¿Un empleado olvidó fichar al salir? Rellenar la casilla con la hora del contrato no aclara lo ocurrido. Pide su explicación, contrástala con la información disponible y deja constancia de la corrección o de la discrepancia pendiente. Una fila completa sigue siendo incorrecta si la salida se ha añadido por intuición.
La forma concreta de corregirlo debe encajar con el sistema de registro organizado en tu empresa. Esta guía propone cómo preparar la incidencia para revisarla; no sustituye el convenio ni decide si existe un exceso de jornada que pagar o compensar.
Una casilla vacía no dice a qué hora terminó
Una salida en blanco puede deberse a un olvido, un error al usar la aplicación o una incidencia técnica. Antes de escoger una explicación, pregunta qué pasó ese día. Tampoco concluyas que la persona no trabajó porque falta una marca en el registro.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige que el registro diario incluya el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora. Un cuadrante sirve para conocer la previsión, pero no confirma por sí solo que se cumpliera exactamente.
Revisa lo que conservó el sistema antes de editar: entrada, salida ausente, aviso o solicitud de corrección. Así puedes distinguir el dato que faltaba de lo que se ha añadido después. Si el proveedor de la herramienta ofrece un circuito de incidencias, comprueba qué información permite conservar.
Pide una explicación que se pueda contrastar
La persona que comunica el olvido debería poder identificar el día, la salida que recuerda y por qué pide corregirla. Una petición como «añade la salida del cuadrante» no describe ese trabajo concreto. Si no recuerda la hora con suficiente precisión, deja visible esa limitación.
Contrasta la explicación con los datos disponibles y pertinentes: por ejemplo, un parte de cierre o la confirmación de quien organizó la tarea. Un correo enviado no demuestra por sí solo toda una jornada. Tampoco hace falta convertir una incidencia administrativa en una recopilación indiscriminada de datos personales.
Ese mismo apartado prevé organizar y documentar el registro mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión empresarial previa consulta con los representantes legales de los trabajadores. Utiliza el procedimiento que corresponda; no improvises uno distinto cada vez que aparece un olvido.
Deja una nota que permita seguir la corrección
Una nota breve puede explicar la incidencia mucho mejor que sustituir una celda sin comentario. Como propuesta de control interno, reúne estos elementos junto al registro afectado:
| Elemento | Qué dejar escrito | Qué permite entender |
|---|---|---|
| Registro original | Día y dato ausente o incorrecto | Qué había antes de corregir |
| Propuesta del trabajador | Hora indicada y explicación del olvido | Qué se solicita cambiar |
| Contraste | Dato revisado y persona consultada | Qué respalda la respuesta |
| Resultado | Corrección confirmada o diferencia pendiente, con fecha | Qué se ha resuelto y qué sigue abierto |
Adapta esta nota al procedimiento de tu empresa. Quien recupere el período debe poder entender por qué se modificó una salida. Guarda también la petición original cuando forme parte del procedimiento.
Puedes preparar con Alexis la incidencia de fichaje y las comprobaciones que faltan, con el registro y la explicación del trabajador.
El horario previsto y la salida recordada no coinciden
En este supuesto ilustrativo, el cuadrante terminaba a media tarde y el trabajador dice que se quedó cerrando una entrega. No consta el fichaje de salida. La persona que revisa el registro propone completar la fila con el final del turno previsto.
El razonamiento parte de esa diferencia: el cuadrante explica lo previsto; la explicación describe un cierre posterior que necesita contraste. Rellenar con el turno borraría la pregunta antes de resolverla. Aceptar cualquier hora propuesta sin comprobarla tampoco la resuelve.
El resultado es una incidencia con una hora confirmada o una discrepancia todavía abierta, en lugar de una salida inventada para que el registro quede completo. La calificación de ese tiempo y sus consecuencias laborales requieren revisar la jornada y las reglas aplicables; no salen automáticamente de editar la casilla.
Comprueba también qué resumen había salido
Si el registro ya se utilizó para preparar un resumen, localiza esa versión. Comunica la incidencia a quien gestione las horas para que sepa qué dato cambió y cuál sigue discutido. Evita que el registro corregido y el resumen anterior circulen como si fueran el mismo resultado.
La empresa debe conservar estos registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Revisa que puedas recuperar el período y explicar sus incidencias, sin depender de un mensaje perdido.
Para el contexto del negocio tienes la guía sobre gestión de la cuota y documentación cuando tienes personal. Si necesitas ordenar esta diferencia, puedes revisar con Alexis cómo cerrar esa salida sin alterar el registro por intuición.
Fuentes oficiales
Estatuto de los Trabajadores: artículo 34.9, registro diario, organización y conservación.
