Una carpeta mensual para la contabilidad debe permitir relacionar cada factura con su cliente o proveedor y saber qué está cobrado, pagado o pendiente. Envía las facturas emitidas, las recibidas y los justificantes de los movimientos que necesitan explicación. Separa las dudas para que tu asesoría pueda resolverlas antes de preparar los impuestos.
¿Has enviado todos los PDF y aun así te siguen pidiendo documentos? Muchas veces falta identificar a qué corresponde un cargo, distinguir una factura de su recibo o explicar una devolución. Tener muchos archivos no significa que se pueda entender cada operación.
Facturas emitidas: entrega también las pendientes de cobro
Incluye las facturas que has emitido durante el periodo acordado con tu asesoría, aunque el cliente todavía no haya pagado. Añade sus rectificativas, si las hay, y señala los cobros parciales. La fecha que corresponde declarar se revisa según las reglas de tu actividad; no la cambies porque el dinero haya llegado después.
Si una misma factura se cobró mediante dos transferencias, identifica ambos movimientos con su número. Si un cliente pagó varias facturas juntas, indica cuáles. Así evitas que un ingreso bancario sin explicación se confunda con una venta nueva.
La AEAT explica que los libros exigidos dependen de la actividad y del régimen utilizado para calcular el rendimiento. Esta rutina mensual ayuda a entregar la información: no significa que todos los autónomos tengan los mismos libros ni que todas sus declaraciones sean mensuales.
Facturas recibidas: comprueba que tienes la factura, no solo el pago
Al descargar una compra, comprueba qué documento has obtenido. Una confirmación del pedido, una captura del pago y la factura cumplen funciones diferentes. Cuando el proveedor ofrece una sección de facturación, descarga desde allí el documento correspondiente y revisa los datos del destinatario.
Para deducir el IVA se necesita un justificante válido conforme a las reglas de facturación. El manual de la AEAT advierte de que un documento que incumple los requisitos no acredita ese derecho mientras no se rectifique. Esto no convierte cualquier compra con factura en deducible: también hay que revisar su relación con la actividad y las demás condiciones aplicables.
No modifiques tú el nombre, el importe o los impuestos en el PDF del proveedor. Si los datos son incorrectos, pide que los corrija mediante el documento que corresponda. El Reglamento de facturación establece los supuestos de factura rectificativa.
Si tu asesoría te devuelve cada mes las mismas dudas sobre compras o cobros, podemos revisar contigo qué falta en la entrega. Hablar con Alexis sobre las facturas que faltan en mi cierre
Cuota, nóminas y banco: separa cada justificante
Junto a las facturas, entrega los documentos de las operaciones que no se explican solo con ellas. Puede haber recibos de la cuota de autónomos, nóminas si tienes empleados, liquidaciones de una plataforma de cobro o pagos de impuestos. Cada documento debe poder reconocerse sin adivinar qué contiene.
El extracto bancario sirve para comparar los movimientos con los documentos entregados. No convierte por sí solo cada cargo en gasto deducible. Señala las transferencias entre tus propias cuentas y los pagos personales que aparezcan mezclados con los del negocio, para que no se clasifiquen por su apariencia.
Si cobras a través de una plataforma que descuenta comisiones, acompaña su liquidación. Recibir un importe neto en el banco no explica por separado la venta, la comisión y una posible devolución. La asesoría necesita ver esa separación antes de asignar cada importe.
Cuando falta un documento, señala qué operación lo necesita
No hace falta paralizar toda la entrega porque un proveedor tarde en responder. Envía lo disponible y añade una lista breve de las operaciones pendientes, indicando la fecha, la contraparte y qué has solicitado. No des por incluido un gasto cuyo justificante todavía falta.
| Situación | Información que ya puedes entregar | Lo que queda por resolver |
|---|---|---|
| Hay un cargo, pero no encuentras la factura | Movimiento y proveedor identificado | Solicitar la factura y revisar su tratamiento antes de deducir |
| Una factura tiene datos incorrectos | Documento recibido y explicación del error | Pedir al emisor la corrección que proceda |
| Un cliente hizo un pago parcial | Factura y movimiento asociados | Indicar el saldo pendiente de cobro |
| Una plataforma ingresó ventas menos comisiones | Ingreso bancario y liquidación de la plataforma | Separar ventas, comisiones y devoluciones |
Un ejemplo: el cargo de una suscripción aparece dos veces
Imagina, como ejemplo ilustrativo, que pagas una herramienta de diseño con tarjeta. Descargas la factura y guardas también el correo que confirma el pago. Si ambos documentos se envían como dos compras distintas, la misma suscripción puede acabar duplicada en la relación de gastos.
La entrega más clara identifica una sola operación: factura del proveedor, cargo asociado y correo como información adicional. Si después recibes un reembolso, adjunta ese movimiento y el documento que lo explique. Mantén relacionados la compra inicial y su devolución.
Este ejemplo no decide si esa herramienta resulta deducible en tu caso. Resuelve una cuestión anterior: qué pasó realmente y cuántas operaciones hay que revisar.
Antes de enviarlo, deja claras estas tres respuestas
Primero, qué periodo estás entregando y si hay algún documento de un periodo anterior. Segundo, cuáles son los cobros o pagos pendientes. Tercero, qué operaciones necesitan una consulta antes de preparar la declaración. Con esas tres respuestas, la asesoría puede centrar sus preguntas en las dudas reales.
Acuerda también un canal de entrega y una fecha de revisión. Organizarlo mensualmente es una decisión práctica, no un calendario fiscal universal. La guía de impuestos del autónomo te ayuda a situar esa preparación dentro de tus obligaciones.
Si necesitas ayuda con esta entrega, prepara las facturas del mes, los movimientos relacionados y la lista de compras o cobros que no has podido identificar. Con esa información, Taxea puede revisar las dudas antes de preparar tus impuestos. Revisar con Alexis mi entrega mensual y las operaciones sin justificar
