¿Compras créditos para una herramienta y al final no sabes qué parte se ha utilizado? Separa el paquete pagado del saldo disponible y del consumo real. Una recarga no es una tarea realizada; una bonificación tampoco equivale a otra compra.
Para controlar software por créditos y saldo sin usar, guarda la factura y sigue los movimientos del proveedor: recargas, operaciones, devoluciones y caducidad. Relaciona el consumo con proyectos cuando tengas esa información, sin atribuir a un cliente las unidades que quedaron pendientes o caducaron.
| Elemento | Qué comprobar | Evidencia |
|---|---|---|
| Compra | Paquete, moneda y periodo | Factura y pedido |
| Recarga | Fecha y saldo inicial | Panel exportado |
| Consumo | Operación y proyecto | Historial de uso |
| Ajuste | Bonificación o devolución | Aviso del proveedor |
| Cierre | Saldo útil o caducado | Extracto final |
Guarda las condiciones de los créditos comprados
Guarda la oferta, la factura y las condiciones aplicables a la compra. Registra qué unidad consume créditos, si existen límites por función y cuándo caduca el saldo. Si el proveedor modifica su política, conserva la versión que acompañaba al paquete y fecha la nueva consulta sin atribuirle efectos anteriores.
Distingue créditos comprados, promocionales y devueltos. Un bono puede aparecer en el mismo saldo aunque no tenga precio. Mantén columnas separadas para origen, vigencia y restricción de uso; de ese modo el cierre no equipara una compensación comercial con una compra adicional.
Relaciona cada consumo con una operación verificable
Exporta el historial con identificador, fecha, función, usuario y cantidad. Añade proyecto o centro de coste solo cuando puedas demostrar la relación mediante ticket, archivo o entrega. Si varias pruebas consumieron saldo antes de elegir un resultado, consérvalas como pruebas y no las conviertas en encargos inexistentes.
Cuando el panel agrupe consumos, guarda el rango y la regla de agregación. Evita reconstruir una precisión que el proveedor no ofrece. Si una operación fallida devuelve créditos, enlaza el consumo y el reintegro para que no queden como dos movimientos independientes.
Revisar con Alexis la diferencia entre recarga, consumo y saldo.
Concilia saldo, factura y pago
Parte del saldo confirmado por el proveedor, suma recargas y ajustes, resta consumos y compara el resultado con el extracto final. Explica diferencias de redondeo o eventos aún pendientes. La conciliación técnica describe unidades de servicio; la factura y el banco acreditan documentos y dinero distintos.
La Agencia Tributaria exige vinculación, registro, imputación y justificación para la deducibilidad. Por eso conviene unir contrato, factura, pago, historial y proyectos, especialmente si la cuenta también tiene pruebas personales. El artículo no fija un tratamiento para el saldo no usado; prepara la evidencia para revisarlo.
Gestiona caducidad y cierre de proyecto
Configura alertas internas para vigencia y responsable, pero conserva la fecha contractual del proveedor como referencia. Si un proyecto termina con saldo asignado, devuelve esos créditos al fondo común solo cuando el sistema lo permita y deja rastro del cambio. No inventes consumo para cuadrar un presupuesto.
Ejemplo hipotético: una diseñadora compra un paquete, usa parte en dos campañas, recibe una devolución por una operación fallida y deja un remanente que caduca. El registro enlaza cada movimiento, sin atribuir las unidades restantes a un cliente ni presentar la caducidad como devolución bancaria.
Si el saldo cambia sin una operación reconocible
Comprueba si hay créditos promocionales que caducan antes que los comprados, consumo de otro usuario o una operación pendiente. Revisa el historial que ofrece el proveedor y conserva el detalle. Si no puedes identificar la diferencia, pide una explicación del movimiento concreto, sin inventar un consumo para que la suma coincida.
Los créditos de software para autónomos pueden medirse en unidades distintas según la función. Una exportación y un procesamiento pueden consumir cantidades diferentes. Utiliza las condiciones que contrataste y el detalle real de la cuenta, sin trasladar reglas de otra herramienta o de un plan que cambió después.
Un saldo caducado de una herramienta profesional no representa automáticamente una devolución, una operación realizada o un gasto de un proyecto concreto. Separa la pérdida de disponibilidad técnica del tratamiento fiscal que corresponda al paquete. Este último necesita la factura, las condiciones, el periodo y el uso de la cuenta.
Antes de comprar otra recarga
Comprueba qué saldo sigue disponible, qué trabajos previstos podrían utilizarlo y cuándo caduca. Esta revisión de gestión puede evitar otra compra innecesaria, pero no acredita demanda ni resultados futuros. Si no conoces el uso que tendrás, deja esa incertidumbre al valorar el tamaño del paquete.
La Agencia Tributaria exige vinculación, registro, imputación y justificación para la deducibilidad. Mantén el documento de compra separado del consumo que estás controlando. No determines el momento del gasto solo por la caída del contador o por la fecha de la transferencia.
Consulta la guía de gastos deducibles al revisar el registro fiscal. Para controlar esta cuenta, conserva por separado dinero, unidades compradas, consumo y saldo disponible.
Si tienes créditos pendientes o caducados que no sabes cómo registrar, consulta a Alexis el paquete comprado y el saldo de tu herramienta. Prepara factura, condiciones e historial de consumo y ajustes del proveedor.
