Un cliente te escribe para agradecer el trabajo y piensas poner una frase en tu web con su nombre. Es un supuesto ilustrativo. ¿Cómo documentas el consentimiento para publicar ese testimonio? Muéstrale el texto, la identificación y el lugar donde aparecerá, recoge una respuesta específica y guarda el permiso junto a la versión publicada.
Esta guía parte de una recomendación real de un cliente adulto y de un uso que vas a apoyar en su consentimiento. No autoriza testimonios inventados ni decide otras bases jurídicas, imágenes de terceros o contenidos sobre personas menores de edad.
Concreta el testimonio antes de pedir el permiso
El artículo 6 de la Ley Orgánica de Protección de Datos define el consentimiento como libre, específico, informado e inequívoco, mediante una declaración o una clara acción afirmativa. Un «puedes usarlo» resulta difícil de interpretar si todavía no se ha explicado qué se publicará y dónde.
Prepara el fragmento exacto y la identificación propuesta: nombre, cargo u otro dato que realmente quieras mostrar. No añadas información del servicio contratado que no sea necesaria para entender la recomendación. Si también quieres una fotografía, sepárala en la revisión del material y su permiso.
Define los canales previstos. La página de testimonios, una publicación en una red social y un anuncio son usos que el cliente necesita conocer si los planteas. No presentes una petición para tu web y después des por incluido cualquier nuevo canal sin contrastar el alcance acordado.
Aceptar la política de privacidad es otra comprobación
La AEPD distingue el consentimiento para un tratamiento concreto de la información general sobre protección de datos. Haber informado al cliente sobre cómo gestionas sus datos no responde por sí solo a qué testimonio puedes publicar con su consentimiento.
La ficha recomienda diferenciar esa petición del resto de asuntos de una cláusula informativa. Para tu expediente, evita quedarte únicamente con una casilla genérica de aceptación de privacidad como explicación del uso promocional que ahora propones.
Haz una solicitud clara y comprensible, vinculada al material concreto. El cliente debe poder decidir sobre esa publicación sin que confundas su respuesta con la confirmación de haber recibido un servicio o de haber leído una política.
Conserva la respuesta junto a lo que has publicado
Cuando el tratamiento se basa en consentimiento, el artículo 7 del RGPD exige poder demostrar que la persona lo prestó. Guarda la solicitud con el material mostrado y la respuesta, de modo que puedan relacionarse después con la publicación.
Si recortas el testimonio, revisa que el fragmento no cambie el sentido de lo que el cliente aprobó. No añadas una cifra de ahorro, un resultado o una afirmación que no figuraban en su texto. Una corrección de estilo no debe convertir una opinión en una promesa comercial distinta.
Puedes ordenar con Alexis el texto y el permiso del testimonio que quieres publicar. Describe el caso sin adjuntar datos privados del cliente al primer mensaje.
Un mensaje agradecido y una publicación identificada
En este supuesto ilustrativo, un profesional recibe un correo de agradecimiento y quiere convertir una parte en una recomendación identificada en su web. El mensaje también contiene información privada sobre el trabajo que no pretende publicar.
El profesional prepara una propuesta con el fragmento, el nombre que mostrará y la página prevista; pide la confirmación del cliente y conserva su respuesta junto al material. La petición no incluye automáticamente el resto del correo.
Así conserva una publicación que puede relacionarse con el permiso y la versión acordados, sin atribuir al agradecimiento privado una autorización que no se había concretado. Si no hay respuesta, el profesional no da por obtenido el consentimiento.
Qué debe poder reconstruirse después
| Elemento | Qué debes poder localizar |
|---|---|
| Texto y datos identificativos | La versión mostrada y la finalmente publicada |
| Permiso | Solicitud concreta y respuesta vinculadas al material |
| Canales | Dónde se propuso y dónde se publicó |
| Retirada | Medio de contacto y seguimiento del uso consentido |
No conviertas ese archivo interno en otra publicación de datos. Su utilidad es permitir comprobar el permiso y atender una petición posterior, con acceso limitado a quienes lo necesiten para esa gestión.
Prepara también cómo retirar el consentimiento
El RGPD reconoce que el consentimiento puede retirarse en cualquier momento y que debe ser tan fácil retirarlo como darlo. Antes de publicar, deja claro cómo contactar contigo y quién localizará los lugares donde se utilizó el testimonio.
Si llega una retirada, identifica ese uso y atiende la petición conforme a sus circunstancias. No prometas eliminar indiscriminadamente documentos conservados por otras finalidades sin revisarlas. Puedes revisar con Alexis el expediente del testimonio antes de incorporarlo a tu web, dentro de la organización del negocio como autónomo o sociedad.
