¿El cliente ha aceptado un presupuesto, pero tú tienes dos versiones con distinto trabajo e importe? No prepares la factura eligiendo simplemente el PDF más reciente. Localiza a qué propuesta corresponde la aceptación y qué cambios se acordaron después. Si no puedes relacionarlos, aclara esa diferencia con el cliente antes de tratarla como un encargo definido.
El número de versión ayuda a identificar un documento; no demuestra por sí solo que haya sido aceptado. El Código Civil sitúa el consentimiento en la coincidencia de oferta y aceptación sobre el objeto y la causa del contrato. Por eso importa reconstruir qué se propuso y qué se aceptó, además de comprobar el nombre del archivo.
Una visita añadida después: supuesto ilustrativo
En este supuesto ilustrativo, una profesional envía una propuesta para revisar unos documentos a distancia. Después prepara otra versión que añade una visita al local. El cliente responde al primer correo aceptando la revisión, mientras la carpeta del negocio ya muestra la versión que incluye la visita.
La profesional contrasta la respuesta con el documento adjunto a ese primer mensaje. El razonamiento es que recibir una propuesta posterior no permite dar por aceptado automáticamente el trabajo añadido. Necesita aclarar si la visita se incorporará al encargo y en qué condiciones.
El resultado es una confirmación específica sobre la visita y una referencia identificable del trabajo acordado. La factura no se prepara importando sin más la última versión de la carpeta. El ejemplo no presupone qué respuesta dará el cliente ni autoriza cobrar una ampliación que no esté aclarada.
Busca la propuesta a la que responde el mensaje
Empieza por la comunicación de aceptación y sus adjuntos. Un correo que dice «de acuerdo» puede estar respondiendo a una conversación anterior, mientras que la carpeta compartida muestra otro PDF. La fecha del último archivo no resuelve esa relación.
Compara destinatario, referencia, fecha y contenido de cada propuesta. No te quedes únicamente con el total: dos versiones pueden tener el mismo precio y cambiar entregables, desplazamientos o revisiones. También puede haberse mantenido el trabajo y modificado el calendario.
Si la aceptación llegó por un canal diferente, conserva la conversación que permite entenderla. No traslades una frase aislada a una ficha como «aceptado» perdiendo aquello a lo que respondía. Si necesitas pedir aclaración, formula una pregunta concreta sobre la diferencia, en lugar de volver a enviar todo sin explicar qué está pendiente.
Identifica qué cambió entre las versiones
| Diferencia encontrada | Qué conviene preguntar | Qué no puedes deducir |
|---|---|---|
| La versión nueva añade una visita | Si esa visita fue incluida en el encargo aceptado | Que el cliente la aprobó por recibir otro PDF |
| Se cambia el calendario y se mantiene el precio | Qué fecha se acordó finalmente | Que comparar totales permita conocer el plazo |
| Un mensaje acepta una referencia anterior | Si hubo después un cambio acordado e identificable | Que la fecha del archivo posterior anule la aceptación previa |
Esta revisión no decide cómo se resolvería una controversia contractual. Sirve para detectar qué parte del encargo está clara y qué pregunta necesita una respuesta. Si el cliente y tu negocio discrepan sobre lo pactado, no conviertas la clasificación de una carpeta en una conclusión jurídica.
Para preparar esa comparación, explica a Alexis qué versiones del presupuesto tienes y a cuál parece responder la aceptación. Identifica la diferencia de alcance, importe o fecha que necesitas aclarar.
La factura necesita describir la operación que documenta
El artículo 6 del Reglamento de facturación exige una descripción de las operaciones y los datos necesarios para determinar la base imponible, entre otros requisitos. Convertir un presupuesto en factura desde el programa no sustituye comprobar que esos datos corresponden a la operación real.
Antes de utilizar esa función, revisa qué líneas pasan al documento y qué trabajo representan. Si una versión contiene partidas opcionales o una ampliación pendiente, la conversión automática puede arrastrarlas aunque el cliente no las haya elegido. El nombre de un botón no resuelve esa comprobación.
Este control tampoco fija cuándo debes emitir la factura o cómo tratar un anticipo. Esas cuestiones dependen de la operación y necesitan su análisis. Aquí se trata de evitar que una confusión de versiones determine por sí sola el contenido del documento.
Deja visible la relación entre aceptación y cambio
Una vez aclarado, relaciona propuesta, aceptación y modificación para que quien prepare el documento pueda entender el encargo. No hace falta ocultar la primera versión: conservar la secuencia permite explicar qué cambió y evita que otra persona vuelva a utilizarla como si siguiera siendo la única propuesta.
Para las siguientes ofertas, utiliza referencias que el cliente pueda reconocer al responder y distingue claramente las opciones pendientes. La guía de facturación de Taxea ayuda a situar los datos del documento fiscal. Si ya tienes una aceptación ambigua, habla con Alexis antes de convertir en factura una versión cuyo alcance no has podido confirmar.
