La orden publicada en octubre sobre la solución pública de factura electrónica distingue el documento original y su copia fiel. ¿Dónde quedan entonces el pedido y el contrato que necesita tu cliente? Conserva su vínculo con la factura y comprueba cómo los transmite el programa: la restricción de archivos embebidos se refiere a esa copia concreta.
La Orden HAC/1028/2026 prohíbe incorporar otros ficheros integrados o embebidos en esa copia fiel. Esto no equivale a decir que tu contrato deje de servir o que debas eliminar el pedido. Significa que necesitas separar el documento fiscal y su documentación de apoyo al preparar el circuito de envío.
La restricción se refiere a una copia concreta
El artículo 4 de la orden regula la copia fiel enviada a la solución pública cuando la emisión o interconexión se realiza mediante otras plataformas o sistemas. Su contenido debe respetar los elementos previstos y su identificación como copia.
La prohibición de ficheros integrados o embebidos se formula para esas copias fieles. No conviene convertirla en una afirmación general sobre cualquier archivo que intercambies con un cliente. La factura original, la copia remitida y la documentación comercial cumplen funciones diferentes.
Antes de cambiar tu forma de trabajar, pide al proveedor del programa que explique qué genera en cada paso. Una pantalla que permite adjuntar un archivo no demuestra dónde se envía después ni si termina incorporado a la copia que recibe la solución pública.
El pedido ayuda a identificar el encargo, pero no sustituye la factura
Un pedido puede contener referencias, centros de coste o condiciones de entrega. El contrato puede explicar el servicio y el calendario. Es información útil para aprobar el gasto y relacionarlo con la factura recibida.
Lo que necesitas es mantener esa relación sin confiar en que todo deba ir dentro del mismo fichero. Un archivo de apoyo puede conservarse en el expediente comercial y localizarse desde la referencia de la operación, según el sistema que utilices.
| Elemento | Función que debes comprobar |
|---|---|
| Factura original | Documentar la operación con sus datos fiscales |
| Copia fiel a la solución pública | Transmitir el contenido previsto e identificarse como copia |
| Pedido o contrato | Explicar el encargo y sus condiciones |
| Parte de trabajo o entrega | Aportar el detalle de la ejecución |
Si tu cliente exige una referencia de pedido, acuerda cómo se informa y dónde queda el documento completo. Así evitas que la revisión de la factura dependa de buscar un correo que nadie sabe quién recibió.
Pregunta al programa qué hace con cada adjunto
No basta con comprobar que el archivo se abre en tu ordenador. Pregunta si se envía al destinatario, si permanece en la plataforma o si se incorpora al contenido que se remite a la Administración. Son recorridos distintos y pueden necesitar configuraciones diferentes.
Solicita una explicación sobre la copia fiel y sobre los documentos anexos. Si haces una prueba de integración, utiliza información de prueba y revisa el resultado con el proveedor. No pongas datos reales de clientes en un entorno de demostración sin comprobar su finalidad y condiciones.
La normativa tiene un calendario de aplicación progresiva. La publicación de la orden no significa que todas las empresas deban empezar el mismo día con todas las obligaciones. Revisa la fecha que corresponda a tu caso antes de modificar el circuito de emisión.
Un expediente completo puede estar formado por varios archivos
Imagina, como ejemplo ilustrativo, que facturas un mantenimiento mensual y el cliente necesita consultar los partes de las actuaciones. La factura y los partes pueden quedar relacionados mediante una referencia común, sin convertir cada parte en una factura nueva.
Lo importante es que ambas partes sepan dónde consultar el detalle y que la factura mantenga los datos exigidos. Si el cliente no encuentra el soporte, aclara la referencia o el acceso; no cambies el contenido fiscal a ciegas para resolver un problema de archivo.
Qué dejar acordado antes de cambiar el circuito
Identifica quién emite, quién recibe, qué copia se genera y dónde se conserva cada soporte. Añade quién revisa los errores y cómo se comunica al cliente una incidencia de envío. Esta descripción debe reflejar lo que hace el sistema, no solo lo que promete su folleto.
La guía de facturación sitúa los requisitos generales. Para este cambio, pide una respuesta concreta al proveedor: cómo evita incluir archivos embebidos en la copia fiel y cómo mantiene accesible la documentación comercial relacionada.
