Imagina que has revisado las ventas que esperas para el resto del año y ahora la cifra anual es menor que la que aprobaste. ¿Debes sustituir el presupuesto original por la nueva cantidad? Conserva ambos: calcula la previsión de cierre sumando lo real de los meses cerrados y lo estimado para los pendientes. Así sabrás qué esperas conseguir y a qué distancia queda el objetivo inicial.
Este método de gestión evita dos errores distintos: borrar la desviación al cambiar el presupuesto o sumar una previsión que ya incluye meses que también has añadido como reales. No requiere rehacer cada semana todo el plan del negocio.
Conserva el objetivo original en su propia columna
La DGEIPYME explica que el plan de empresa sirve, una vez en marcha el negocio, para evaluar su evolución y las desviaciones respecto del escenario previsto. Para mantener esa comparación, necesitas poder recuperar el escenario con el que empezaste.
En tu hoja, deja una columna para el presupuesto aprobado y otra para la previsión actual. La primera responde cuánto querías alcanzar; la segunda, cuánto esperas ahora. Si hay una aprobación formal de un presupuesto nuevo, puedes conservar también ese hito, sin hacer desaparecer el anterior.
| Cifra | Qué contiene | Para qué la utilizas |
|---|---|---|
| Presupuesto original | Objetivo aprobado al inicio | Medir la distancia frente al plan |
| Real acumulado | Resultado de los meses cerrados | Partir de lo que ya ocurrió |
| Estimación pendiente | Lo esperado solo para los meses que faltan | Actualizar las hipótesis futuras |
| Previsión de cierre | Real acumulado más estimación pendiente | Decidir con una expectativa anual actualizada |
El presupuesto reúne las partidas con las que empezó el año. Aquí resolvemos cómo actualizar su previsión cuando una parte del periodo ya ha transcurrido, conservando ese punto de comparación.
Combina lo cerrado con lo que todavía estás estimando
Elige una fecha de corte que coincida con los datos que has revisado. Hasta ella utiliza los importes reales; después, la nueva estimación. Ambas partes deben cubrir el año completo sin repetir ningún mes ni dejar un periodo fuera.
No añadas al real acumulado una previsión anual completa obtenida de otro archivo. Esa previsión puede contener ya los primeros meses. Pide o calcula el tramo pendiente antes de sumarlo: la cuestión es cuánto queda por ocurrir, no cuánto esperaba vender la empresa durante los doce meses.
Utiliza también la misma magnitud en ambos lados. Ventas reales con ventas estimadas; gastos reales con gastos estimados. Una combinación de cobros reales y ventas futuras puede parecer una previsión anual, pero no explica ni las ventas completas ni el dinero que tendrás disponible.
Calcula con Alexis la previsión de cierre a partir de tus meses cerrados. Prepara el presupuesto aprobado, el real hasta la fecha de corte y la estimación del periodo restante.
Una previsión menor puede convivir con mejores meses finales
Supuesto ilustrativo: una pyme aprobó unas ventas anuales de 95000 euros. En una revisión intermedia tiene 60000 euros de ventas reales y estima otros 15000 euros para los meses que faltan. Las cifras son inventadas para explicar el método.
Su previsión de cierre es 60000 + 15000 = 75000 euros. Los 95000 euros del presupuesto original no se suman a esas dos cantidades: son el punto de comparación. La distancia esperada frente al objetivo es 95000 − 75000 = 20000 euros.
El resultado es una previsión anual de 75000 euros y una diferencia de 20000 euros respecto del plan. Aunque la estimación de los últimos meses haya mejorado desde la revisión anterior, todavía puede quedar por debajo del objetivo anual. Mantener las dos cifras permite reconocer ambas cosas sin presentar una mejora parcial como recuperación completa.
Ese desfase no te dice por sí solo qué gasto recortar. Antes de decidir, mira qué cambió: menos pedidos, una entrega desplazada o un precio diferente. Si una venta se ha movido al ejercicio siguiente, no la devuelvas a este solo para acercar la cifra al presupuesto.
La nueva previsión no sustituye a los cobros del banco
Una previsión de ventas responde cuánto esperas vender, pero no cuándo vas a cobrar. Una factura pendiente puede formar parte de tus ventas reales y seguir sin haber entrado en la cuenta. Por eso el cálculo anual necesita acompañarse de un calendario de cobros si lo vas a utilizar para aprobar pagos.
Lo mismo ocurre con una contratación, una compra de equipo o una campaña. No basta con que la previsión anual mejore: necesitas comprobar los pagos que esa decisión añade y los cobros que llegarían antes. La guía de tesorería de la pyme desarrolla esa previsión de entradas y salidas de dinero.
Pon fecha al siguiente cambio de hipótesis
La herramienta pública de la DGEIPYME permite trabajar con diferentes escenarios económicos para examinar la viabilidad del negocio. En tu revisión, utiliza esa lógica para distinguir qué parte de la estimación depende de una venta todavía abierta o de un cambio que no se ha confirmado.
Actualiza el tramo pendiente cuando dispongas de información nueva y mueve la fecha de corte al cerrar el siguiente periodo. La comparación útil será presupuesto original frente a nueva previsión, con los meses reales incorporados una sola vez. Si la distancia aumenta, podrás discutir la causa y la decisión de gasto con una cifra que reproduce el negocio.
Compara con Alexis tu previsión actual y el presupuesto original. Identifica qué decisión depende de la diferencia: una inversión, una contratación o el calendario de un pago concreto.
Fuentes oficiales
DGEIPYME: utilidad del plan de empresa para evaluar desviaciones y herramienta pública de Plan de Empresa y escenarios. El método de actualización y el ejemplo numérico se explican como propuesta de gestión, no como obligación normativa.
