Si debes varias facturas al mismo proveedor, el momento de indicar cuál pagas es al efectuar el pago. ¿Y si después recibes un recibo que aplica el dinero a otra deuda? Aclara la discrepancia antes de aceptarlo: el Código Civil atribuye consecuencias a esa aceptación. No conviene dejar la decisión para el cierre mensual, cuando el banco muestra una salida de dinero y cada parte ha cancelado una factura distinta.
Indica qué deuda pagas en el momento de hacerlo
El artículo 1172 del Código Civil permite al deudor declarar, al hacer el pago, a cuál de sus deudas debe aplicarse. Esa es la elección que interesa dejar clara si tienes varias facturas pendientes con el mismo proveedor.
Una referencia precisa permite identificar la factura y el importe que pretendes satisfacer. Si utilizas una comunicación adicional para explicar el pago, relaciónala con la transferencia o con el medio utilizado. Así se conserva qué se indicó al efectuarlo, en lugar de reconstruir una intención semanas después.
No confundas esa decisión con una propuesta automática del programa contable. Que una aplicación sugiera cancelar la factura más antigua puede resultar cómodo para registrar el movimiento, pero no acredita qué deuda se pagó. Primero comprueba la aplicación del pago; después refleja el resultado en los saldos.
Comprueba la aplicación que recoge el recibo del acreedor
El segundo párrafo del artículo 1172 se refiere al recibo del acreedor que hace una aplicación del pago. Si el deudor lo acepta, no podrá reclamar contra esa aplicación, salvo que haya mediado una causa que invalide el contrato.
Por eso conviene leer qué deuda aparece en el recibo antes de aceptarlo. Si no coincide con la que indicaste, pide aclaración y que el documento refleje lo que se haya acordado. Guardar dos documentos contradictorios sin resolver la diferencia no permite dar por cerrado el saldo con tranquilidad.
| Qué tienes | Qué cuestión resuelve | Qué revisar antes de cerrar |
|---|---|---|
| Declaración del deudor al pagar | A qué deuda indica que se destina el dinero | La factura y el importe identificados en ese momento |
| Recibo del acreedor con una aplicación | Qué deuda da por satisfecha el acreedor | Si coincide con la instrucción antes de aceptarlo |
| Pago cuya imputación no puede fijarse por las reglas anteriores | La aplicación subsidiaria prevista por la ley | Deudas vencidas, mayor onerosidad y, cuando proceda, prorrata |
La excepción de invalidez no es un permiso general para cambiar de opinión después de aceptar un recibo. Si ya existe una discrepancia con un documento aceptado, conserva los hechos y pide una revisión de esa situación concreta. Esta guía no decide si concurre una causa de invalidez en tu contrato.
Si el recibo identifica otra factura, consulta con Alexis la instrucción del pago y el saldo que el proveedor da por cancelado.
Los intereses y el pago parcial tienen sus propios límites
Elegir a qué deuda se aplica una cantidad no permite imponer cualquier pago parcial. El artículo 1169 establece que, salvo autorización expresa del contrato, no se puede obligar al acreedor a recibir parcialmente la prestación. El mismo artículo contempla una regla para una deuda con una parte líquida y otra ilíquida; no convierte cualquier factura abierta en una obligación de aceptar cuotas.
Si vas a pagar solo parte de una factura, comprueba primero las condiciones pactadas y la aceptación de esa cantidad. La elección de factura y la posibilidad de pagar parcialmente son cuestiones diferentes. El caso siguiente presupone que el proveedor acepta el pago parcial.
También hay que separar capital e intereses. Según el artículo 1173, si la deuda produce intereses, no se considera pagado el capital mientras no estén cubiertos aquellos. No calcules el saldo de capital restando toda la transferencia si antes hay intereses que deben atenderse.
Una transferencia para la factura indicada, no para otra abierta
Supuesto ilustrativo con importes inventados: un autónomo debe al mismo proveedor dos facturas ordinarias sin intereses: la A, de 500 euros, y la B, de 700 euros. El proveedor acepta un pago parcial de 500 euros. Al efectuarlo, el autónomo declara que corresponde a la factura B.
El recibo que prepara el proveedor identifica, sin embargo, la factura A. Antes de aceptarlo, el autónomo contrasta el documento con su instrucción y solicita aclarar la diferencia. Las partes confirman que los 500 euros se aplican a B y el recibo recoge esa aplicación.
El resultado es una factura B con 200 euros pendientes, porque 700 menos 500 son 200. La factura A conserva sus 500 euros. El saldo total abierto queda en 700 euros, repartido entre ambas facturas. Hay un solo pago y una aplicación confirmada, sin cancelar otra deuda por la antigüedad que propone el programa.
La comprobación útil del caso ocurre antes de aceptar el recibo discrepante. No se resuelve una discusión ya abierta sobre un documento aceptado ni se atribuye al deudor la facultad de exigir cualquier fraccionamiento. Esas premisas cambiarían el análisis.
Si falta una imputación válida, no elijas la más antigua por rutina
Cuando no pueda aplicarse el pago según las reglas anteriores, el artículo 1174 considera satisfecha la deuda más onerosa para el deudor entre las vencidas. Si estas tienen igual naturaleza y gravamen, el pago se aplica a todas a prorrata.
La regla no dice que se cancele siempre la factura más antigua ni que se reparta el dinero en partes iguales. Antes de utilizarla debes conocer las deudas y las condiciones que permiten compararlas. Si falta esa información, conserva la diferencia identificada y aclárala; una asignación contable provisional no sustituye la determinación de la deuda satisfecha.
Una vez confirmada la aplicación, enlaza el pago, el recibo y cada saldo restante. La guía de dos facturas cobradas en una transferencia explica la conciliación cuando hay retenciones. Para situar los documentos emitidos, puedes consultar la guía de facturación para autónomos. Aquí la decisión previa es a qué deuda se destinó el pago y qué aplicación se aceptó.
Ordena con Alexis la instrucción de pago, el recibo y las facturas que deben seguir abiertas.
