¿Has perdido la factura original y necesitas recuperarla? Pide al proveedor un duplicado de factura que identifique la operación ya realizada. La pérdida del original por cualquier causa permite expedir un duplicado. Ese documento debe reconocer su condición y corresponder a la factura que estás buscando; una petición de copia no supone encargar de nuevo el producto ni pagar otra vez.
Esta comprobación sirve para recuperar una factura que se había emitido con datos correctos. Cuando el problema está en el precio, el destinatario o la operación descrita, conviene explicar esa diferencia al emisor antes de aceptar el archivo recibido.
Localiza la operación que ya se había facturado
Facilita al proveedor el número de factura, si lo conoces, su fecha y el nombre del destinatario. Si has perdido también esa referencia, el pedido, el albarán o el pago pueden ayudar a localizarla. Indica qué has comprado y cuándo, en lugar de pedir simplemente «una factura de este importe».
Una misma cantidad puede corresponder a compras diferentes. Por eso interesa relacionar la solicitud con el pedido concreto, especialmente si utilizas una cuenta de empresa en la que compran varias personas. El correo desde el que se hizo la compra puede ser otra pista para encontrar el documento correcto.
Al recibirlo, compara el emisor, el destinatario, la fecha, el concepto y el importe con lo que ya tenías registrado. El reglamento permite expedir un solo original de cada factura. Lo que buscas es recuperar la documentación de esa operación, manteniendo clara su identidad.
La palabra «duplicado» tiene una función concreta
El duplicado tiene la misma eficacia que su original. El artículo 14 del Reglamento de facturación reconoce esa eficacia y regula los supuestos en los que puede expedirse. Aquí estamos ante uno de ellos: la pérdida del original, incluida la factura original extraviada que no logras localizar entre tus documentos.
Cada ejemplar duplicado debe llevar la expresión «duplicado». Revisa que aparezca en el documento que te entrega el emisor. Que el archivo se llame «copia.pdf» en tu ordenador no incorpora por sí solo esa mención al contenido de la factura.
Pide la aclaración al proveedor si solo has recibido una captura incompleta, una confirmación del pedido o un archivo que pertenece a otra compra. La forma de entrega debe permitir conservar y leer el documento completo. Tampoco añadas tú una marca sobre un archivo ajeno para presentarlo como el duplicado expedido por el proveedor.
Si cambia el contenido, pide al emisor que aclare el motivo
Recuperar el documento y corregir su contenido son actuaciones diferentes. Cuando una factura incumple los requisitos de los artículos 6 o 7, el artículo 15 contempla la factura rectificativa, con las precisiones de ese propio artículo. Describe lo que has detectado para que el emisor determine la actuación procedente.
| Lo que has comprobado | Qué pedir al proveedor | Qué revisar al recibirlo |
|---|---|---|
| La factura era correcta y has perdido el original | Un duplicado de aquella factura | Identidad de la operación y mención «duplicado» |
| El documento recibido contiene un dato diferente | Una explicación de la diferencia y la actuación que corresponda | Qué dato cambia y a qué factura se refiere |
| El original aparece después de recibir el duplicado | Aclaración solo si ambos documentos discrepan | Que el registro de la compra siga siendo único |
Si la diferencia afecta a una factura que ya habías utilizado, consulta con Alexis la diferencia entre la factura perdida y el documento que te han enviado. Prepara ambos archivos y señala el dato concreto que no coincide.
Una factura de compra vuelve a aparecer entre los correos
Supuesto ilustrativo: una profesional compró una silla de trabajo y recibió la factura del proveedor. La factura ya figura en su registro de compras, pero al preparar la documentación no encuentra el archivo.
El proveedor le entrega un duplicado por pérdida del original. Días después, la profesional encuentra el correo antiguo con la factura. Ahora dispone de dos documentos relacionados con la misma silla.
El duplicado permite recuperar el documento de aquella compra. Como no se ha entregado otra silla ni se ha producido otro pago, importarlo como una nueva compra repetiría una operación que ya estaba registrada.
La profesional vincula el duplicado con el registro existente y conserva también el original recuperado como parte de la misma documentación. El resultado es una compra documentada, sin un segundo gasto ni otro pago.
El archivo recuperado debe seguir siendo legible
La obligación de conservación comprende las facturas recibidas. Los documentos deben conservarse con su contenido original y ordenadamente. El medio de conservación debe garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad.
Abre el archivo recibido y verifica que puedes leer todas sus páginas, incluidos los datos que permiten identificarlo. Relaciónalo con la compra en tu programa o archivo. Una carpeta con varios documentos de nombres parecidos resulta poco útil si después no puedes saber a qué operación pertenecen.
La guía de facturación para autónomos explica el marco general. Si lo que conservas es una factura simplificada, puedes consultar qué pedir cuando tienes un ticket.
Si sigues sin poder relacionar el documento con lo registrado, habla con Alexis sobre la factura recuperada y su relación con el registro de la compra. Indica si la operación ya estaba registrada y qué documentación has podido recuperar.
