¿Al cerrar el proyecto nadie puede explicar de dónde salen las horas imputadas? Los partes de trabajo de un proyecto de I+D+i son útiles cuando relacionan persona, tarea, fecha y evidencia del trabajo. Un porcentaje repartido al final, sin una explicación comprobable, deja abierta la justificación del coste.
No se trata de llenar más casillas. El registro debe permitir distinguir investigación, innovación y otras tareas, y enlazar la dedicación con el coste laboral y el período correspondiente. Tampoco sustituye al análisis de la actividad ni a otros registros laborales.
Identifica la tarea antes de asignar tiempo
Describe el trabajo con suficiente precisión para reconocerlo después. Preparar un ensayo, analizar un resultado y atender una incidencia de un cliente son tareas distintas aunque las realice la misma persona en el mismo ordenador.
Utiliza fases que el equipo entienda y que correspondan al proyecto real. Un código puede facilitar el registro, pero necesita una descripción para que quien revisa no tenga que adivinar su significado.
La Ley del Impuesto sobre Sociedades distingue I+D e innovación tecnológica y contiene exclusiones. No conviertas todas las horas de una persona técnica en horas elegibles por su cargo o titulación.
Registra la dedicación cerca del trabajo realizado
Organiza un sistema proporcionado que permita anotar y comprobar las tareas con continuidad. Puede apoyarse en herramientas ya utilizadas por el equipo, si conservan información suficiente y se pueden relacionar con el proyecto.
Identifica cuándo un dato se añadió o corrigió después. Una reconstrucción puede requerir pruebas y explicación; no debe presentarse como una anotación contemporánea si no lo fue.
Imagina una investigadora que trabaja por la mañana en un ensayo y por la tarde en soporte comercial. Es un supuesto ilustrativo. La dedicación debe explicar las dos actividades y no atribuir toda la jornada al proyecto porque ese día hubiera una prueba técnica.
Relaciona las horas con un resultado o una actuación
Vincula el registro con versiones, ensayos, documentos o actuaciones que permitan entender lo realizado. No todas las tareas generan un informe individual, pero su descripción debe poder contrastarse con el avance del proyecto.
Incluye trabajo que no consiguió el resultado esperado cuando realmente se realizó y sea pertinente para la explicación técnica. No cambies una prueba fallida por otra exitosa para justificar las mismas horas.
Comprueba incoherencias: tareas en fechas anteriores a la incorporación, dedicaciones simultáneas incompatibles o registros que no se corresponden con ausencias documentadas. Investiga las diferencias en lugar de ajustar cifras para que encajen sin soporte.
Si las dedicaciones no se pueden relacionar con el trabajo y la nómina, puedes revisar con Alexis qué información falta para justificar el coste del personal. Conserva los registros originales.
| Dato del registro | Contraste complementario |
|---|---|
| Persona y fecha | Participación efectiva y período laboral |
| Tarea y fase | Actividad técnica realizada y evidencia |
| Dedicación | Coherencia con otros proyectos y actividades |
| Coste atribuido | Documentación laboral, contabilidad y criterio de reparto |
Concilia la dedicación con el coste del período
El artículo 35.1.b exige que los gastos de I+D estén directamente relacionados, aplicados efectivamente e individualizados por proyectos. El parte ayuda a explicar esa relación, pero no determina por sí solo el coste computable.
Relaciona el período de participación con los datos laborales y contables. Documenta el criterio para atribuir el coste y revisa qué incluye cada componente. No combines horas de un período con un coste anual sin explicar la conversión y sus límites.
Comprueba que el mismo coste no esté imputado íntegramente en varios proyectos. Si hay dedicación compartida, las asignaciones deben tener una explicación conjunta coherente con el trabajo realizado.
Examina por separado la adscripción exclusiva
El artículo 35.1.c contempla una deducción adicional sobre gastos de personal correspondientes a investigadores cualificados adscritos en exclusiva a I+D. Es un requisito propio que no debe darse por cumplido por tener un parte de horas.
Revisa cualificación, funciones y actividades reales según el régimen aplicable. Una etiqueta de investigador exclusivo o un porcentaje elegido por comodidad no acredita por sí solo esa condición.
No traslades a todo proyecto una conclusión de un caso ajeno sobre tareas accesorias. Si existe una duda sobre adscripción o sobre el tratamiento de una actividad, necesita análisis específico con la documentación completa.
Antes de cerrar, deja identificados registros corregidos, diferencias explicadas y cuestiones pendientes. El resultado útil es poder seguir de la persona al trabajo y de este al coste, sin inventar dedicaciones ni ocultar tareas ajenas al incentivo.
Consulta la guía fiscal de Taxea para ordenar las obligaciones del negocio junto al proyecto.
Para preparar el cierre del personal, habla con Alexis sobre las dedicaciones, los costes y las diferencias que requieren explicación. Un registro veraz sirve más que un reparto que solo cuadra.
