Si tu proveedor asegura que el programa cumple el reglamento de los sistemas de facturación, pídele la declaración responsable correspondiente a la versión que utilizas. Un anuncio que diga «preparado para VeriFactu» no te permite comprobar por sí solo qué producto, versión y funciones cubre esa afirmación.
¿Dónde está ese documento y quién debe emitirlo? La declaración responsable del programa de facturación corresponde a su productor y tiene que poder consultarse en el propio sistema. Conviene localizarla antes de contratar o aceptar un cambio importante de versión.
El documento lo emite el productor del sistema
El artículo 13 del Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 atribuye al productor la certificación mediante declaración responsable de que el sistema cumple los requisitos que le corresponden. Es una declaración del productor, no una aprobación individual de Hacienda para cada usuario.
Esa diferencia te ayuda a leer con cuidado expresiones como «homologado», «certificado» o «validado». Pregunta qué significan exactamente en la oferta. Una certificación comercial puede referirse a seguridad, calidad o una conexión concreta y no responder a la misma pregunta que la declaración exigida por el reglamento.
También puede haber varias empresas implicadas. Una desarrolla el programa, otra lo vende y una tercera te ayuda a configurarlo. Saber quién es el productor evita pedir al instalador una explicación que solo puede dar quien ha diseñado el sistema.
Imagina una pequeña empresa que compra el programa a un distribuidor local. El nombre del distribuidor aparece en la factura, pero el software lo desarrolla otra compañía. Lo que necesita comprobar es la declaración del sistema adquirido y cómo se identifica a su productor, no que todos esos nombres sean iguales.
El nombre comercial no identifica la versión que utilizas
La declaración debe constar por escrito y de forma visible en el propio sistema informático, en cada una de sus versiones. También debe estar disponible para el cliente y el comercializador al adquirir el producto.
Por eso, una copia antigua encontrada en internet puede no bastar para comprobar el programa que tienes abierto. Mira su nombre y versión, y pregunta si hay módulos, ampliaciones o componentes que cambian la identificación del sistema. No necesitas interpretar su código para plantear esa comprobación.
| Lo que recibes | Para qué te sirve | Qué debes preguntar |
|---|---|---|
| Anuncio de adaptación | Conocer la oferta comercial | Qué versión concreta está disponible |
| Declaración responsable | Identificar la declaración del productor sobre el sistema | Si corresponde al producto y versión instalados |
| Instrucciones de configuración | Utilizar el programa en tu negocio | Qué opciones debes escoger para tu operativa |
Una declaración y unas instrucciones de uso cumplen funciones diferentes. Tener la primera no te explica necesariamente cómo configurar series, usuarios o establecimientos. Y una configuración cómoda tampoco sustituye la identificación de la versión que el proveedor declara conforme.
Comprobar con Alexis la declaración de tu programa
Qué debe permitir comprobar la declaración
La declaración incluye datos que permiten identificar el sistema y conocer su tipología, composición, funcionalidades y características de instalación. También incorpora los datos identificativos y de localización del productor, además de la fecha y el lugar de firma.
Cuando la recibas, comienza por lo más sencillo: comprueba que nombra tu producto y que puedes relacionarlo con lo contratado. Si el documento describe una instalación que no reconoces o no aclara a qué versión se refiere, pide al proveedor que lo explique antes de darlo por resuelto.
El cliente puede solicitar esta declaración al productor o al comercializador. Ambos deben conservar las declaraciones responsables de las versiones que producen o comercializan, conforme establece el reglamento.
No hace falta convertir la conversación en una discusión técnica. Una petición concreta suele ser más útil: «Necesito la declaración de la versión que me vais a instalar y saber dónde podré consultarla después». Así puedes comprobar si la respuesta cubre el producto ofrecido.
Antes de aceptar una actualización o cambiar de programa
Si estás cambiando de aplicación, revisa también cómo recuperarás tus facturas y datos del programa anterior. Esa comprobación de salida tiene un propósito distinto: evitar que la transición deje información inaccesible. Puedes apoyarte en nuestra guía relacionada con esta actividad para distinguir el documento fiscal de las funciones comerciales de la herramienta.
Si solo estás actualizando, pregunta qué cambia y si tendrás que modificar algún ajuste de tu negocio. Guarda la respuesta junto a la información de la versión, de forma que después puedas identificar lo instalado sin depender de una captura de publicidad.
Antes de contratar o actualizar, localiza la declaración del productor que corresponde al sistema que utilizarás. Si el proveedor no consigue identificarla, pídele que lo aclare antes de aceptar la instalación. Resolver con Alexis qué documento falta al proveedor de facturación
