¿Tu proveedor te ha avisado de que perderás el acceso al portal donde guardas sus facturas? Antes de que llegue la fecha indicada, descarga los documentos completos, conserva los archivos originales recibidos y comprueba que puedes abrirlos fuera de esa cuenta. Para conservar facturas del portal del proveedor, guardar el enlace o un listado de compras puede dejarte sin el documento que necesitarás después.
El aviso del proveedor marca la fecha práctica para organizar la descarga. No establece cuánto tiempo debes conservar cada factura. Esa obligación continúa aunque termine la suscripción, cambies de distribuidor o dejes de utilizar su aplicación.
Empieza por saber qué documentos dependen de esa cuenta
Revisa los periodos durante los que has comprado al proveedor y localiza las facturas disponibles. No te limites al último mes visible: el portal puede separar documentos por cuenta de cliente, establecimiento o ejercicio. Comprueba también si hay abonos o rectificaciones relacionados con aquellas compras.
El artículo 19 del Reglamento de facturación obliga a conservar las facturas recibidas. Permite que un tercero se encargue materialmente de la conservación, pero el empresario o profesional sigue siendo responsable de cumplirla. Por tanto, que el proveedor almacene documentos en su portal no resuelve por sí solo qué sucederá cuando dejes de entrar.
Una lista de control sencilla puede recoger periodo revisado, documentos localizados y descarga pendiente. Utilízala para detectar huecos. Si falta una factura concreta, solicita ese documento al emisor mientras todavía puedes identificar el pedido desde la cuenta.
Descarga el documento, no solo la pantalla de compras
Los documentos deben conservarse con su contenido original y de forma ordenada. En la conservación electrónica debe asegurarse la legibilidad en el formato original recibido o remitido y, cuando corresponda, la de los datos asociados y mecanismos de verificación. Guarda los archivos que realmente integran la factura, incluidos los elementos asociados que resulten necesarios.
Una exportación de movimientos puede servir para conciliar, pero no presupongas que contiene todas las facturas. Abre una compra y compara el documento descargado con la información del listado. Si el portal ofrece varios formatos, comprueba cuál recibiste y qué archivos debes mantener para conservarlo de manera completa.
| Elemento | Utilidad | Qué comprobar |
|---|---|---|
| Archivo de factura | Conservar el documento recibido | Contenido completo, formato y lectura |
| Datos asociados de verificación | Mantener los elementos que acompañan a la factura cuando correspondan | Que sigan vinculados al archivo |
| Listado de compras | Localizar operaciones y detectar ausencias | Que tenga correspondencia con los documentos |
| Enlace al portal | Acceder mientras la cuenta funcione | No depender exclusivamente de un acceso que va a terminar |
Si la descarga contiene carpetas o paquetes que no reconoces, consulta con Alexis qué documentos debes conservar antes de perder el acceso al portal. Facilita una muestra del archivo y explica cómo lo recibiste.
Prueba el archivo desde fuera del portal
Abre los documentos descargados sin utilizar la sesión del proveedor. Esta comprobación práctica ayuda a descubrir archivos vacíos, accesos directos o descargas que solo contienen una página. Mira si puedes leer los datos de emisor y destinatario, el concepto y las páginas que forman el documento.
El reglamento exige autenticidad del origen, integridad del contenido, legibilidad y acceso de la Administración sin demora injustificada. Poder abrir un archivo es una comprobación útil, aunque no acredita por sí solo todas esas condiciones. Mantén el documento recibido sin editar su contenido y conserva la información necesaria para relacionarlo con la compra.
Si trabajas con una asesoría, acuerda dónde quedarán los archivos y quién comprueba los huecos. Enviar un correo que diga «ya está todo en el portal» puede dejar una tarea abierta cuando la cuenta desaparezca. Es preferible indicar qué periodos se han revisado y qué documentos siguen pendientes.
Una carpeta con enlaces que dejan de funcionar
Supuesto ilustrativo: una autónoma cambia de proveedor de suministros. Su carpeta anual contiene enlaces al portal anterior y un resumen de pedidos, pero no los archivos de las facturas. El proveedor avisa de que cerrará su acceso al terminar el contrato.
Antes del cierre, descarga las facturas de los periodos pendientes y compara sus referencias con el resumen. La comprobación tiene sentido porque un pedido puede tener varios documentos posteriores, mientras que el enlace solo permitía llegar a ellos desde una cuenta activa.
El resultado es un archivo de documentos que puede consultar fuera del portal, con una lista separada de las facturas que debe pedir al emisor. No convierte el resumen de pedidos en una factura ni inventa los archivos que no encuentra.
Organiza la conservación después de terminar el contrato
Guarda las facturas de manera que puedas localizarlas por proveedor, fecha y referencia. Relaciona los documentos posteriores con la compra correspondiente. Esa organización facilita responder cuando necesitas una factura concreta y evita confundir varias descargas del mismo documento con nuevas compras.
Si vas a cambiar el servicio que conserva el archivo, comprueba las condiciones aplicables a su ubicación y al acceso de la Administración. El reglamento contempla requisitos específicos cuando la conservación se realiza fuera de España; no elijas una ubicación nueva suponiendo que cualquier almacenamiento cumple por ser electrónico.
La guía de facturación para autónomos sitúa estas obligaciones en el conjunto de tu documentación. Si tu acceso va a caducar, prepara con Alexis la revisión de las facturas descargadas y de los documentos que faltan, antes de dar por cerrado el cambio de proveedor.
