¿Has enviado una foto de la factura a la gestoría y quieres tirar el papel? El envío no demuestra que se haya realizado una digitalización certificada. Antes de destruir el original, aclara qué proceso se ha utilizado y quién conserva el documento que respalda la operación.
Una fotografía puede servir para trabajar o comunicar un gasto. Otra cosa es cumplir la conservación de la factura y, cuando procede, sustituir el papel mediante el proceso previsto. No decidas por el botón «subido»: esa confirmación puede significar únicamente que el archivo llegó a una aplicación.
Enviar el documento y conservarlo cumplen funciones distintas
El artículo 19 del Reglamento de facturación exige conservar los documentos con su contenido original y de forma ordenada. También permite que un tercero realice materialmente esa conservación por cuenta del empresario o profesional, que mantiene la responsabilidad de cumplir las obligaciones del capítulo.
Por eso conviene distinguir qué servicio has contratado. Una asesoría puede recibir una imagen para preparar la contabilidad sin estar realizando una digitalización certificada ni asumiendo el archivo de todos tus originales. Pregunta por el proceso, no por una promesa genérica de trabajar «sin papeles».
Identifica también el formato de origen. Si recibiste la factura electrónicamente, guarda el archivo recibido y sus elementos asociados cuando correspondan. Imprimirlo para después fotografiarlo añade una copia de trabajo; no explica cómo conservarás el original electrónico.
La conservación exige más que poder abrir una imagen
El artículo 20 pide garantizar autenticidad del origen, integridad del contenido, legibilidad y acceso de la Administración en las condiciones que establece. Un recorte donde falta el pie, una página borrosa o un adjunto que nadie puede recuperar no resuelven esa necesidad.
| Lo que has hecho | Qué puedes comprobar | Qué falta aclarar |
|---|---|---|
| Enviar una foto por correo | Que el destinatario recibió esa copia | Quién conserva el original y con qué proceso |
| Subir un PDF a una aplicación | Que el archivo está disponible y completo | Las condiciones del archivo y su recuperación |
| Usar una digitalización certificada | El procedimiento, software y resultado identificados | Que ese documento concreto pasó por el proceso aplicable |
La tabla no permite deducir que cualquier PDF sea insuficiente ni que todas las aplicaciones funcionen igual. Obliga a preguntar qué se hizo con el documento concreto. Conserva el soporte de esa respuesta antes de tomar una decisión irreversible sobre el papel.
Qué añade la digitalización certificada
El artículo 7 de la Orden EHA/962/2007 contempla prescindir de los originales en papel que han servido de base a una digitalización certificada realizada conforme a sus requisitos. Entre ellos figuran utilizar software certificado y obtener una imagen fiel e íntegra firmada electrónicamente dentro del proceso.
No basta con que una aplicación reconozca automáticamente proveedor, fecha e importe. Extraer esos campos sirve para preparar registros; no acredita por sí mismo que el archivo obtenido cumpla el proceso de digitalización certificada. Pide identificar el sistema utilizado y qué constancia permite relacionar tu factura con su resultado.
Si tu duda está en el documento que enviaste, consulta con Alexis qué original y qué copia conserva actualmente tu circuito de facturas. Explica si la factura llegó en papel o por vía electrónica.
La factura está contabilizada: supuesto ilustrativo
En este supuesto ilustrativo, un negocio fotografía una factura recibida en papel y la envía por correo. La asesoría confirma que ha podido registrar sus datos. Al ordenar el local, el negocio interpreta esa respuesta como permiso para destruir el documento.
El razonamiento correcto separa las dos confirmaciones: poder registrar los datos no demuestra que se haya ejecutado una digitalización certificada del original. Antes de actuar, pregunta qué documento conserva la asesoría, con qué procedimiento y qué puede recuperar después.
El resultado es mantener el papel mientras aclara el archivo y acordar cómo tratará las próximas facturas. No cambia los datos de la compra ni repite su contabilización. Resuelve quién conserva cada soporte sin convertir una confirmación de trabajo contable en otra cosa.
Acuerda la recuperación antes de depender de un único buzón
Comprueba cómo localizarás una factura concreta y cómo recuperarás el conjunto si cambias de servicio. Un hilo de correo puede ayudar a encontrar el envío, pero no es una respuesta completa sobre el archivo. Revisa páginas, adjuntos y relación con el registro correspondiente.
Evita fijar un único plazo de destrucción por una frase general. El artículo 19 remite a los plazos y condiciones legales aplicables; aquí no se revisan las circunstancias particulares de cada operación ni otras obligaciones documentales. La decisión de conservación debe contemplarlas antes de eliminar soportes.
La guía de facturación de Taxea sitúa los documentos del circuito fiscal. Para concretar tu archivo, habla con Alexis antes de retirar originales que solo has fotografiado o enviado. Prepara un caso y la explicación del servicio sobre cómo lo conserva.
