Dos clientes expiden materialmente tus facturas y te envían las copias. ¿Pueden utilizar la misma serie para documentar tu actividad? El Reglamento exige una serie específica distinta para cada destinatario que las expida conforme a ese régimen. No confundas a quien prepara la factura por tu cuenta con un cliente que simplemente la recibe.
Esta revisión parte de una expedición por destinatario que reúne sus requisitos. No convierte cualquier documento preparado por el cliente en una factura válida ni decide cómo debe funcionar su programa. La pregunta concreta es cómo distinguir las series de esos dos flujos.
La serie distingue a quien expide materialmente por tu cuenta
El artículo 6 del Reglamento exige una serie específica distinta para cada destinatario o tercero que expida las facturas conforme al artículo 5. Por tanto, al recibir documentos de clientes diferentes que las preparan por tu cuenta, identifica qué serie corresponde a cada uno.
El artículo 5 prevé que esas facturas se expidan en nombre y por cuenta del empresario o profesional que realizó las operaciones. Que el cliente intervenga en su preparación no significa que debas leer el documento como una compra de tu negocio en lugar de una factura por tu propia operación.
Comprueba qué papel tiene cada parte antes de diseñar la numeración. Un cliente al que tú expides una factura es un supuesto diferente. La regla que explicamos no obliga a crear una serie para cada persona que te compra: se refiere a quienes la expiden materialmente conforme al régimen indicado.
Cada serie mantiene su propia numeración correlativa
La numeración de las facturas dentro de cada serie es correlativa, según el artículo 6. Para revisar documentos de varios flujos, conserva tanto la serie como el número; mirar solo la parte numérica puede ocultar la diferencia entre ellos.
Antes de importar una copia en tu aplicación, comprueba qué campos utiliza. Si guarda únicamente el número corto y descarta la serie, podrías terminar tratando como iguales referencias completas que eran distintas. Identifica esa pérdida de información antes de modificar el documento recibido.
| Quién expide por cuenta del proveedor | Serie del ejemplo | Número corto | Referencia completa |
|---|---|---|---|
| Cliente A | CA | 001 | CA-001 |
| Cliente B | CB | 001 | CB-001 |
Los prefijos de la tabla son ilustrativos. El artículo no prescribe esas letras ni un formato universal. Lo que muestra es la información que perderías si conservaras únicamente «001» de ambas referencias.
Identifica con Alexis las series de los clientes que expiden por tu cuenta. Aporta las copias y explica quién prepara cada flujo, sin cambiar números solo para que el programa los acepte.
Dos copias con el mismo número corto pueden tener referencias distintas
Supuesto ilustrativo: un proveedor recibe dos copias de facturas expedidas por destinatarios distintos. Las referencias del ejemplo son CA-001 y CB-001, pero al preparar la importación la hoja conserva únicamente la columna con el número corto.
La coincidencia de «001» no permite concluir que sea la misma factura. Falta la serie que identifica cada flujo. El proveedor contrasta las copias originales, el cliente que las ha expedido y las operaciones documentadas antes de resolver la aparente duplicidad.
El resultado es conservar la referencia completa y la relación con cada operación. No borra una copia por la coincidencia del número corto ni expide automáticamente otra factura propia para sustituir la que ya ha recibido.
Si la referencia completa también coincide o la operación no se reconoce, hay una diferencia distinta que debe aclararse con los documentos. El ejemplo no valida cualquier repetición ni permite cambiar una serie a posteriori para ocultar una incidencia.
Conserva la copia y reconoce qué flujo la ha expedido
El artículo 5 prevé que el destinatario que expide la factura remita una copia al empresario o profesional que realizó la operación. Guarda esa copia de manera que puedas volver a la serie, al número y al cliente emisor material cuando revises el registro.
El mismo artículo contempla un procedimiento de aceptación para cada factura expedida por el destinatario, ajustado a lo que determinen las partes. Revisa cómo se ha organizado ese procedimiento antes de considerar terminado el circuito de recepción.
Los requisitos generales de facturación siguen necesitando su comprobación. Aquí no se deciden modalidades de sistemas de facturación, impuestos de una operación o validez del acuerdo. Se conserva el dato que permite distinguir qué documento ha preparado cada cliente.
Revisa con Alexis las copias recibidas y la serie de cada cliente emisor. La comparación debe partir de las referencias completas y de las operaciones que documentan.
