Supuesto ilustrativo: una autónoma importa su hoja de facturas y el programa nuevo muestra como pendiente un documento que había cobrado antes del traslado. ¿Debe reclamarlo otra vez? Antes de enviar avisos, comprueba si al importar las facturas cobradas se trasladó también su seguimiento de pagos. Tener la factura en destino no demuestra que haya llegado su saldo correcto.
La decisión útil es revisar los pendientes importados antes del primer recordatorio. La hoja anterior, las facturas originales y los cobros te permiten distinguir una deuda que sigue abierta de una información que faltó trasladar.
Antes de activar avisos, fija una fecha de corte
Elige un momento concreto para comparar ambos sistemas. Guarda una copia de la hoja tal como estaba entonces y prepara la relación de facturas que estaban pagadas, parcialmente cobradas o abiertas. Esta fecha de corte es una propuesta de control interno, no un plazo tributario nuevo.
Si sigues cobrando mientras haces el traslado, separa esos movimientos posteriores. De lo contrario puedes comparar una hoja del lunes con un programa actualizado el jueves y atribuir a la importación una diferencia que corresponde a un pago recibido entre ambos días.
Antes de activar envíos automáticos, identifica quién puede revisarlos. El primer recordatorio no debería servir como prueba de que los datos importados eran correctos: para entonces el cliente ya habrá recibido una reclamación.
Identifica la factura sin crear otra venta
El artículo 6 del Reglamento de facturación incluye entre los datos de la factura su número y, en su caso, serie, la fecha de expedición y la identificación del emisor y del destinatario. Esos datos permiten reconocer el documento que estás comparando.
No uses solo el nombre del archivo o el número de fila. Comprueba la identidad completa de la factura y el original al que se refiere. Dos filas con referencias parecidas pueden pertenecer a series o emisores diferentes; una copia del mismo PDF tampoco representa otra operación.
Importar información para seguir un cobro no exige crear una venta nueva. Si el programa te propone emitir documentos al cargar el archivo, aclara primero qué función estás utilizando. Esta guía no presupone que todos los productos importen datos o apliquen estados del mismo modo.
Traslada el saldo, no una etiqueta que no entiendes
Una casilla «pagada» puede proceder de un dato que escribiste en la hoja; otra aplicación puede necesitar el movimiento de cobro correspondiente. Pregunta qué campos acepta el proceso y cómo relaciona el pago con la factura antes de dar por buena una etiqueta.
| Dato | Documento de contraste | Decisión que permite |
|---|---|---|
| Factura identificada | Original y referencia de la hoja | Confirmar que se revisa la misma operación |
| Cobros anteriores al corte | Banco y detalle que los relaciona con esa factura | Saber qué parte se había satisfecho |
| Saldo que permanece abierto | Relación anterior frente al resultado importado | Corregir el seguimiento antes de reclamar |
Si hubo un pago parcial, conserva esa diferencia. Marcar todo como cobrado para quitar un aviso puede esconder una cantidad todavía pendiente. Mantener toda la factura abierta puede producir la reclamación contraria. Si no puedes explicar el saldo, déjalo identificado para revisión.
Puedes revisar con Alexis los saldos importados antes de enviar los primeros recordatorios. Prepara el archivo de origen y un caso concreto, sin limitar la consulta a una captura del aviso.
Prueba el primer recordatorio con documentos ya conocidos
En el supuesto ilustrativo inicial, la autónoma encuentra una factura ya cobrada que el programa marca como pendiente.
Detiene el recordatorio, localiza la factura original y el cobro anterior y revisa qué información se importó. Comprueba el saldo a la fecha de corte en lugar de interpretar la etiqueta como una deuda confirmada.
Corrige el seguimiento del cobro de esa factura y conserva el vínculo con el pago. No emite otra factura ni vuelve a registrar la venta para que desaparezca el aviso.
Como comprobación operativa, compara además un documento parcialmente cobrado y otro realmente abierto. Así podrás ver si el problema afecta a la relación de pagos, a un campo omitido o a un caso aislado, antes de utilizar la lista para contactar con clientes.
Conserva el puente entre la hoja y el programa
La AEAT indica que la conservación electrónica debe asegurar la legibilidad del formato original y la autenticidad e integridad del contenido. El traslado de un seguimiento comercial no sustituye esos documentos.
Guarda la copia del corte y la explicación de los ajustes. Si el cliente responde que ya pagó, contrasta su referencia con el cobro; no modifiques una factura válida para corregir solo el estado de seguimiento.
La guía de facturación para autónomos aporta el contexto documental. Antes de reclamar diferencias, contrasta con Alexis qué cobros anteriores faltan en tu nuevo control de facturas.
Fuentes oficiales
Reglamento de facturación, artículo 6. AEAT: conservación de facturas.
