¿Recargas el monedero de una plataforma, compras a varios vendedores y recibes una devolución como saldo? Para revisar ese saldo de marketplace usado en compras, devoluciones y créditos promocionales, separa cada origen y cada operación. La salida del banco no equivale automáticamente a un gasto.
Descarga los movimientos del monedero y relaciónalos con pedidos, vendedores y facturas. Distingue dinero aportado, promociones, compras y devoluciones. Después podrás conciliar el saldo y estudiar el tratamiento de las operaciones reales, sin deducir dos veces una compra ni convertir un crédito promocional en dinero que tú has pagado.
Reconstruye el monedero además del movimiento bancario
El banco puede mostrar una recarga aunque las compras se realicen después y a distintos vendedores. Para saber qué ha ocurrido dentro de la plataforma, necesitas el historial del monedero con fechas, moneda, referencias y conceptos.
Guarda el saldo inicial y final del periodo que revisas. Si la plataforma separa dinero disponible, créditos promocionales y cantidades retenidas o pendientes, conserva ese desglose. No sumes todas las cifras como si fueran dinero que puedes retirar libremente.
Relaciona cada entrada o salida con su documento de origen. Si el extracto no identifica un movimiento, consulta su detalle o solicita aclaración. Un ajuste manual que fuerce el saldo puede esconder una compra omitida, una promoción caducada o una devolución pendiente.
Separa el dinero aportado del crédito promocional
Identifica la recarga y el medio del que procede. Comprueba si es un traslado de dinero propio al monedero o si hay otra operación detrás. Esa entrada necesita una explicación distinta de una compra ya recibida.
En una promoción, lee quién la concede, para qué compras puede utilizarse, cuándo vence y cómo se aplica. Puede tratarse de un descuento en una operación, un crédito condicionado u otro mecanismo que necesite revisión.
No asumas que todas las promociones tienen idéntico tratamiento fiscal. Conserva las condiciones y comprueba cómo se reflejan en la factura y en el importe que se liquida al vendedor. El nombre de bono o saldo gratis no explica por sí solo la operación.
Si la plataforma utiliza primero un tipo de saldo y después otro, registra esa aplicación. Te hará falta para entender qué se devuelve cuando se cancela una compra y si una parte vuelve como crédito con restricciones.
Localiza al vendedor y la factura de cada compra
Relaciona pedido, bienes o servicios recibidos y proveedor. El sitio donde compras puede actuar como vendedor o como intermediario; comprueba quién aparece en los documentos en lugar de atribuir todas las operaciones a la marca de la plataforma.
El artículo 6 del Reglamento de facturación detalla el contenido de la factura completa, incluidos emisor, destinatario, descripción e importes de la operación.
Una confirmación de pedido, el recibo del monedero y una factura tienen funciones diferentes. Reúne los documentos exigibles para la operación y comprueba sus datos. La existencia de un pago no sustituye por sí sola la justificación del gasto.
Si compras a proveedores de distintos territorios, identifica cada operación y su documentación fiscal. No utilices el tratamiento de una factura española como regla para todas las compras del mismo marketplace.
Relaciona la devolución con la compra original
Identifica qué artículo o servicio se devuelve, por qué importe y a dónde se abona. El dinero puede volver al banco, quedar en el monedero o transformarse en un crédito con condiciones distintas.
Relaciona también el documento que corrige la operación cuando corresponda. El artículo 15 del Reglamento de facturación regula los supuestos y el procedimiento de las facturas rectificativas, con las particularidades que contempla.
No cuentes dos devoluciones porque exista un documento del vendedor y otro movimiento del monedero: pueden describir una misma operación desde funciones distintas. Del mismo modo, un mensaje de devolución autorizada no demuestra que el saldo ya esté abonado.
Si el importe no coincide, distingue descuentos, gastos de envío, comisiones u otras partidas que expliquen la diferencia. No reduzcas una factura por intuición ni clasifiques todo el abono como otra venta del negocio.
| Movimiento ilustrativo | Efecto sobre el total | Total visible |
|---|---|---|
| Recarga | Entrada de dinero propio | 400 euros |
| Promoción no utilizada | Crédito condicionado añadido | 430 euros |
| Compra con dinero propio | Salida de 180 euros | 250 euros |
| Devolución al monedero | Entrada de 50 euros | 300 euros |
Comprueba un ejemplo sin convertir el saldo en gasto
Este supuesto es ilustrativo y no corresponde a una plataforma ni a un cliente real. Partimos de saldo cero, una recarga de 400 euros y un crédito promocional de 30 euros que todavía no se ha utilizado.
La compra consume 180 euros de dinero propio y después se devuelven 50 euros al mismo monedero. En este supuesto, la promoción sigue válida e intacta. El total pasa de 430 a 250 y finalmente a 300 euros.
De ese saldo final, 270 euros proceden del dinero aportado y 30 euros siguen siendo crédito promocional. Esa composición importa: el total visible no demuestra que toda la cantidad pueda retirarse ni que tenga el mismo origen.
Las cifras solo comprueban movimientos del monedero. Para estudiar el gasto de la compra y su devolución necesitas sus facturas, condiciones y tratamiento aplicable. La recarga no debe añadirse de nuevo como otra compra.
Revisa el uso profesional de lo adquirido
La AEAT incluye, para los gastos deducibles de actividades económicas en estimación directa, vinculación con la actividad, justificación y registro en la contabilidad o los libros exigibles.
Comprar desde la cuenta del negocio no demuestra que todo lo adquirido tenga uso profesional. Identifica qué se ha recibido y su relación con la actividad; si existe un uso particular u otra circunstancia relevante, estúdiala de forma separada.
Tampoco todos los bienes se tratan como gasto corriente del mismo modo. Una compra de equipo puede necesitar un análisis diferente de un consumo ordinario. La forma de pago por monedero no resuelve su naturaleza.
Puedes revisar con Alexis qué compras y devoluciones explican los movimientos del monedero antes de preparar los registros. Lleva el extracto y las facturas de los vendedores.
Concilia el saldo sin perder operaciones entre periodos
Comprueba que el saldo inicial, las entradas, las compras, los abonos y los ajustes explican el saldo final. Separa promociones y dinero propio si la plataforma los distingue y mantén la referencia de los movimientos pendientes.
Si una compra se realiza en un periodo y la devolución llega en otro, conserva las fechas de ambos hechos y revisa sus efectos. No cambies el historial para hacer que todo parezca ocurrido en el mismo mes.
Cuando trabajes con varias monedas, identifica importes y condiciones de conversión. Un cambio de moneda puede explicar diferencias entre banco y plataforma; no lo confundas sin más con una comisión o un descuento.
Prepara una entrega útil para la revisión contable
Entrega el historial del monedero, los documentos de cada vendedor y la relación de devoluciones o créditos pendientes. Señala qué movimientos no has podido identificar y qué aclaración has solicitado.
La persona que revise debe poder seguir la compra desde su pedido hasta la factura y el pago, y entender qué ha cambiado cuando existe una devolución. No necesita deducir todo ese recorrido de una captura del saldo actual.
Conserva el acceso y las descargas mientras estén disponibles, sin depender de que la plataforma mantenga indefinidamente la misma vista. Una conciliación clara permite revisar las operaciones reales y evita usar el saldo del monedero como atajo para calcular el gasto.
La guía de gastos del autónomo permite situar esta revisión dentro de la actividad.
Si las recargas y las compras no coinciden, consulta con Alexis qué parte es dinero propio, promoción, compra o devolución. El registro debe reflejar esas diferencias.
