprobación, prueba una operación concreta: localiza su asiento, el documento que lo justifica y la correspondencia relacionada cuando exista. Si hay enlaces a un portal externo, comprueba que el acceso no desaparecerá con la cuenta que vas a cancelar.
Revisa con Alexis qué falta en la entrega contable antes de cerrar los accesos. Lleva el listado recibido y señala qué programa deja de estar disponible.
El último asiento importa más que la caja etiquetada
Una etiqueta con el año de apertura del negocio no sirve para fijar el final del plazo mercantil. El artículo 30 se refiere al último asiento realizado en los libros. Conserva la referencia que permite identificar esos libros y no asignes fechas de eliminación a partir del nombre de una caja.
Además, el artículo 70.3 de la Ley General Tributaria mantiene la obligación de justificar datos procedentes de operaciones de períodos prescritos durante el plazo para determinar las deudas afectadas, incluyendo los supuestos a los que remite expresamente. Un ejercicio antiguo puede seguir siendo relevante para explicar datos posteriores.
Eso exige revisar el documento y sus efectos antes de destruirlo. No implica que cualquier archivo deba guardarse para siempre ni permite calcular un plazo individual sin conocer las operaciones. Separa la decisión de conservar del cómputo concreto que habrá que comprobar cuando se proponga eliminar documentación.
Antes de cancelar el acceso del despacho
Deja una relación de los libros y períodos entregados, su ubicación y la persona que podrá recuperarlos. Comprueba también que se abren sin la antigua licencia y que las referencias permiten encontrar sus justificantes. Una copia que nadie puede leer no resuelve el problema práctico de consulta.
La guía de gestión como autónomo o sociedad explica diferencias entre ambas formas. Para el archivo del cierre, identifica primero la situación y el responsable correspondiente, sin trasladar automáticamente una obligación de una figura a otra.
Consulta con Alexis cómo dejar localizables los libros tras el cese. Prepara el inventario documental y la fecha prevista de cancelación del servicio para revisar las carencias mientras aún puedes recuperarlas.
