¿Vas a cerrar la declaración y tienes una factura de un servicio externo que apenas explica qué se hizo? Antes de tratarla como gasto del negocio, relaciona encargo, prestación y actividad. La factura es una pieza importante, pero no sustituye todos los hechos de la operación.
Para probar que un servicio de un tercero corresponde al negocio, conserva lo contratado, lo recibido y las condiciones económicas. No inventes un informe o una aceptación para completar la carpeta: si falta una prueba, identifica qué puedes pedir al proveedor y qué sigue sin acreditarse.
Explica el trabajo contratado con documentos del encargo
Recupera presupuesto, aceptación o contrato y comprueba las partes y el servicio. Un concepto como asesoramiento necesita poder relacionarse con una actuación que realmente has solicitado.
Describe el problema o la tarea del negocio a la que respondía el encargo. No hace falta convertir cada compra en una historia de éxito; sí debes poder explicar por qué se contrató y cuál era su relación con la actividad.
Si cambió el alcance, conserva las comunicaciones y la aceptación que existan. No atribuyas a la propuesta inicial todos los trabajos posteriores sin comprobar qué se añadió o dejó de hacerse.
Relaciona la factura con la prestación, no solo con el pago
Comprueba proveedor, destinatario, concepto y periodo. Si la factura reúne varios trabajos, pide un detalle que permita distinguirlos cuando sea necesario para la revisión.
La AEAT incluye vinculación con la actividad, justificación y registro entre los requisitos para considerar fiscalmente deducible un gasto. La existencia de una factura no convierte cualquier servicio recibido en un gasto deducible de tu actividad.
Cuando el proveedor haya emitido un documento incorrecto, solicita la corrección que proceda. No modifiques el archivo recibido y lo presentes como si lo hubiera expedido de esa forma.
Guarda pruebas adecuadas al tipo de servicio
Un servicio de diseño puede dejar archivos y entregas; un mantenimiento puede documentarse mediante actuaciones y partes; una formación puede requerir otros soportes. No impongas un informe final artificial a cualquier prestación.
Imagina que encargas adaptar un proceso interno y recibes una plantilla y una sesión explicativa. Es un supuesto ilustrativo. Conserva el acuerdo, la versión entregada y la comunicación de la sesión; una captura del cargo bancario no describe ese trabajo.
Si el resultado no fue el esperado, documenta lo realizado, la incidencia y cualquier abono o repetición del trabajo. Un resultado decepcionante no autoriza a inventar entregables ni se analiza únicamente con la etiqueta de servicio inútil.
| Prueba | Qué ayuda a explicar |
|---|---|
| Encargo y aceptación | Servicio y condiciones pactadas |
| Factura | Partes, concepto e importe documentado |
| Entregas o actuaciones | Prestación efectivamente realizada |
| Pagos y abonos | Recorrido económico y saldo |
Reconstruye los pagos y las cantidades pendientes
Relaciona anticipos, factura final, pagos parciales y devoluciones. No registres una misma prestación varias veces porque primero pagaste una entrada y después el saldo.
Si el banco muestra un neto distinto, pide el detalle de descuentos, retenciones o comisiones que realmente existan. No completes la diferencia con un concepto fiscal supuesto.
El recorrido bancario ayuda a explicar qué se pagó y qué falta. La imputación temporal y el registro fiscal requieren sus reglas propias; no elijas el ejercicio solo por la fecha de la transferencia.
Puedes revisar con Alexis qué relación existe entre el encargo, la factura y las pruebas de la prestación. Indica exactamente qué documento falta.
Revisa el registro y el uso en la actividad antes de declarar
Comprueba que el servicio corresponde al negocio y al titular que pretende registrarlo. Si combina uso personal y profesional, identifica esa circunstancia y revisa el tratamiento aplicable en lugar de atribuir todo al negocio sin explicación.
Reúne la documentación en una secuencia que permita entender quién prestó el servicio, qué se recibió y qué importe corresponde. No sustituyas la realidad por una frase genérica de que fue necesario.
Si la factura está incluida en otro periodo, hay una devolución o el trabajo se prolonga, señala la incidencia antes de cerrar. La revisión debe resolver el registro con los hechos, sin deducir dos veces ni mover cantidades para obtener el resultado deseado.
La guía fiscal del autónomo sitúa las comprobaciones de los gastos de la actividad.
Si no puedes explicar una factura de servicios, consulta con Alexis el encargo, lo recibido y la documentación disponible. La revisión parte del trabajo real, no de una justificación creada después.
Fuentes oficiales
- BOE-A-2006-20764 Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
- Agencia Tributaria: 1. Requisitos para considerar un gasto como deducible
