Enviar el acuerdo firmado sin revisar sus datos puede hacer que el mismo PDF completo circule entre destinatarios que deben recibir una copia diferente. ¿Qué copia del acuerdo de teletrabajo debes entregar? Conserva el original y prepara la copia con las exclusiones de datos previstas legalmente. La representación de la plantilla firma para acreditar su recepción; después se remite a la oficina de empleo. Si no hay representantes, también debe prepararse y remitirse la copia básica. Cada documento cumple una función: acuerdo, copia entregable y prueba de entrega.
Conserva el acuerdo firmado y prepara una copia diferenciada
Esta explicación parte de un acuerdo ordinario de trabajo a distancia incluido en la Ley 10/2021, ya firmado por la empresa y la persona trabajadora. No sirve para decidir si un cambio de condiciones es válido ni para resolver una discrepancia entre las partes.
El artículo 6 exige que el acuerdo se formalice por escrito antes de comenzar el trabajo a distancia. Una vez firmado, no conviene utilizar el documento completo como archivo indistinto para todos los envíos. Conserva ese original y prepara la copia correspondiente para su circulación.
La copia no sustituye al acuerdo original ni debe cambiar lo pactado. Su diferencia está en los datos que se excluyen y en el circuito de entrega. El artículo 6.2 también se refiere a las actualizaciones del acuerdo: archivar una modificación junto al original no resuelve por sí solo la gestión de su copia.
| Documento | Para qué lo conservas | Qué comprobar |
|---|---|---|
| Acuerdo original firmado | Acreditar lo pactado entre empresa y persona trabajadora | Que se conserva completo y se identifica su versión |
| Copia que se entrega | Cumplir el circuito previsto para representantes y oficina de empleo | Que excluye los datos personales protegidos y corresponde al acuerdo |
| Prueba de recepción o envío | Dejar constancia de cada paso realizado | Qué documento se entregó, a quién y en qué fecha |
La tabla es una forma práctica de organizar los archivos. No añade un modelo oficial ni convierte cualquier justificante de correo en prueba suficiente para todas las situaciones.
Qué datos personales no deben trasladarse a la copia
La Ley 10/2021 remite a las exclusiones del artículo 8.4 del Estatuto de los Trabajadores para proteger la intimidad personal. Este último precepto excluye el número de DNI o NIE, el domicilio, el estado civil y otros datos que puedan afectar a esa intimidad.
Por eso, preparar la copia no consiste solo en cambiar el nombre del archivo. Revisa el contenido antes de enviarlo: los datos protegidos pueden aparecer en la cabecera, en un anexo o repetidos en otra página. Una ocultación que deje visible el mismo dato en otra parte no resuelve el problema.
Elimina esos datos de la copia destinada a la entrega, conservando el original completo. Tampoco borres indiscriminadamente todas las condiciones del acuerdo: la finalidad de la copia exige mantener su contenido con las exclusiones legales. El tratamiento de la información queda sujeto a los principios y garantías de la normativa de protección de datos.
Si necesitas ordenar quién prepara esta documentación y quién conserva los justificantes, consulta con Alexis cómo organizar el circuito de copia y entrega. Para empezar, explica el trámite; no hace falta adjuntar datos personales de la plantilla al primer mensaje.
La entrega a los representantes y su firma de recepción
Cuando existe representación legal de las personas trabajadoras, la empresa debe entregarle la copia en un plazo no superior a diez días desde la formalización del acuerdo. La firma de los representantes tiene una función concreta: acreditar que se ha producido la entrega.
No confundas esa firma de recepción con una nueva firma del acuerdo entre empresa y trabajador, ni con una aprobación adicional de cada una de sus condiciones. Son actuaciones distintas y conviene identificarlas así al archivar la documentación.
El artículo 6.2 establece que, posteriormente, la copia se envíe a la oficina de empleo. La secuencia legal es entrega a los representantes y posterior remisión. No la conviertas en dos trámites intercambiables ni des por realizado el segundo porque ya tengas la recepción del primero.
Como control interno, anota la fecha de formalización, la versión de la copia entregada, la recepción y la remisión posterior. Ese seguimiento permite localizar el paso que falta sin reabrir o modificar el acuerdo firmado.
Qué hacer cuando no hay representación legal
La ausencia de representantes no elimina la obligación de preparar y remitir la copia básica a la oficina de empleo. Así lo recoge expresamente la Ley 10/2021. Lo que desaparece en ese supuesto es el destinatario intermedio al que habría que entregar la copia para su recepción.
Evita dejar el expediente cerrado con una nota que diga «sin representantes». Prepara la copia con las exclusiones que correspondan y conserva constancia de su remisión. Comprueba con quien gestiona las comunicaciones laborales el cauce aplicable y el justificante que permite obtener; esta guía no atribuye un canal concreto a todas las oficinas de empleo.
Si también necesitas revisar el contenido inicial del acuerdo o la organización de medios y gastos, consulta nuestra guía para organizar el teletrabajo en una pequeña empresa. Aquí la decisión es posterior: qué documento circula y cómo queda documentada su entrega.
Un acuerdo firmado y dos documentos con funciones distintas
Supuesto ilustrativo: una empresa tiene un acuerdo firmado con una persona trabajadora y encarga a administración enviarlo a los representantes. El PDF contiene las condiciones pactadas y, en su cabecera, el número de DNI y el domicilio particular.
Administración conserva el original completo y prepara otra copia, excluyendo los datos protegidos. Comprueba que las condiciones del acuerdo permanecen y que no queda otra aparición de los datos excluidos en los anexos. Identifica esa versión para entregarla a los representantes y obtener la constancia de recepción.
Después se tramita la remisión a la oficina de empleo. El resultado es un expediente que permite distinguir el acuerdo original, la copia entregada y los justificantes de cada paso. Si esa empresa no tuviera representantes, prepararía igualmente la copia básica y su remisión, sin inventar una firma de recepción de un órgano inexistente.
La organización de estos trámites forma parte de la gestión del negocio; puedes situarla dentro de nuestra guía sobre organizar la actividad como autónomo o SL. Las reglas de copia y entrega proceden de la Ley de trabajo a distancia, artículo 6, y del Estatuto de los Trabajadores, artículo 8.4.
Habla con Alexis para ordenar el original, la copia de entrega y sus justificantes. Explica si el acuerdo ya está firmado y si existe representación de la plantilla; así podremos identificar el siguiente paso documental.
