¿Tu cliente te propone preparar las facturas por los servicios que le prestas? Puede hacerlo materialmente, pero el acuerdo debe estar definido antes de las operaciones y cada factura necesita un procedimiento de aceptación. Recibir un documento ya confeccionado no convierte por sí solo esa práctica en una facturación correctamente organizada.
El punto importante es quién realiza el servicio. Que el cliente escriba la factura no cambia al proveedor real ni traslada automáticamente toda su responsabilidad. Conviene dejar el funcionamiento claro antes del primer trabajo incluido en el acuerdo.
Autorizar la expedición no cambia quién presta el servicio
El artículo 5 del Reglamento de facturación permite que el destinatario o un tercero cumplan materialmente la obligación de expedir factura. El empresario o profesional que realiza la operación sigue siendo responsable de las obligaciones de facturación que establece esa regulación.
Por eso, si trabajas como profesional para una empresa que utiliza este sistema, revisa cómo aparecerán tus datos y qué operaciones va a documentar. No confundas la factura emitida en tu nombre con una factura por un servicio que te presta el cliente. Son documentos que describen relaciones diferentes.
Tampoco basta con que la empresa calcule lo que piensa pagarte. Una liquidación de trabajos, un correo con horas o un aviso de transferencia pueden ayudar a comprobar importes, pero no sustituyen automáticamente la factura exigible ni sus requisitos.
El acuerdo tiene que cubrir las operaciones previstas
La norma exige un acuerdo previo por el que autorices al destinatario a expedir las facturas correspondientes a las operaciones especificadas. Revisa su alcance: qué servicios incluye, desde cuándo funciona y cómo se comunicarán los datos necesarios para preparar los documentos.
Un acuerdo claro también debe explicar cómo aceptarás cada factura. El reglamento remite ese procedimiento a lo que determinen las partes. Puede encajar en un circuito electrónico, pero necesitas saber qué acción se espera de ti y cómo podrás recuperar el documento aceptado.
Si una condición no está definida, pide que se concrete antes de comenzar las operaciones afectadas. Por ejemplo, un cambio de tarifa no debería descubrirse al revisar una liquidación bancaria cuando el trabajo ya está terminado y la factura se ha preparado con otra base.
Para organizar este sistema con tu cliente, puedes revisar con Alexis el acuerdo de facturación de tus servicios. Prepara la propuesta del cliente y un ejemplo del documento que pretende emitir.
Factura preparada, aceptada y remitida son pasos distintos
| Momento | Qué comprobar | Incidencia que conviene resolver |
|---|---|---|
| Antes de operar | Autorización y servicios incluidos | El sistema no cubre el trabajo contratado |
| Al preparar la factura | Datos, concepto e importes | Horas o tarifas que no coinciden |
| En la aceptación | Procedimiento acordado para cada factura | El proveedor no puede confirmar o cuestionar el documento |
| Tras la expedición | Recepción de una copia por el proveedor | Solo existe una liquidación de pago |
La regulación exige remitir una copia al empresario o profesional que realizó las operaciones y expedir las facturas en su nombre y por su cuenta. Guarda esa copia en tu sistema de facturación y compárala con el trabajo realmente prestado, no únicamente con el dinero ingresado.
El pago puede incluir descuentos, retenciones cuando procedan u otras diferencias que requieran explicación. La coincidencia bancaria ayuda a conciliar, pero una transferencia no corrige un destinatario equivocado ni acredita que aceptaste un concepto con el que discrepas.
Evita emitir otra factura por el mismo trabajo
Supuesto ilustrativo: una empresa prepara en nombre de una traductora la factura de un encargo incluido en su acuerdo. La profesional recibe y acepta el documento. Si además emite otra factura propia por ese mismo servicio, tendrá dos documentos que necesitan aclaración; no dos trabajos facturados legítimamente.
Establece cómo identificar los encargos que pasan por este circuito y cuáles siguen facturándose de la manera habitual. Si detectas un error, comunica la incidencia y utiliza el procedimiento de corrección que corresponda. No borres la copia recibida ni cambies su contenido por tu cuenta para que cuadre con el banco.
Consulta la guía de obligaciones de facturación para el marco general. Si vas a aceptar esta modalidad, envía a Alexis las condiciones del circuito que propone tu cliente. Taxea puede revisar qué cubre el acuerdo, cómo aceptarás las facturas y cómo encajarlas en tus registros.
