La fecha de expedición indica cuándo se emite la factura. La fecha de operación identifica cuándo se realizó la operación documentada. Si son distintas, hay que conservar esa diferencia en lugar de cambiar una de ellas para que ambas coincidan. Confundirlas puede dificultar la revisión del periodo al que corresponde una operación.
El Reglamento de facturación exige que la factura incluya la fecha de expedición. También contempla la fecha de la operación o del pago anticipado cuando sea distinta de la fecha de expedición. Estas reglas no resuelven por sí solas todos los criterios de devengo o de imputación: para eso hay que revisar el impuesto y la operación concreta.
Empieza por la operación que puedes acreditar
Antes de editar la factura, reúne el encargo, el documento de entrega, la aceptación del trabajo y la información del cobro cuando exista. En una venta de bienes puede haber un albarán. En un servicio puede existir un hito contractual o un mensaje de aceptación. El documento útil depende de lo que hayan acordado las partes y de lo que haya ocurrido.
No elijas una fecha únicamente porque sea la del movimiento bancario. El cobro puede producirse antes o después de la entrega. Tampoco supongas que la fecha en que descargaste un documento coincide con la fecha que debe figurar en la factura. Son hechos diferentes y conviene anotarlos por separado.
Para situar el caso en el circuito general, puedes consultar la guía de facturación para autónomos. Cuando una afirmación dependa del calendario normativo, contrástala con la fuente oficial aplicable antes de tomar una decisión.
Una secuencia de fechas evita conclusiones precipitadas
| Hecho | Documento de apoyo | Qué permite comprobar |
|---|---|---|
| Encargo | Contrato o pedido | Qué se pactó |
| Entrega o prestación | Albarán, aceptación u otra evidencia | Qué ocurrió y cuándo |
| Expedición | Factura emitida | Cuándo se documentó mediante factura |
| Cobro | Justificante bancario | Cuándo se recibió el dinero |
Si falta un soporte, no completes la fecha por intuición. Pregunta a la persona que gestionó la operación y conserva su explicación junto a la documentación. Una nota interna puede ayudar a reconstruir los hechos, pero no debe presentarse como un albarán o una aceptación inexistentes.
Qué hacer cuando ambas fechas son distintas
Comprueba que el programa permite reflejar los datos correspondientes. Si no encuentras el campo, revisa la documentación del proveedor antes de resolverlo escribiendo una fecha diferente en el encabezado. Lo relevante es conservar la información exigida de forma clara y poder recuperarla después.
Después comprueba las reglas de expedición aplicables. El hecho de que una factura pueda mostrar dos fechas no significa que cualquier demora sea correcta. Los plazos concretos dependen de la operación y de sus circunstancias; no deben deducirse de este ejemplo organizativo.
Si ya has emitido el documento y detectas un error, guarda la versión original y analiza la corrección que corresponda. Evita sustituir el archivo enviado al cliente sin dejar rastro de qué cambió. Una modificación aparentemente pequeña puede afectar a la documentación que otra persona ya ha registrado.
Si la diferencia de fechas afecta a un periodo ya cerrado, puedes revisar la secuencia documental con Taxea antes de modificar el archivo.
Ejemplo hipotético: entrega antes de emitir la factura
Supongamos que un profesional termina un encargo, recibe la aceptación del cliente y prepara la factura después. Conserva el mensaje de aceptación y la documentación del trabajo. Al revisar el documento, distingue el momento de la prestación de la fecha en que lo ha expedido.
Más tarde, el cliente paga. Ese cobro se relaciona con la factura, pero no sustituye las fechas anteriores. Si surge una duda sobre el periodo fiscal, el expediente permite revisar la secuencia con el asesor sin cambiar retrospectivamente los hechos para que encajen con el banco.
Un anticipo plantea otra secuencia: primero se recibe una cantidad y después se completa el trabajo. En ese caso conviene identificar el concepto del cobro y revisar su documentación específica. No todos los pagos previos responden a la misma situación contractual o tributaria.
Control final antes de archivar
Si revisas una compra, conserva además el periodo del servicio y la fecha de puesta en uso cuando se trate de un equipo. La guía de gastos e imputación explica por qué el pago y el gasto fiscal pueden responder a criterios distintos. Una factura recibida tarde no autoriza a alterar la fecha de la operación: documenta cuándo la recibiste y revisa el periodo que corresponda.
Revisa que el documento identifica la operación, que las fechas se corresponden con la evidencia y que el destinatario recibe la versión correcta. Conserva el vínculo entre el encargo, la entrega, la factura y el cobro. Si has pedido una corrección, mantén el asunto abierto hasta recibir o emitir el documento que la resuelva.
Este pequeño control también facilita el trabajo al cambiar de programa o de asesoría: otra persona puede entender la operación sin depender de tu memoria. La finalidad no es multiplicar archivos, sino mantener una secuencia comprensible.
Fuentes oficiales y referencias
Reglamento de facturación, contenido de las facturas y fechas. Fuente comprobada el 3 de septiembre de 2026.
Este contenido tiene carácter informativo y general. La aplicación concreta de las obligaciones fiscales depende de la actividad y circunstancias de cada contribuyente. Si las fechas afectan a un periodo ya revisado, puedes consultar la documentación de la operación con Taxea.