¿Has enviado la factura correcta con un PDF adjunto equivocado? Abre el archivo del mensaje enviado y compáralo con la factura emitida. Si el documento fiscal es correcto y el fallo está solo en el adjunto, la solución parte de entregar la factura que faltaba, no de crear otra operación para conseguir un PDF nuevo. Si descubres un error también en la factura, tendrás que revisar cómo corregirla antes de reenviarla.
Esta diferencia se ve mejor con el archivo recibido que con la pantalla del programa. Un mensaje cuyo asunto dice «Factura» puede contener un presupuesto, una exportación antigua o un documento que no corresponde al encargo.
Abre lo que salió del correo
Recupera el mensaje de enviados y descarga su adjunto. No uses como comprobación la copia que acabas de generar: esa puede ser correcta y distinta de la que recibió el cliente. Mira el contenido, aunque ambos archivos tengan nombres parecidos.
Después abre la factura emitida en tu programa y compara número, fecha, cliente, concepto e importe. No cambies ningún dato para hacer coincidir artificialmente los documentos. Primero necesitas saber si hay un único registro correcto y un fallo de selección del archivo, o si el problema empezó al emitir.
También conviene identificar el destinatario efectivo del mensaje. Si el adjunto contiene información de otra persona, limita nuevas copias y trata esa incidencia con quien se ocupe de su gestión. El reenvío de la factura correcta no resuelve por sí solo lo ocurrido con el archivo ajeno.
La comprobación termina con una frase concreta: «La factura del programa está bien y envié el presupuesto» o «La factura tiene un dato incorrecto». Esas respuestas llevan a acciones distintas.
Un reenvío no crea una venta nueva
El artículo 17 del Reglamento de facturación obliga a remitir los originales de las facturas a los destinatarios de las operaciones. Por tanto, que exista una factura correcta guardada no basta para dar por resuelto un envío que no la contenía.
El artículo 15.6 limita la consideración de factura rectificativa a las causas previstas en los apartados 1 y 2 de ese artículo. El apartado 1 contempla el incumplimiento de requisitos de la factura original; el apartado 2 recoge cuotas incorrectas y circunstancias que modifican la base imponible.
Si la única incidencia comprobada es que seleccionaste otro adjunto y la factura emitida no necesita ninguna rectificación por esas causas, no transformes el fallo del correo en una segunda factura. Recupera el documento correcto y prepara su entrega por el canal acordado. Este recorrido no resuelve una anulación de la operación ni un cambio en lo facturado.
| Qué has comprobado | Qué necesita atención | Primera acción útil |
|---|---|---|
| Factura correcta y presupuesto adjuntado por error | La entrega del documento que falta | Enviar la factura validada explicando la referencia |
| La propia factura contiene un dato erróneo | El contenido de la factura | Revisar el procedimiento de corrección antes de enviarla otra vez |
| Se adjuntó información de otra persona | El envío incorrecto y el tratamiento del archivo ajeno | Limitar su circulación y gestionar esa incidencia por separado |
Una ilustradora envía el presupuesto en vez de la factura
Supuesto ilustrativo: una ilustradora termina un encargo y emite su factura correctamente. Al preparar el correo selecciona el PDF del presupuesto aceptado. El cliente responde que necesita la factura, aunque el mensaje recibido ya llevaba esa palabra en el asunto.
La profesional abre el adjunto de enviados y comprueba que contiene una propuesta, no la factura emitida. En el programa hay una sola factura para ese trabajo y sus datos son correctos. Crear otra con un nuevo número no entregaría mejor la original: añadiría un segundo documento para una operación que ya estaba facturada.
La solución del supuesto es remitir el PDF de la factura existente, identificarla en el mensaje y explicar que el primer adjunto era el presupuesto. La profesional conserva la factura y la comunicación que aclara el envío. El cliente puede distinguir la propuesta del documento que necesita sin recibir otra factura por el mismo encargo.
Si también cambia la factura, detén el reenvío
La palabra «correcta» tiene que apoyarse en los datos, no en que el programa permita abrir el documento. El artículo 6 del Reglamento enumera los requisitos de la factura completa, incluidos su número, fecha, identificación de las partes, descripción de las operaciones y datos tributarios aplicables. La AEAT también los explica en su ficha sobre contenido de las facturas.
Si al comparar descubres que el cliente o el importe están mal en el propio documento emitido, ya no estás ante el supuesto sencillo de un adjunto equivocado. Revisa el error concreto y la corrección que corresponda; no lo soluciones modificando silenciosamente el PDF que vas a mandar.
La guía de facturación para autónomos ayuda a situar esa comprobación de requisitos. Aquí la decisión es más estrecha: averiguar si tienes que corregir una factura o entregar la que ya estaba bien.
Confirma qué documento ha llegado
En el nuevo mensaje identifica la factura y el encargo. Explica qué ocurrió sin adjuntar otra vez el archivo erróneo si no hace falta. Antes de enviarlo, abre el PDF seleccionado desde ese mismo borrador de correo: es el punto donde puedes detectar que has vuelto a elegir el presupuesto.
Si utilizas envíos automáticos, comprueba qué archivo tomará el siguiente recordatorio. Cambiar el adjunto de un correo manual no corrige una selección equivocada que siga guardada en una plantilla. Tampoco cambies el estado de pago porque hayas reenviado el documento: son hechos diferentes.
Conserva la factura emitida y la aclaración del envío, y verifica con el cliente la recepción cuando sea necesario. Una confirmación de envío no demuestra por sí sola que haya abierto el documento ni que haya pagado. El resultado que buscas es que ambos identifiquéis la misma factura, sin sumar una emisión para tapar un error de adjunto.
Fuentes oficiales
Reglamento de facturación, artículos 6, 15 y 17 y AEAT: contenido de las facturas.
