Actualizado el 17 de agosto de 2026. Esta guía distingue los requisitos de los sistemas informáticos de facturación de la factura electrónica entre empresas. Son proyectos relacionados, pero no son lo mismo.
La llamada que llegó un año antes
Marta trabaja como diseñadora autónoma. Emite unas treinta facturas al mes, guarda los PDF por cliente y lleva el control en una hoja de cálculo que conoce mejor que algunas partes de su propia casa. Un proveedor le dijo que «VeriFactu ya era obligatorio» y que debía cambiar de programa esa misma semana. Otro le prometió que bastaba con poner un código QR. El tercero, más entusiasta, mezcló VeriFactu, factura electrónica B2B y envío automático del IVA en una sola conversación. Marta terminó haciendo lo razonable: dejó de escuchar anuncios y empezó a separar preguntas.
Marta es un caso compuesto e ilustrativo. Combina dudas habituales y no reproduce el expediente de una persona concreta.
La primera respuesta es tranquilizadora, pero no invita a dormirse: para un autónomo en territorio común que utilice un sistema informático de facturación, la fecha general de adaptación es antes del 1 de julio de 2027. Las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades deben tenerlo adaptado antes del 1 de enero de 2027. El periodo anterior funciona como etapa de preparación y pruebas. No hace falta contratar con la primera llamada comercial, pero sí conviene saber qué programa se está usando, qué datos guarda y qué ocurrirá cuando llegue la fecha.
Qué cambia y qué no cambia con VeriFactu
El Reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, no cambia por sí solo cuándo una operación lleva IVA, qué tipo se aplica o quién está obligado a expedir factura. Su terreno es otro: cómo debe funcionar el programa utilizado para facturar y qué registro debe generar cuando se expide o anula una factura.
El sistema debe proteger la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Dicho de una forma menos reglamentaria: no puede permitir que una factura desaparezca o cambie sin dejar rastro. Cada registro incorpora información de seguridad y se enlaza con el anterior mediante una huella o hash. La factura llevará un QR y, cuando se utilice la modalidad VERI*FACTU, la leyenda correspondiente.
| Cuestión | Lo que hace el RRSIF | Lo que sigue dependiendo de otras normas |
|---|---|---|
| Programa de facturación | Exige registros seguros, trazables e inalterables | La elección comercial del proveedor |
| Contenido de la factura | Añade QR y, en su caso, la mención VERI*FACTU | Los datos obligatorios siguen en el Reglamento de facturación |
| IVA o IGIC | No decide el impuesto ni el tipo aplicable | Depende de la operación y del territorio |
| Factura electrónica B2B | No convierte por sí solo el PDF en factura electrónica estructurada | Tiene su propio desarrollo normativo y calendario |
Este último punto evita buena parte de la confusión. Un registro de facturación no es la factura electrónica. Un PDF puede convivir con los registros exigidos por el RRSIF, mientras que la futura factura electrónica B2B se refiere al intercambio de facturas en formato estructurado entre empresas y profesionales. Preparar ambos cambios de forma coordinada tiene sentido; tratarlos como si fueran una sola obligación, no.
A qué autónomos afecta y qué exclusiones conviene comprobar
La regla tiene un ámbito amplio: empresarios y profesionales en territorio común sujetos al IRPF por actividades económicas, entidades sujetas al Impuesto sobre Sociedades y determinados establecimientos permanentes del IRNR, siempre que utilicen sistemas informáticos para emitir facturas. La situación cambia en País Vasco y Navarra, donde operan sistemas forales propios, y también para quienes llevan los libros registro del IVA mediante el Suministro Inmediato de Información.
No conviene resolver el alcance mirando únicamente la forma jurídica. Antes hay que contestar cinco preguntas: dónde está establecido el negocio, qué impuesto personal presenta, si está en SII, si la operación debe documentarse mediante factura y si realmente utiliza un sistema informático de facturación. Quien confecciona muy pocas facturas podrá valorar la aplicación gratuita de la AEAT, pero debe revisar sus limitaciones operativas: exige identificación completa del cliente, solo admite facturas completas y no admite múltiples destinatarios.
| Situación | Revisión inicial | Conclusión prudente |
|---|---|---|
| Autónomo en territorio común con software | IRPF de actividad y facturas emitidas | Normalmente entra en el RRSIF antes del 1 de julio de 2027 |
| Sociedad mercantil | Presentación del Impuesto sobre Sociedades | Adaptación antes del 1 de enero de 2027 |
| Empresa acogida al SII | Alta obligatoria o voluntaria en SII | Excluida del RRSIF mientras mantenga esa condición |
| Actividad en País Vasco o Navarra | Normativa foral y sistema aplicable | No aplicar automáticamente la regla estatal común |
| Facturación manual sin programa | Proceso real y volumen | Analizar si existe un SIF y si la solución gratuita resulta suficiente |
VERI*FACTU y NO VERI*FACTU son dos modalidades válidas
La norma permite dos formas de cumplimiento. En modalidad VERI*FACTU, el sistema remite los registros a la Sede electrónica de la AEAT inmediatamente después de producirlos. La conservación y la posibilidad de cotejo descansan en ese envío. En modalidad NO VERI*FACTU, no existe esa remisión continua, pero el programa asume requisitos adicionales: firma de los registros, conservación reforzada y un registro de eventos.
| Decisión | VERI*FACTU | NO VERI*FACTU |
|---|---|---|
| Envío de registros | Automático a la AEAT al generarse | No se remiten de forma continua |
| Seguridad adicional local | Menor carga de firma y registro de eventos | Firma electrónica y registro de eventos del sistema |
| QR | Permite cotejar la factura verificable | Permite comunicar información a la AEAT |
| Dependencia operativa | Conectividad y gestión de envíos | Custodia, exportación y controles internos más exigentes |
No existe una respuesta universal. Un autónomo con volumen moderado y conexión estable puede preferir VERI*FACTU por simplicidad y menor carga de custodia. Una organización con requisitos internos específicos puede estudiar NO VERI*FACTU. La decisión debe documentarse junto con el proveedor y no basarse en frases como «Hacienda verá toda la factura»: lo que se remite es el registro definido por la norma, no todos los documentos comerciales que rodean la operación.
Las fechas que deben aparecer en el calendario
El Real Decreto-ley 15/2025 modificó la disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023. Desde esa modificación, las fechas de adaptación son 1 de enero de 2027 para los obligados del artículo 3.1.a —en esencia, contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades— y 1 de julio de 2027 para el resto de obligados del artículo 3.1, entre ellos muchos autónomos.
«Antes de» significa que no conviene estrenar el proceso el mismo día. Hay que probar series, rectificativas, anulaciones, cobros, importaciones y exportación del histórico. Si el negocio empieza a enviar registros de forma efectiva en modalidad VERI*FACTU cuando ya está obligado, la opción debe mantenerse al menos hasta el final de ese año natural. Durante el periodo previo de pruebas, la AEAT admite que se deje de usar la modalidad de prueba y se vuelva temporalmente a otro sistema.
| Hito | Quién | Trabajo recomendable |
|---|---|---|
| Durante 2026 | Todos los afectados | Inventario, elección, contrato, pruebas y limpieza de datos |
| Antes del 1/1/2027 | Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades | SIF adaptado y proceso operativo validado |
| Antes del 1/7/2027 | Resto de obligados, incluidos autónomos afectados | SIF adaptado y personas formadas |
| Primer envío obligatorio VERI*FACTU | Quien elija esa modalidad | Registrar fecha y mantener la modalidad hasta final de año |
Qué debe demostrar el programa, más allá del logotipo
Un proveedor no queda validado porque su web muestre la palabra VeriFactu en grande. Antes de contratar, solicita la declaración responsable de la versión concreta, identifica quién desarrolla y comercializa el sistema y comprueba cómo resuelve el registro de alta, el de anulación, la huella, el QR, la exportación y la conservación.
También hay preguntas menos vistosas que evitan problemas: qué ocurre si falla internet; cómo se corrige una factura sin borrarla; cómo se cambia de proveedor conservando los registros; quién puede modificar series y usuarios; si el sistema separa empresas; cómo trata facturas simplificadas y rectificativas; y qué evidencia entrega cuando un envío es rechazado.
La migración merece una prueba propia. El histórico anterior no debe desaparecer porque el nuevo programa sea conforme. La AEAT aclara que no es necesario eliminar un programa antiguo conservado para consultar facturas históricas si ya no se utiliza para expedir nuevas facturas. Lo importante es que, llegada la obligación, el sistema activo sea el correcto y el archivo siga siendo accesible.
Un plan de noventa días que no empieza comprando
Marta convirtió el ruido en una hoja de trabajo. La primera semana identificó su flujo real: presupuesto, aceptación, factura, cobro, rectificativa y archivo. Después comparó tres soluciones utilizando las mismas operaciones de prueba. Solo entonces habló de precio. La sorpresa fue bastante ordinaria: la opción más cara no era la mejor, y la más barata exigía rehacer a mano las facturas rectificativas. La fiscalidad también tiene estas pequeñas ironías administrativas.
| Periodo | Acción | Evidencia de cierre |
|---|---|---|
| Días 1-15 | Inventariar programas, series, usuarios y tipos de factura | Mapa del proceso actual y lista de incidencias |
| Días 16-35 | Definir modalidad y requisitos | Decisión VERI*FACTU/NO VERI*FACTU razonada |
| Días 36-60 | Probar altas, anulaciones, rectificativas y caídas | Casos de prueba con resultado y responsable |
| Días 61-75 | Migrar maestros y configurar permisos | Clientes, impuestos, series y usuarios revisados |
| Días 76-90 | Formar, documentar y simular un cierre | Procedimiento aprobado y copia exportable |
Errores que una demostración comercial no suele enseñar
El primer error es pensar que adaptar el programa corrige los criterios fiscales. Un sistema puede generar un registro impecable de una factura con IVA mal aplicado. El segundo es confundir anulación con borrado: la trazabilidad exige que el sistema deje constancia. El tercero es configurar una única serie para operaciones que el negocio necesita separar. El cuarto es no probar rectificativas, anticipos y facturas simplificadas. Y el quinto es migrar sin comprobar si el histórico puede exportarse de forma legible.
También es arriesgado decidir por miedo a la sanción sin analizar el alcance. La Ley General Tributaria contempla infracciones relacionadas con programas que permitan manipulación y con la tenencia de sistemas que deban estar certificados y no lo estén, pero eso no convierte cualquier ordenador antiguo guardado como archivo en una infracción automática. La propia AEAT distingue la mera conservación del histórico del uso de un sistema no adaptado cuando ya existe obligación.
Preguntas que conviene resolver antes de firmar
¿VeriFactu será obligatorio para todos los autónomos?
No puede responderse solo con un sí. Hay que comprobar territorio, impuesto, SII, obligación de facturar y uso de un sistema informático. Para muchos autónomos de territorio común que facturan con software, sí será aplicable antes del 1 de julio de 2027.
¿Debo enviar cada factura a Hacienda?
Si eliges VERI*FACTU, el sistema remite el registro de facturación. Si utilizas NO VERI*FACTU, los registros se conservan en el sistema con requisitos adicionales y deben poder exportarse y enviarse cuando proceda.
¿El QR sustituye la factura electrónica?
No. El QR forma parte de los requisitos de las facturas expedidas mediante SIF adaptados. La factura electrónica B2B estructurada es otra obligación y tiene su propio desarrollo.
¿Puedo seguir usando Excel?
Depende del uso real. Una hoja utilizada solo para cálculos auxiliares no es lo mismo que un sistema que expide y conserva facturas. Si Excel forma parte del proceso de emisión, numeración o modificación de facturas, hay que analizarlo con cuidado y no asumir que queda fuera.
¿Qué documento debo pedir al proveedor?
Como mínimo, la declaración responsable de la versión utilizada, la descripción de modalidad y controles, las condiciones de exportación y conservación, y el procedimiento de soporte ante incidencias.
Fuentes oficiales y siguiente paso
- AEAT: características y requisitos de los sistemas informáticos de facturación.
- AEAT: personas obligadas y operaciones incluidas.
- AEAT: diferencias entre VERI*FACTU y NO VERI*FACTU.
- BOE: Real Decreto-ley 15/2025 y nuevos plazos de adaptación.
Esta guía es información general y no sustituye la revisión del sistema, territorio y obligaciones concretas. Si quieres convertirla en una decisión, empieza por el checklist fiscal de Taxea y documenta qué programa utilizas, qué modalidad has elegido y quién validará las pruebas antes de la fecha obligatoria.