¿Has cambiado un plan anual de software y ahora tienes la factura antigua, un abono y otro cargo? Comprueba primero si el plan nuevo sustituye al anterior o si añade un servicio. Después separa los documentos que modifican el precio de los movimientos de dinero. Un abono y su devolución bancaria pueden corresponder al mismo ajuste.
Para conciliar software anual con cambio de plan, sigue la misma suscripción, la fecha de efecto y el periodo cubierto. No sumes dos anualidades completas solo porque el proveedor haya emitido dos documentos.
| Elemento | Qué comprobar | Evidencia |
|---|---|---|
| Plan original | Periodo y capacidad | Contrato y factura |
| Cambio | Fecha efectiva y motivo | Confirmación del proveedor |
| Crédito | Parte no consumida | Abono o nota |
| Plan nuevo | Precio y prestaciones | Factura y panel |
| Cierre | Saldo y renovación | Banco y próxima fecha |
Conserva lo contratado antes del cambio
Guarda factura, pedido, condiciones vigentes y captura del panel con fecha. Registra moneda, impuestos, usuarios, capacidad y renovación. No sustituyas la ficha original por la del plan nuevo: necesitas saber qué se contrató y qué periodo se había pagado antes del cambio.
Asocia el plan con proyectos y equipos de forma verificable. Una cuenta usada alguna vez para trabajar no prueba que toda su capacidad fuera profesional. Si existe uso mixto, conserva usuarios, carpetas o centros de coste y deja la conclusión condicionada a la evidencia disponible.
Explica cómo se calculó el cambio
Localiza la fecha efectiva, la regla comercial aplicada y el mensaje de aceptación. Comprueba si el proveedor prorratea por días, meses, unidades o crédito interno. No reproduzcas un cálculo supuesto: usa el detalle del proveedor o marca la diferencia como pendiente.
Separa aumento de capacidad, cambio de producto y alta de un módulo adicional. Una línea denominada upgrade puede sustituir el plan o coexistir con él. Revisa identificadores de suscripción, periodo y usuarios antes de decidir cuántos servicios permanecen activos.
Comprobar con Alexis que el abono y su devolución no se descuentan dos veces.
Concilia documentos y movimientos
Relaciona factura original, abono y cargo complementario para comprobar el precio documentado. Por separado, cuadra pagos y devoluciones con el banco. Un abono y el reembolso que lo liquida no son dos rebajas diferentes. Si el proveedor deja un crédito futuro, no lo presentes como dinero ya devuelto.
La Agencia Tributaria exige vinculación, registro, imputación y justificación para la deducibilidad. Esta regla no permite resolver el uso ni el periodo solo con el banco. Conserva contrato, panel, facturas y relación con proyectos para que la revisión sea reproducible.
Controla renovación y baja
Actualiza la fecha de renovación, responsable, método de pago y decisión futura. Si el plan antiguo sigue visible, comprueba su estado antes de cancelarlo o contarlo otra vez. Guarda confirmación de baja y exportación de datos cuando proceda.
Ejemplo hipotético: una diseñadora cambia de cinco a diez usuarios a mitad del año. El proveedor emite un crédito y un cargo por el nuevo plan. La carpeta enlaza ambos documentos con la misma suscripción, fecha efectiva, usuarios y proyectos; no registra dos anualidades completas.
Cómo revisar una factura agregada del proveedor
Algunos proveedores reúnen plan, usuarios adicionales, impuestos, crédito y renovación en un único documento. Transcribe cada línea con su periodo e identificador y compárala con el panel. Si el total coincide pero una línea no tiene explicación, la conciliación económica puede cerrar mientras la documental permanece abierta. Esa diferencia de estado evita confundir un pago correcto con una descripción suficiente del servicio recibido.
Cuando el software se usa en varios proyectos, registra qué usuarios y equipos estuvieron activos durante el periodo. No hace falta inventar un reparto exacto si el sistema no ofrece datos; sí conviene guardar reportes disponibles, contratos de cliente y decisiones de ampliación. En la revisión final comprueba factura original, cambio, abono, cargo, saldo, acceso, proyecto, uso mixto y renovación. Cada elemento responde a una pregunta distinta.
Qué comprobar al llegar la siguiente renovación
En un cambio de suscripción anual de un autónomo, revisa si el proveedor mantiene el vencimiento inicial o inicia otro periodo. Utiliza su confirmación y las condiciones del cambio: no deduzcas una nueva anualidad solo del día en que se produjo el cargo.
Si el abono por cambio de plan de software se aplica como saldo, comprueba cuánto se ha consumido y dónde. Puede aparecer en la factura del cambio, en la renovación o seguir pendiente. Evita restarlo de nuevo al registrar un pago menor que ya refleja ese mismo crédito.
Antes de autorizar otro año, confirma también qué usuarios y servicios siguen contratados. Una ampliación puntual para un proyecto terminado puede permanecer activa en la renovación. La decisión comercial de mantenerla se toma con lo que necesitas ahora; el registro fiscal se revisa con documentos, periodos y uso profesional.
La guía de gastos deducibles aporta el contexto fiscal. Para cuadrar este cambio, separa el precio corregido de la forma en que se cobró o devolvió cada importe.
Si la factura anual, el crédito y el nuevo cargo no encajan, revisa con Alexis la sustitución del plan anual y sus ajustes. Prepara las facturas, el abono, la confirmación del cambio y los movimientos del banco.
