Imagina que vas a dejar tu programa de facturación y descargas una carpeta de registros XML. Puedes abrirla, pero todavía no has localizado la copia de una factura que emitiste en PDF. ¿Has recuperado ya todo lo que necesitas conservar? Comprueba por separado los registros y las copias o matrices de las facturas. Una descarga correcta de un objeto no acredita automáticamente la recuperación del otro.
Nos centramos en la salida de un SIF NO VERIFACTU comprendido en el reglamento. La modalidad importa para entender la exportación regulada. No se certifica ningún programa ni se fija aquí su calendario de adaptación: se prepara una comprobación del archivo antes de terminar el acceso.
Identifica si has descargado registros o copias de las facturas
Los artículos 10 y 11 de la Orden HAC/1177/2024 establecen XML y UTF-8 para los registros de facturación de alta y anulación. Son objetos con una estructura reglada. Al pedir una exportación, identifica si la función que estás usando entrega esos registros.
La copia o matriz de la factura responde a otra comprobación: conservar el contenido original del documento expedido. No decidas qué has recuperado por el icono del archivo o porque su nombre contenga la palabra factura. Mira el contenido y la función descrita por el proveedor.
Aquí hablamos de los registros de alta y anulación del SIF, no de cualquier archivo que utilice la extensión XML. Tampoco se exige que todas las facturas se conserven en PDF. El formato del ejemplo es el que ya utilizaba ese negocio para sus documentos; lo importante es recuperar y conservar los objetos que correspondan.
| Objeto que compruebas | Qué necesitas identificar | Prueba concreta |
|---|---|---|
| Registros de facturación exportados | Estructura, periodo y alcance de la exportación | Localizar el registro de una factura conocida y contrastar sus datos |
| Copia o matriz de la factura expedida | Contenido original del documento que conservas | Recuperar esa factura y comprobar que su contenido está completo y legible |
El artículo 8 tiene un alcance que depende de la modalidad
El artículo 8 prevé exportar registros a un soporte externo y exige una copia fidedigna de todos los registros exportados. También contempla, como mínimo, exportar los generados en un periodo y distingue el proceso de la política de copias de seguridad.
El artículo 3 excluye la aplicación del artículo 8 mientras el sistema actúe como VERIFACTU. Por eso no debe presentarse la misma función de exportación como una exigencia idéntica para cualquier modalidad. Comprueba qué sistema utilizas y qué documentación describe su funcionamiento.
La obligación sobre documentos conserva su propio objeto. El Reglamento de facturación exige conservar las facturas recibidas y las copias o matrices de las expedidas, con su contenido original y ordenadamente. Tener identificada la modalidad del SIF no sustituye comprobar qué documentos has recuperado.
Si no sabes qué contiene una descarga, formula la petición al proveedor con esos nombres separados: registros reglados, copias o matrices y periodo. Preguntar solo por «mis datos» puede dar lugar a una respuesta demasiado amplia para saber qué podrás consultar después.
Comprueba dos objetos utilizando una factura que ya conoces
Ejemplo ilustrativo: una empresa emitió una factura cuya copia conserva en PDF. Al preparar la salida del SIF NO VERIFACTU, descarga los registros XML del periodo. Encuentra el número de esa factura dentro de los registros y da por terminada la recuperación, sin buscar su copia documental.
La coincidencia de la referencia permite relacionar el registro con la factura, pero no demuestra por sí sola que la copia con su contenido original esté en el archivo recuperado. La comprobación que falta consiste en localizar ese segundo objeto y abrirlo, utilizando la función o el paquete que lo contenga.
El resultado buscado es poder recuperar tanto el registro correspondiente como la copia o matriz que debe conservar el negocio. El ejemplo no afirma que se haya probado una herramienta real ni que cualquier registro exportado sea necesariamente insuficiente para otra función: identifica qué se ha comprobado y qué todavía falta verificar.
Identifica con Alexis qué descarga contiene tus registros y cuál tus facturas.
Decide la salida del programa después de comprobar el archivo
Antes de terminar el acceso, realiza la prueba con documentos del periodo que quieres conservar y verifica el alcance declarado de la descarga. Una muestra legible permite comprobar esa muestra; no acredita por sí sola que estén completos todos los periodos del negocio.
Si faltan copias, registros o una forma de leerlos, concreta qué necesitas recuperar mientras todavía puedes solicitarlo al proveedor. No sustituyas el archivo original por una transcripción manual que solo reproduzca algunas cifras de las facturas.
Los requisitos y documentación de facturación ayudan a situar el deber de conservación. La decisión de salida debe apoyarse en objetos recuperados y comprobaciones concretas, sin depender únicamente del mensaje «exportación completada».
Fuentes oficiales: Orden HAC/1177/2024, artículos 3, 8, 10 y 11, y Reglamento de facturación, artículos 19–21, leídos en el alcance indicado.
Comprueba con Alexis el archivo de facturas que conservarás al dejar el programa.
