¿Vas a enviar tu primera remesa SEPA y solo tienes el IBAN que te pasó el cliente? Antes de incluir el recibo, comprueba el mandato que autoriza ese cobro. Una cuenta guardada en la ficha no sustituye la autorización, y generar correctamente el fichero bancario no demuestra que la tengas.
Para esa primera remesa SEPA, localiza el mandato, identifica a quién corresponde y contrasta sus datos con el adeudo que preparas. Si falta o no puedes relacionarlo con el cobro, resuelve esa diferencia antes de enviarlo. Aquí hablamos de un negocio que inicia adeudos a sus clientes, no de una transferencia que el propio cliente ordena.
Un IBAN permite identificar la cuenta, no la autorización
El artículo 36 del Real Decreto-ley 19/2018 vincula la autorización de una operación de pago al consentimiento del ordenante. También señala que la forma de dar ese consentimiento se acuerda con su proveedor de servicios de pago. No puedes sustituir esa comprobación por el hecho de que el número de cuenta tenga un formato válido.
Puede que el cliente te haya facilitado su cuenta para recibir una devolución o para otra gestión. Eso no permite dar por hecho que autorizó el cobro que estás preparando. Si la conversación no aclara su finalidad, pide el mandato por el procedimiento que corresponda a tu modalidad de adeudo.
Utiliza el modelo y el circuito que hayas acordado con tu entidad. No añadas una fecha de firma ficticia para que el programa deje generar el fichero. La fecha de creación de una ficha y la de firma de una autorización son hechos distintos.
Relaciona el mandato con el recibo concreto
El Reglamento 260/2012 define la orden como la manifestación del consentimiento y de la autorización para que el beneficiario inicie el cobro y el proveedor de servicios de pago atienda esas instrucciones. Para revisarla, distingue a tu negocio, que cobra, del titular o autorizado que presta el consentimiento sobre la cuenta de cargo.
Comprueba que el documento corresponde al cliente y a la cuenta que vas a utilizar, y que la modalidad coincide con la contratada para la remesa. Si aparece otra cuenta o una modificación posterior, no elijas el dato más cómodo para cerrar el fichero. Averigua cuál es el vigente y conserva la relación entre ambos soportes.
El anexo del Reglamento incluye la referencia única de la orden y la fecha de firma entre los datos del adeudo, en los términos que allí se establecen. La referencia identifica la orden; no es simplemente un número nuevo que deba sustituirse por cada factura recurrente.
Qué debes poder explicar antes de enviar
| Dato disponible | Pregunta que resuelve | Lo que queda por comprobar |
|---|---|---|
| IBAN en la ficha | Qué cuenta has registrado | Si existe autorización para iniciar el adeudo |
| Mandato firmado y localizado | Qué orden conservas y quién la suscribió | Su correspondencia con cuenta, modalidad y recibo |
| Referencia y fecha en el fichero | Qué datos estás transmitiendo al banco | Que procedan de la orden real y no de un campo rellenado automáticamente |
| Validación técnica del fichero | Si supera esa comprobación de formato | El consentimiento y el resultado posterior del cobro |
No utilices la tabla como certificación de que el recibo se cobrará. La disponibilidad de fondos, las instrucciones del pagador y otras incidencias pueden afectar al resultado. El control previo evita enviar sin haber localizado y revisado la autorización; no elimina todos los motivos de rechazo.
Si el primer fichero está preparado y el mandato no aparece, cuenta a Alexis qué autorización conservas y qué recibo quieres incluir. Puedes explicar la incidencia sin enviar el IBAN completo por un mensaje inicial.
El cliente nuevo que todavía no devolvió el documento
Supuesto ilustrativo: un negocio de mantenimiento recibe por correo la cuenta de un cliente nuevo y le envía el mandato para firmarlo. Al preparar la remesa mensual, el programa ya muestra ese IBAN, pero el documento devuelto no está en la carpeta.
Al revisar la conversación, la persona que prepara el cobro distingue el envío del modelo de su devolución firmada. Decide pedir y comprobar la autorización antes de incorporar ese adeudo, en lugar de inventar una fecha para completar la ficha.
Ese recibo queda fuera del fichero hasta resolver la autorización. La factura y la prestación del servicio se siguen gestionando por sus propios documentos; no se dan por anuladas porque el cobro no haya entrado en esa remesa.
Guarda también las modificaciones del mandato
El artículo 5.3 del Reglamento exige que las órdenes y sus modificaciones o cancelaciones queden en poder del beneficiario o de un tercero por su cuenta. No basta con conservar únicamente la hoja inicial si después ha cambiado la autorización.
Relaciona el soporte con la referencia utilizada en el programa y limita el acceso a los datos bancarios. Cuando cambie una cuenta o se reciba una cancelación, revisa su efecto con la entidad antes de reutilizar la configuración anterior. La guía de facturación de Taxea sitúa el documento emitido en su propio circuito. Para cerrar la preparación del cobro, revisa con Alexis el mandato pendiente antes de enviar tu primera remesa.
