Imagina que pagas una suscripción de varios usuarios y descubres que sigue activa la cuenta de un colaborador que terminó. ¿Qué plazas necesitas mantener? Antes de renovar, relaciona titular, usuarios, periodos y trabajo realizado. Una licencia de software compartida entre proyectos no se explica solo con la factura del plan.
Documentar usuarios y uso permite revisar el coste sin inventar un porcentaje profesional. Distingue la herramienta general de tu actividad de un acceso para un encargo concreto y conserva cualquier uso personal o ajeno que exista.
Comprueba quién contrató el plan y qué incluye
Guarda contrato, plan, número de asientos, ciclo de facturación y condiciones vigentes. Identifica si la cuenta pertenece al profesional, a una sociedad o a otra persona. No compartas credenciales para ocupar menos asientos; registra usuarios autorizados.
Si el proveedor cambia de plan o precio, conserva la fecha. Una factura anual puede cubrir periodos en los que el número de usuarios o la actividad varió.
Cada asiento tiene usuario y periodo
Crea un listado con nombre o identificador, función, fecha de alta y baja. Limita el registro a lo necesario y evita incluir contraseñas. Cuando un colaborador termina, retira el acceso y conserva la confirmación.
Si un asiento se reasigna, documenta ambos periodos. No atribuyas simultáneamente la misma licencia a dos personas si la herramienta no lo permitía.
| Dato | Fuente | Decisión que permite |
|---|---|---|
| Plan y periodo | Contrato y factura | Qué se pagó |
| Usuarios activos | Panel de administración | Quién tuvo acceso |
| Proyectos | Registro interno | Para qué se utilizó |
Los proyectos explican la necesidad profesional
Relaciona la herramienta con tareas o proyectos: edición, gestión, diseño, análisis u otra función concreta. La lista no necesita revelar información confidencial del cliente; puede usar códigos internos y fechas.
Distingue uso general de la actividad y uso para un encargo específico. Si existe parte personal o ajena, déjala visible y evita justificarla retrospectivamente con un proyecto cualquiera.
Consultar con Alexis cómo relacionar el plan multiusuario con tu actividad.
Altas y bajas evitan licencias huérfanas
Revisa mensualmente asientos sin actividad, invitados antiguos y permisos excesivos. La baja tardía no se arregla ocultándola; registra cuándo se detectó y qué acción se tomó.
Una política breve de accesos reduce coste y riesgo. También ofrece evidencia contemporánea más fiable que una reconstrucción hecha solo al cierre.
La factura se concilia con el registro de uso
La AEAT exige que el gasto esté vinculado a la actividad, convenientemente justificado y registrado para considerarlo deducible. La factura del proveedor es necesaria, pero la relación con la actividad también debe poder explicarse.
Concilia periodo facturado, asientos contratados, usuarios activos y proyectos. Si no puedes atribuir una parte, marca la limitación y revisa el criterio aplicable. No crees porcentajes de uso sin evidencia.
Antes de renovar, revisa las plazas que siguen siendo necesarias
Una vez al mes, exporta o anota el listado de usuarios y compáralo con colaboradores activos y proyectos. Marca altas, bajas, invitaciones temporales y asientos sin uso. Así puedes explicar quién tuvo acceso, durante qué periodo y por qué se mantenía esa plaza, sin convertir el registro en vigilancia de productividad.
Imagina un plan anual de cinco asientos. Tres usuarios trabajan en proyectos de clientes, uno se reserva para pruebas y otro permanece asignado a una persona que terminó hace dos meses. La factura sigue siendo la misma, pero la evidencia de uso cambia. El registro permite corregir accesos y revisar la parte que no puede vincularse sin inventar un porcentaje.
Conserva también los cambios de plan. Una ampliación puede responder a un proyecto temporal y una reducción a su cierre. Relaciona la fecha con contrato o planificación interna. Si el software almacena datos de clientes, documenta quién administra permisos y cómo se retiran, sin mezclar en este artículo una auditoría completa de protección de datos o ciberseguridad.
Completa el cierre con una decisión por asiento: mantener, reasignar, retirar o revisar. Para cada decisión anota fecha y responsable. Si la licencia se paga en moneda extranjera o mediante una plataforma, conserva la factura del proveedor y el justificante sin inventar el tipo de cambio aplicable; esa cuestión se revisa con el registro real. Si el plan contiene almacenamiento, soporte u otros módulos, no los repartas artificialmente salvo que el proveedor los desglose y la decisión fiscal requiera analizarlos.
Si el software se utiliza también para administración interna, formación o pruebas, describe esas funciones sin forzarlas dentro de un cliente. La actividad puede justificar herramientas generales, pero necesita una explicación real. Conserva políticas de uso y responsables, especialmente si varias personas acceden desde equipos distintos. El registro no debe convertirse en vigilancia: limita los datos a identidad profesional, periodo, permiso y finalidad necesaria para administrar la licencia y revisar su vinculación.
Si una plaza queda libre a mitad del periodo contratado
Comprueba las condiciones de reducción, reasignación o cancelación del plan. Una licencia de software multiusuario de un autónomo puede seguir generando cargos aunque una persona deje de utilizarla. No registres un ahorro ni una devolución hasta que el proveedor confirme lo aplicado y tengas su documento o movimiento.
Para documentar el uso profesional de software, anota qué proyectos siguen abiertos y si la herramienta se utiliza también en administración o tareas internas reales. No inventes un cliente para justificar cada sesión. Tampoco atribuyas a la actividad un uso ajeno que no puedes explicar.
Si el cliente paga o reembolsa una parte, conserva el acuerdo y la facturación por separado. Una transferencia no determina por sí sola si has contratado en nombre propio, has repercutido un servicio o existe otra relación. Esa revisión se apoya en los documentos, no en compensar importes dentro del listado de usuarios.
Qué comparar antes de cambiar a otro plan
Comprueba usuarios necesarios, funciones utilizadas y condiciones de acceso de cada alternativa. Un plan más pequeño puede reducir plazas y también cambiar almacenamiento o permisos. Revisa la información del proveedor y los proyectos que dependen de esas funciones antes de dar por equivalente otra suscripción.
Separa la fecha de solicitud del cambio de la fecha en que se aplica. Conserva confirmación y factura del periodo afectado. Si hay un abono, identifica qué corrige y qué cargo permanece. El panel puede anunciar el próximo plan sin haber modificado todavía el periodo ya pagado.
Para una cuenta que sirve a varios proyectos, consulta con quienes sigan utilizándola qué acceso necesitan. Una invitación antigua puede estar sin uso; otra puede sostener una entrega que sigue abierta. Retira o reasigna permisos con esa información, sin borrar el historial que permite explicar el gasto.
Después comprueba el resultado: plazas activas, usuarios que pueden entrar y productos que siguen contratados. Conserva lo confirmado y la diferencia pendiente. La revisión económica debe partir de esas condiciones reales, sin prometer ahorros a partir de un precio que no has recibido del proveedor.
La guía de gastos deducibles aporta los requisitos fiscales. Para esta suscripción, relaciónalos con el plan, el periodo y el uso que realmente tuvo cada acceso.
Si una licencia compartida mezcla usuarios o proyectos, revisa con Alexis el gasto y las plazas de tu suscripción. Prepara contrato, facturas e historial de altas y bajas.
Fuentes oficiales
- BOE-A-2006-20764 Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio.
- Agencia Tributaria: 1. Requisitos para considerar un gasto como deducible
