Una pyme prueba una aplicación para fichar y encuentra un mapa que muestra posiciones entre la entrada y la salida. Es un caso ilustrativo. ¿Puede activar ese seguimiento porque la herramienta también registra la jornada? Debe separar las dos funciones y revisar su finalidad. La AEPD explica que, si la finalidad de la geolocalización es el registro horario, los datos sirven para las horas de inicio y fin de la actividad, no para verificar la ubicación en cada momento. Tener ambas opciones en el mismo menú no las convierte en una sola decisión.
Separa el fichaje de la función que sigue posiciones
El primer paso es saber qué hace realmente cada ajuste. Una función puede guardar información cuando se realiza un fichaje y otra puede recoger posiciones de manera continuada. Pregunta al proveedor cuándo se activa cada recogida y qué datos quedan almacenados.
No te quedes con una respuesta como «incluye control horario». Pide la descripción del comportamiento concreto. Si hay un mapa, necesitas entender qué eventos lo alimentan y durante qué periodos. El nombre comercial de la función puede no explicar esos detalles.
Separar las finalidades tampoco supone afirmar que cualquier geolocalización laboral esté prohibida. Significa que la necesidad de registrar la jornada no sirve por sí sola para justificar todo el seguimiento que permita el producto. La implantación concreta necesita su propia revisión.
Comprueba qué datos recoge cada ajuste
Antes de una prueba con datos de la plantilla, solicita documentación y utiliza un entorno de demostración identificado cuando sea posible. Anota qué función estás examinando, qué dato aparece y quién puede consultarlo. No mezcles los datos de ensayo con los registros reales.
| Función mostrada | Dato a comprobar | Pregunta al proveedor |
|---|---|---|
| Fichaje | Evento de entrada o salida y datos asociados | ¿Qué se recoge exactamente al fichar? |
| Mapa de posiciones | Ubicaciones entre eventos | ¿Existe recogida continua y cuándo se activa? |
| Consulta del historial | Usuarios con acceso y periodo visible | ¿Qué permisos permiten ver cada dato? |
Esta tabla prepara preguntas; no certifica que una configuración sea adecuada. Si el proveedor ofrece opciones que no necesitas para el propósito previsto, identifica cuáles pueden permanecer desactivadas mientras se revisa el sistema.
La prueba de configuración que evita mezclar finalidades
Volvamos al supuesto ilustrativo de la pyme del inicio. La responsable esperaba comprobar entradas y salidas, pero en la demostración ve posiciones intermedias. No sabe todavía si son datos simulados del producto o el comportamiento que tendría su configuración.
Pide que le muestren por separado el registro de jornada y el seguimiento del mapa. Documenta qué opción recoge posiciones entre fichajes y traslada esa información a la revisión laboral y de protección de datos, junto con la finalidad que había previsto.
El resultado es una decisión de configuración pendiente de comprobar, con dos funciones identificadas. La responsable no presenta la demostración como una autorización para seguir rutas ni da por implantado correctamente el fichaje por haber comprado la licencia.
La información a la plantilla también necesita describir el sistema
La guía exige informar de forma expresa, clara e inequívoca sobre la existencia y las características de los dispositivos. Por eso la explicación interna debe corresponder a la configuración que se vaya a utilizar, no a una descripción genérica del catálogo.
Si el documento dice que se registran eventos concretos, pero el ajuste mantiene un seguimiento adicional, hay una diferencia que debes aclarar antes de continuar. Comprueba también qué información y documentación necesita revisar la persona responsable de protección de datos.
Conserva las respuestas del proveedor y la versión de la configuración examinada. Una modificación posterior puede cambiar el comportamiento observado en la prueba. La explicación inicial no debería convertirse en un documento estático que nadie compara con los cambios del servicio.
Qué revisar antes de ponerlo en marcha
La AEPD vincula estos sistemas con la proporcionalidad y la existencia de medios menos invasivos. La revisión debe considerar la situación concreta; una opción incluida gratuitamente en la aplicación no acredita que sea necesaria para tu empresa.
Una vez delimitadas las funciones, comprueba también la consulta y conservación del registro horario. Son comprobaciones complementarias: poder recuperar un fichaje no explica por qué se han recogido otros datos de ubicación.
En la gestión de personal y documentación laboral, lleva a la revisión hechos comprobables sobre el sistema. Comenta con Alexis qué datos recoge tu fichaje antes de incorporar nuevas funciones a la operativa.
Fuentes oficiales
AEPD: La protección de datos en las relaciones laborales, páginas 36 y 53, finalidad del registro y geolocalización. Se utiliza ese alcance, sin aprobar una implantación particular.
