Una consultora paga un plan de cinco usuarios, asigna tres cuentas a colaboradores y utiliza el software en varios proyectos. Meses después, dos personas ya no trabajan con ella, pero siguen activas. La factura prueba la compra; no explica por sí sola quién usó la licencia ni para qué.
Licencia de software compartida entre proyectos exige documentar titular, plan, asientos, usuarios, periodos, trabajos vinculados, altas y bajas. La revisión fiscal debe partir de esa realidad y de la relación con la actividad, sin inventar un reparto exacto cuando el sistema no ofrece datos suficientes.
El titular y el plan abren el expediente
Guarda contrato, plan, número de asientos, ciclo de facturación y condiciones vigentes. Identifica si la cuenta pertenece al profesional, a una sociedad o a otra persona. No compartas credenciales para ocupar menos asientos; registra usuarios autorizados.
Si el proveedor cambia de plan o precio, conserva la fecha. Una factura anual puede cubrir periodos en los que el número de usuarios o la actividad varió.
Cada asiento tiene usuario y periodo
Crea un listado con nombre o identificador, función, fecha de alta y baja. Limita el registro a lo necesario y evita incluir contraseñas. Cuando un colaborador termina, retira el acceso y conserva la confirmación.
Si un asiento se reasigna, documenta ambos periodos. No atribuyas simultáneamente la misma licencia a dos personas si la herramienta no lo permitía.
Si tu suscripción tiene usuarios cambiantes o mezcla proyectos, Taxea puede revisar el expediente y señalar la evidencia que falta. Prepara contrato, facturas, historial de asientos y registro de proyectos. Ordenar usuarios y proyectos de esta licencia.
Los proyectos explican la necesidad profesional
Relaciona la herramienta con tareas o proyectos: edición, gestión, diseño, análisis u otra función concreta. La lista no necesita revelar información confidencial del cliente; puede usar códigos internos y fechas.
Distingue uso general de la actividad y uso para un encargo específico. Si existe parte personal o ajena, déjala visible y evita justificarla retrospectivamente con un proyecto cualquiera.
Altas y bajas evitan licencias huérfanas
Revisa mensualmente asientos sin actividad, invitados antiguos y permisos excesivos. La baja tardía no se arregla ocultándola; registra cuándo se detectó y qué acción se tomó.
Una política breve de accesos reduce coste y riesgo. También ofrece evidencia contemporánea más fiable que una reconstrucción hecha solo al cierre.
| Dato | Fuente | Decisión que permite |
|---|---|---|
| Plan y periodo | Contrato y factura | Qué se pagó |
| Usuarios activos | Panel de administración | Quién tuvo acceso |
| Proyectos | Registro interno | Para qué se utilizó |
La factura se concilia con el registro de uso
El texto refundido de la Ley del IRPF establece el marco de los rendimientos de actividades económicas. La AEAT indica requisitos generales de vinculación, justificación y registro al revisar gastos deducibles. La factura del proveedor es necesaria, pero la relación con la actividad también debe poder explicarse.
Concilia periodo facturado, asientos contratados, usuarios activos y proyectos. Si no puedes atribuir una parte, marca la limitación y revisa el criterio aplicable. No crees porcentajes de uso sin evidencia.
Cierre mensual de asientos y proyectos
Una vez al mes, exporta o anota el listado de usuarios y compáralo con colaboradores activos y proyectos. Marca altas, bajas, invitaciones temporales y asientos sin uso. El objetivo no es vigilar productividad, sino acreditar quién tuvo acceso, durante qué periodo y por qué la suscripción era necesaria para la actividad.
Imagina un plan anual de cinco asientos. Tres usuarios trabajan en proyectos de clientes, uno se reserva para pruebas y otro permanece asignado a una persona que terminó hace dos meses. La factura sigue siendo la misma, pero la evidencia de uso cambia. El registro permite corregir accesos y revisar la parte que no puede vincularse sin inventar un porcentaje.
- 1. Comprueba titular contractual y medio de pago; anota documento, fecha, responsable y resultado, y deja visible cualquier contradicción que siga pendiente.
- 2. Comprueba plan contratado y número de asientos; anota documento, fecha, responsable y resultado, y deja visible cualquier contradicción que siga pendiente.
- 3. Comprueba usuario autorizado y función profesional; anota documento, fecha, responsable y resultado, y deja visible cualquier contradicción que siga pendiente.
- 4. Comprueba fecha exacta de alta, cambio o baja; anota documento, fecha, responsable y resultado, y deja visible cualquier contradicción que siga pendiente.
- 5. Comprueba proyecto o tarea que explica el acceso; anota documento, fecha, responsable y resultado, y deja visible cualquier contradicción que siga pendiente.
- 6. Comprueba periodo de factura al que pertenece; anota documento, fecha, responsable y resultado, y deja visible cualquier contradicción que siga pendiente.
- 7. Comprueba limitación o parte de uso que sigue sin acreditar; anota documento, fecha, responsable y resultado, y deja visible cualquier contradicción que siga pendiente.
Conserva también los cambios de plan. Una ampliación puede responder a un proyecto temporal y una reducción a su cierre. Relaciona la fecha con contrato o planificación interna. Si el software almacena datos de clientes, documenta quién administra permisos y cómo se retiran, sin mezclar en este artículo una auditoría completa de protección de datos o ciberseguridad.
Taxea revisará la documentación del gasto y su relación con la actividad, no la seguridad técnica de la herramienta ni la licencia contractual de cada uso. Si el proveedor prohíbe compartir cuentas o limita tipos de usuario, cumple sus condiciones y resuelve esa cuestión antes de presentar el plan como correctamente utilizado.
Completa el cierre con una decisión por asiento: mantener, reasignar, retirar o revisar. Para cada decisión anota fecha y responsable. Si la licencia se paga en moneda extranjera o mediante una plataforma, conserva la factura del proveedor y el justificante sin inventar el tipo de cambio aplicable; esa cuestión se revisa con el registro real. Si el plan contiene almacenamiento, soporte u otros módulos, no los repartas artificialmente salvo que el proveedor los desglose y la decisión fiscal requiera analizarlos.
Si el software se utiliza también para administración interna, formación o pruebas, describe esas funciones sin forzarlas dentro de un cliente. La actividad puede justificar herramientas generales, pero necesita una explicación real. Conserva políticas de uso y responsables, especialmente si varias personas acceden desde equipos distintos. El registro no debe convertirse en vigilancia: limita los datos a identidad profesional, periodo, permiso y finalidad necesaria para administrar la licencia y revisar su vinculación.
Actualiza el registro al dar de alta o de baja, no solo al final del año. Una línea por usuario y periodo suele ser suficiente para conservar una historia verificable. Consulta también el guía de gastos deducibles para autónomos para situar esta decisión dentro del clúster.
Taxea revisará vinculación, justificación y registro sin inventar repartos de uso. La administración técnica de cuentas seguirá correspondiendo al titular o responsable designado. Preparar con Taxea la revisión del gasto de software compartido.
Fuentes oficiales consultadas
La Ley del IRPF considera rendimientos de actividades económicas los derivados de ordenar por cuenta propia medios de producción o recursos para intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios. En este artículo se usa solo dentro del alcance documental indicado y no para deducir una consecuencia individual no acreditada.
La Agencia Tributaria exige que el gasto esté vinculado a la actividad económica desarrollada para considerarlo fiscalmente deducible. En este artículo se usa solo dentro del alcance documental indicado y no para deducir una consecuencia individual no acreditada.
Contenido informativo general. La aplicación concreta depende de la actividad, los documentos, el territorio y las circunstancias del contribuyente.