Un presupuesto de I+D+i puede sumar muchas partidas y, aun así, no decirle al inversor cuánto se ha ejecutado. Antes de hablar de financiación, separa gasto realizado, compromisos contratados y previsiones. Son situaciones distintas: una factura ya contabilizada no pesa igual que una oferta pendiente de aceptar ni que un coste calculado para una fase futura.
¿Podría alguien ajeno al equipo reconocer qué parte del presupuesto existe hoy y cuál depende de que el proyecto avance? Si necesita preguntarlo en una reunión, la presentación todavía mezcla momentos que deberían verse por separado.
Una fecha de corte para que las cifras signifiquen algo
Indica hasta qué día se han revisado los costes. A esa fecha, muestra qué actividades terminaron, cuáles siguen en curso y qué entregables se aceptaron. Sin ese corte, una cifra de la semana pasada puede aparecer junto a un presupuesto actualizado ayer y dar una impresión equivocada. El cambio de versión debe estar visible, especialmente si se ha retrasado una prueba o se ha ampliado una fase.
La fecha de corte también ayuda al equipo técnico. Puede confirmar si el trabajo descrito corresponde al periodo que aparece en las facturas y en la contabilidad. No se trata de añadir una firma decorativa: se trata de que quien ejecuta y quien prepara el presupuesto hablen del mismo proyecto.
Gastos que ya ocurrieron y se pueden explicar
Para cada coste ejecutado, empieza por la actividad concreta a la que pertenece. Después identifica proveedor o personal, documento, periodo y modo de imputación. Un pago bancario acredita una salida de dinero, pero no explica por sí mismo qué trabajo se hizo. Del mismo modo, una memoria técnica puede describir una prueba sin acreditar cuánto costó realizarla.
La normativa fiscal distingue investigación y desarrollo de innovación tecnológica. Los gastos deben guardar relación con las actividades y el periodo del proyecto. Por eso conviene evitar una única bolsa de «costes de innovación» que junte tareas de naturaleza diferente o gastos generales sin explicación. La calificación fiscal se revisa después de entender lo que realmente se hizo; no se deduce de la etiqueta del presupuesto.
Lo contratado que todavía no es gasto ejecutado
Un contrato firmado puede comprometer a la empresa a pagar una fase futura. Enseña el importe acordado y las condiciones que harán exigible el pago, pero no lo mezcles con las facturas ya recibidas. Si depende de la aceptación de un hito, explica quién lo validará y qué ocurrirá si el resultado no se acepta. Así el inversor puede ver cuánto queda por financiar y qué riesgos de calendario existen.
Algo parecido ocurre con personal asignado al proyecto. Un plan de dedicación es útil para estimar recursos, pero conviene distinguirlo de las horas efectivamente trabajadas y registradas. Esa diferencia puede cambiar la tesorería y el análisis fiscal. Mantén el cálculo trazable sin atribuir a la fase actual jornadas que pertenecen a otra.
Si quieres revisar esta decisión en tu caso, contrastar con Alexis qué partidas del proyecto están ejecutadas y cuáles son previsiones.
Previsiones que sirven para decidir, sin disfrazarse de certeza
Una previsión debería explicar sus supuestos: qué actividad falta, qué recursos necesita y qué podría variar. Si aún no hay proveedor, indícalo. Si una prueba podría repetirse por razones técnicas, estima el impacto como escenario, no como gasto confirmado. La incertidumbre bien explicada ayuda a negociar; esconderla dentro de una cifra cerrada suele retrasar la decisión cuando aparecen preguntas.
Presenta al menos la consecuencia de un retraso relevante: qué hito se mueve, qué pagos se desplazan y qué parte de la financiación deja de encajar con el calendario. No hace falta prometer un resultado técnico ni una rentabilidad para mostrar que el equipo entiende el proyecto.
El presupuesto que recibe el inversor
Antes de compartirlo, pide a una persona que no haya participado en su preparación que elija una partida y pregunte: «¿qué actividad paga y qué documento la respalda?». Si la respuesta requiere abrir varias versiones contradictorias, corrige primero ese punto. Añade un breve resumen de lo ejecutado, lo comprometido y lo previsto; deja las cifras detalladas como soporte.
La guía fiscal de Taxea para empresas y autónomos sitúa este presupuesto dentro de otras obligaciones, pero la decisión de inversión exige además revisar contratos, calendario y ejecución real. La deducción fiscal eventual no sustituye esa lectura del negocio.
Si estás preparando este paso, revisar con Alexis el presupuesto de I+D+i antes de presentarlo a un inversor. Revisaremos actividades, contratos, costes y calendario para que la cifra comunicada se corresponda con el estado real del proyecto.
