Usar una licencia para dos clientes no duplica lo que has pagado. ¿Cómo repartirla entre proyectos sin contar el gasto dos veces? Conserva una sola factura y anota qué uso corresponde a cada encargo. Comprueba antes que el plan permite esos usos: repartir un coste no amplía los derechos que has contratado.
Una licencia compartida entre dos proyectos de un autónomo puede servir para calcular el coste de cada trabajo. Ese cálculo interno y la deducción fiscal responden a comprobaciones distintas. No inventes porcentajes precisos si no has medido el uso.
| Elemento | Qué registrar | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Documento de compra | Proveedor, titular y periodo | Una sola adquisición |
| Condiciones | Usuarios, equipos y usos permitidos | Límite contractual |
| Proyecto A | Accesos, fechas y entregables | Evidencia de uso |
| Proyecto B | Accesos, fechas y entregables | Evidencia separada |
| Criterio interno | Base de reparto y revisión | No duplica la licencia |
Una factura y dos proyectos identificados
Una licencia compartida entre dos proyectos de un autónomo no se convierte en dos compras por utilizarse en dos encargos. Conserva factura, titular, plan, periodo, usuarios y condiciones; después crea una ficha de uso para cada proyecto.
El registro debe explicar qué función tuvo la herramienta y qué entregable produjo. Evita repartir solo por el valor de cada factura al cliente si ese criterio no refleja el uso. Tampoco atribuyas la totalidad a un proyecto por ser el primero.
Comprueba primero las condiciones del proveedor
Revisa si el plan permite varios proyectos, clientes, equipos o exportaciones. Guarda la versión de los términos aplicable al periodo. Pagar la licencia no autoriza por sí solo cualquier reutilización ni demuestra que cada colaborador pueda acceder.
Si cambia el plan a mitad de periodo, registra la fecha y los permisos antes y después. Una ampliación de usuarios o un módulo adicional puede generar otro documento; relaciónalo con la licencia base sin mezclar periodos.
Revisar con Alexis la factura común a estos dos proyectos.
Elige un reparto que puedas explicar
Puedes registrar horas de uso, ejecuciones, archivos o periodos activos, cuando el dato exista y sea coherente con el trabajo. Explica el criterio y aplícalo de forma estable. Si no hay medición fiable, conserva la incertidumbre en lugar de inventar una precisión.
Repartir una licencia entre proyectos sirve para control interno y rentabilidad, pero no sustituye el documento de compra. El mismo coste no debe registrarse dos veces. Una revisión posterior debe poder recomponer el total desde las asignaciones.
Contrasta los requisitos fiscales del gasto
La AEAT exige vinculación profesional, registro, imputación correcta y justificación para deducir el gasto.
La ficha por proyecto ayuda a documentar la vinculación, pero no garantiza por sí sola la deducibilidad ni resuelve el IVA. Revisa factura, titular, periodo, uso mixto y normativa aplicable antes de una conclusión fiscal.
Una herramienta utilizada durante dos encargos
Supongamos una licencia anual utilizada en dos encargos. El proyecto A la necesita para exportar prototipos durante tres meses; el B la usa durante seis meses para documentación. El autónomo conserva una factura y dos fichas de uso, con fechas y entregables. El total asignado no supera el coste real y las condiciones permiten ambos usos.
Cuando el segundo proyecto utiliza una parte pequeña
Documentar software usado en varios encargos no obliga a asignar el mismo importe a todos. Si el segundo proyecto solo necesitó una exportación, descríbelo así. Puedes distinguir el coste de mantener disponible la herramienta del trabajo que te llevó utilizarla, en lugar de fingir que toda la suscripción nació para ese cliente.
Repartir una licencia entre proyectos resulta útil al revisar márgenes: muestra si presupuestaste una herramienta común como si fuera exclusiva. Pero no conviertas el reparto de gestión en una segunda factura del proveedor. Si ya registraste el documento completo, las fichas de proyecto deben enlazar ese registro para que al sumar no aparezca el mismo coste varias veces.
Si el proveedor cobra una ampliación porque llega otro cliente o colaborador, guarda el documento adicional y la fecha desde la que se aplica. Esa ampliación sí puede tener un coste distinto de la licencia inicial. Comprueba sus condiciones y su periodo, sin repartir automáticamente todo el año entre quienes solo empezaron a usarla después.
Consulta en la guía de gastos deducibles los requisitos del gasto profesional. Para controlar tus proyectos, conserva el coste real de la licencia y separa las asignaciones internas que has decidido hacer.
Si utilizas la misma herramienta para varios clientes, comenta con Alexis cómo registrar esa licencia sin duplicar el coste. Prepara factura, condiciones del plan y una explicación sencilla del uso en cada encargo.
