Aceptar una sola fila porque has subido un único PDF puede dejar una factura fuera de tus registros. ¿Cómo comprobar la importación si la herramienta de IA ha reconocido bien la primera? Cuenta los documentos por sus referencias y contrástalos con lo importado. El número de archivos enviados y el número de páginas no permiten saber, por sí solos, cuántas facturas había dentro.
Partimos de un proceso cuyo uso de la herramienta y tratamiento de datos ya se han revisado. Aquí comprobamos la extracción: qué documento se leyó, cuál continuaba en otra página y cuál pudo quedar omitido. Que una fila esté completa tampoco confirma automáticamente el tratamiento fiscal de la operación.
Cuenta facturas por sus referencias, no por el número de archivos
El artículo 6 del Reglamento de facturación incluye número y, en su caso, serie, y fecha de expedición entre los datos de una factura completa. Esos datos ayudan a relacionar cada documento con la fila que ha creado la herramienta, junto con la identidad del expedidor y el resto de su contenido.
Al revisar un PDF agrupado, localiza las cabeceras y las referencias completas. Si dentro aparecen facturas diferentes, necesitas reconocerlas como documentos distintos aunque el proveedor las haya enviado en un único adjunto. Evita tomar el nombre del archivo como identificador de todas las operaciones que contiene.
La guía técnica de la AEPD incluye controles para verificar exactitud, integridad, fiabilidad y adecuación de los datos utilizados por un componente de IA. Se utiliza aquí como referencia general de calidad; la comprobación de facturas que proponemos es un ejemplo operativo propio, sin atribuirle a la guía una receta específica de importación.
Una factura puede continuar en la página siguiente
Un salto de página no implica que empiece otro documento. Una factura puede extender sus conceptos o condiciones a la siguiente página. Revisa la referencia y las señales de continuación antes de dividirla en registros distintos.
También puede ocurrir lo contrario: al terminar una factura, la página siguiente contiene otra cabecera y otro número. Si la herramienta ha tratado todo el PDF como un solo documento, podría haber conservado únicamente datos del primero o mezclado información de ambos. Comprueba el resultado en lugar de deducirlo del nombre de la función.
La misma guía contempla detectar anomalías como registros incompletos y revisar si el formato de entrada representa la realidad que refleja. Un resultado aparentemente ordenado necesita esa comparación con los documentos de origen; una tabla bien presentada no demuestra que se hayan reconocido todos.
Compara la segunda cabecera con las filas importadas
Supuesto ilustrativo: un PDF tiene tres páginas. Las primeras pertenecen a la factura A-101, que continúa en la segunda; la tercera contiene la factura A-102. La herramienta devuelve una sola fila con la referencia A-101 y los datos del primer documento.
El razonamiento es comparar referencias, no repartir páginas de forma automática. La segunda página no necesita otra fila por continuar la A-101. La tercera sí exige comprobar el documento A-102, porque tiene una referencia distinta y todavía no aparece identificado entre los registros importados.
El resultado de la revisión es una factura reconocida y otra pendiente de incorporar tras comprobarla. No son tres facturas por haber tres páginas, ni una por haber un solo archivo. El ejemplo no procede de un cliente ni de una prueba realizada con un proveedor concreto.
| Parte del PDF ilustrativo | Documento que identifica | Comprobación sobre la importación |
|---|---|---|
| Primera página | A-101 | Localizar y contrastar su fila |
| Segunda página | Continuación de A-101 | Comprobar que no faltan conceptos, sin crear otra factura por el salto |
| Tercera página | A-102 | Detectar la ausencia de su registro y revisar el documento omitido |
Localiza con Alexis qué factura del PDF falta en los registros importados.
Corrige la omisión sin volver a importar lo que ya está bien
Antes de repetir la carga completa, identifica qué registro existe y qué documento falta. Si la herramienta permite una nueva extracción del documento omitido, comprueba su resultado y cómo evita duplicar la factura que ya estaba incorporada. No presupongas ese comportamiento sin revisar la función utilizada.
Contrasta después las referencias y los campos de cada fila con su factura. Una segunda carga puede resolver una omisión o crear otro problema; necesitas comprobar qué ha sucedido. Si no puedes separar el caso con claridad, pausa la importación de ese archivo y prepara los documentos para su revisión.
Conserva el PDF de origen y utiliza una copia de trabajo si necesitas reorganizar páginas para la extracción. La comprobación de la herramienta no debe sobrescribir el documento que recibiste. Para ordenar el proceso, la guía de comprobaciones de gestiones digitales distingue preparación y resultado comprobado.
Fuentes oficiales: AEPD, guía técnica de auditorías con IA de 2021, páginas 23–25 leídas y cotejadas visualmente, y Reglamento de facturación, artículo 6. No se afirma una auditoría o validación real de la herramienta del lector.
Contrasta con Alexis las referencias del PDF antes de aceptar la importación.
