Si una empresa recibe en enero la factura de un servicio prestado en diciembre, el gasto no pasa automáticamente al nuevo ejercicio. Como regla general, importa cuándo se devengó el servicio, no cuándo llegó el documento ni cuándo salió el dinero del banco.
¿Debes dejar diciembre sin ese gasto porque el proveedor factura tarde? Primero comprueba qué se prestó, en qué fechas y si puedes identificar su importe. La factura es importante, pero su fecha no sustituye el análisis del servicio.
El ejercicio del gasto se determina por el devengo
La Ley del Impuesto sobre Sociedades establece la imputación de ingresos y gastos al periodo en que se devengan, conforme a la normativa contable y con independencia de su cobro o pago. También exige respetar la correlación entre ingresos y gastos.
El Plan General de Contabilidad recoge ese mismo principio de devengo. En una operación ordinaria, el cierre debe reflejar los servicios recibidos durante el ejercicio aunque la factura llegue después.
Esta explicación se refiere a una empresa que aplica ese marco contable y fiscal. No traslades sin comprobarla a un autónomo acogido a un criterio distinto de imputación. La fecha relevante depende del régimen aplicable y de la naturaleza de la operación.
Comprueba si el servicio terminó en diciembre o continúa en enero
Una factura emitida en enero puede describir un servicio terminado en diciembre, un anticipo para el nuevo año o una prestación que abarca ambos ejercicios. Son situaciones diferentes. Lee el concepto y el periodo facturado antes de asignar el gasto.
Si el servicio comprende varios meses, identifica qué parte corresponde a cada periodo. No distribuyas el importe solo por la fecha de emisión. El contrato, las entregas y las condiciones del proveedor pueden explicar mejor cuándo se recibió la prestación.
En un ejemplo ilustrativo, una empresa recibe en enero la factura del mantenimiento realizado en diciembre. El trabajo ya estaba terminado al cierre. En otro supuesto, paga en diciembre un servicio que se prestará el año siguiente. El movimiento bancario se produce antes, pero la prestación todavía no se ha recibido.
Si falta una factura de diciembre, Taxea puede revisar el periodo del servicio y su anotación de cierre. Prepara contrato, entregas e importe confirmado. Asignar con Alexis el gasto al ejercicio correcto
| Lo que ocurrió al cierre | Comprobación contable |
|---|---|
| Servicio terminado en diciembre y factura en enero | Identificar el gasto devengado y la factura pendiente |
| Pago en diciembre por un servicio del año siguiente | Separar el anticipo del servicio aún no recibido |
| Servicio que abarca ambos ejercicios | Delimitar la prestación correspondiente a cada periodo |
Cómo preparar el cierre si todavía falta la factura
Revisa los proveedores con servicios recibidos y facturas pendientes. Pide una confirmación del periodo y del importe. Si corresponde reconocer el gasto al cierre, utiliza la cuenta contable adecuada para la factura pendiente y conserva la documentación que respalda la anotación.
No conviertas una estimación sin base en una factura ficticia. La contabilidad debe reflejar la operación real. Si el importe no está cerrado, explica cómo se ha calculado y qué falta por confirmar, para ajustar después cuando llegue el documento.
Cuando recibas la factura, comprueba que coincide con lo registrado. Evita duplicar el gasto: una anotación de cierre y otra en enero por el mismo servicio pueden hacer que se contabilice dos veces si no se concilian correctamente.
El IVA no se resuelve solo con el asiento del gasto
El periodo contable del gasto y el ejercicio del derecho a deducir un impuesto indirecto son cuestiones relacionadas, pero distintas. La documentación y las condiciones exigidas para la deducción deben revisarse en su propio apartado.
Por eso no arrastres automáticamente al cierre todos los importes de una factura que aún no tienes. Identifica el gasto devengado y trata los impuestos conforme a sus requisitos. Esta separación evita que una corrección contable produzca otra diferencia en la declaración tributaria.
La guía relacionada con esta actividad ayuda a distinguir un gasto de otros desembolsos del negocio. En el cierre anual, añade la pregunta sobre el periodo: un gasto puede ser real y necesario, pero estar colocado en el ejercicio equivocado.
Qué hacer si descubres la factura después de cerrar
Comprueba primero si el servicio ya se registró como pendiente. Si no está contabilizado, revisa cuándo se cerraron y formularon las cuentas y qué procedimiento corresponde para corregir la omisión. No asumas que basta con meterlo en el año en que apareció el correo.
La ley contiene reglas para gastos contabilizados en un periodo distinto del devengo, con condiciones que deben comprobarse. Esa posibilidad no es una autorización general para elegir el año que convenga. Conviene revisar el efecto contable y fiscal de la corrección antes de presentar el impuesto.
Para prevenirlo, pide a los proveedores que identifiquen en la factura el periodo de prestación. Una descripción como “servicios del mes de diciembre” permite asignar el gasto con mucha más claridad que un concepto genérico sin fechas.
Conciliamos contigo el asiento pendiente y la factura recibida para evitar duplicar el gasto. Aporta el cierre, la factura y la documentación del servicio; revisaremos los impuestos por separado. Cerrar con Alexis las facturas pendientes de diciembre
