Recibes una comunicación verbal por el canal interno y alguien prepara una nota con las ideas principales. ¿Basta con guardar ese resumen como transcripción? La ley distingue cómo documentar la conversación y prevé que la persona informante pueda revisar la transcripción. Organiza ese paso antes de dar por terminada la recepción. Una nota breve puede servir para el trabajo interno, pero no debes presentarla como una transcripción completa y exacta si solo recoge una selección.
Identifica si estás documentando una comunicación verbal del canal
Esta comprobación se refiere a una comunicación verbal del canal interno de información regulado por la Ley 2/2023. No convierte cualquier queja de un cliente o conversación laboral en una comunicación dentro de ese ámbito.
Si la empresa todavía necesita determinar su inclusión, revisa primero qué empresas pequeñas deben comprobar el sistema interno. La elección de una herramienta no resuelve por sí sola esa pregunta.
Para el circuito verbal, identifica quién recibe la comunicación y cómo se documenta conforme al procedimiento. Evita que la única explicación esté en la memoria de la persona que atendió la llamada o la reunión.
La ley distingue grabación y transcripción completa
El artículo 7.2 de la Ley 2/2023 prevé documentar las comunicaciones verbales, previo consentimiento del informante, mediante una grabación segura, duradera y accesible o una transcripción completa y exacta. Son formas de documentar la conversación, no etiquetas que puedan ponerse a cualquier archivo.
Si se utiliza una transcripción, comprueba que el circuito permite recoger la conversación completa y seguir las correcciones que se planteen. Si existe una grabación, su conservación y acceso requieren el tratamiento previsto, no un enlace abierto para que pueda escucharla cualquier persona del negocio.
| Elemento | Qué debes comprobar |
|---|---|
| Grabación | Consentimiento previo y formato seguro, duradero y accesible |
| Transcripción | Que sea completa y exacta, con la revisión prevista |
| Resumen interno | Que se identifique como resumen y no sustituya a la transcripción |
| Versión aceptada | Qué texto se ha podido comprobar, rectificar y aceptar mediante firma |
El resumen interno no sustituye a la transcripción
Imagina que, después de una comunicación verbal, una persona prepara una nota de trabajo en la que selecciona los puntos que considera relevantes. Es un supuesto ilustrativo. Al archivarla, la llama «transcripción», aunque ha dejado fuera parte de la conversación.
La revisión identifica la diferencia entre una selección interna y la documentación completa prevista. Comprueba cómo se documentó la conversación, el consentimiento y el paso que permite preparar o revisar la transcripción correspondiente, sin dar por completo lo que todavía falta.
El resultado es una nota correctamente identificada y un circuito documental que necesita completarse. El ejemplo no supone que se haya admitido una información, confirmado los hechos comunicados o terminado una investigación. Se refiere únicamente a cómo queda registrada la recepción verbal.
Revisa con Alexis qué paso documental falta en el circuito de recepción de tu canal interno.
La persona informante debe poder comprobar y rectificar
La ley dispone ofrecer al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación. Prevé ese paso en el procedimiento en lugar de enviar un texto cerrado que ya se presenta como aceptado.
Conserva diferenciados el texto preparado, las rectificaciones que se planteen y la versión que finalmente se acepte. Una ausencia de respuesta no debe describirse en tu registro como una firma que no se ha producido. Si queda algo pendiente, identifícalo como tal.
Ese control tampoco permite ampliar el acceso a las comunicaciones. La revisión del procedimiento debe mantener las garantías del sistema y utilizar los medios previstos, sin difundir el contenido por canales de trabajo ordinarios solo para conseguir una respuesta rápida.
Deja identificado qué versión se ha aceptado
Al recuperar el expediente, la persona autorizada debe poder reconocer qué documento corresponde a la conversación, cuál es una nota de trabajo y qué versión siguió el paso de comprobación. Mantener varios archivos sin distinguirlos puede hacer que un borrador se trate como resultado final.
La transcripción documenta lo comunicado; no transforma automáticamente su contenido en hechos probados. La valoración y las actuaciones posteriores pertenecen al procedimiento y a la revisión correspondiente. No cierres esas decisiones por haber completado el archivo.
En la organización documental de la empresa, cada versión necesita una función reconocible. Prepara con Alexis la documentación del procedimiento antes de dar por cerrada una recepción verbal.
Fuentes oficiales
Ley 2/2023, artículo 7.2: documentación de comunicaciones verbales y oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar la transcripción. No se trasladan recomendaciones específicas de la Administración General del Estado a una empresa privada.
