¿Tu agencia gestiona mucho dinero de publicidad, pero no sabes qué parte es realmente suya? Al elegir una gestoría para agencias de marketing, pide que pueda separar honorarios, compras de la agencia y dinero gestionado para clientes. Después revisa cómo tratará proveedores digitales, equipo y cierre mensual. Son controles concretos que permiten comparar el servicio con tu operativa.
Una agencia que solo factura una cuota de gestión no tiene los mismos documentos que otra que compra espacios publicitarios, contrata colaboradores y después liquida campañas. El presupuesto de asesoría debe partir de esa diferencia.
Primero aclara quién contrata la publicidad
Escoge una campaña terminada y mira a quién factura la plataforma. Después comprueba quién la contrató, desde qué cuenta se paga y qué prometió la agencia al cliente. Esos datos ayudan más que llamar “presupuesto de medios” a todo el movimiento.
El artículo 78.Tres.3 de la Ley del IVA contempla las cantidades pagadas en nombre y por cuenta del cliente por mandato expreso, con justificación del importe efectivo. No basta con que una agencia recupere del cliente exactamente lo que pagó para considerar que se cumplen esas condiciones.
La gestoría debería poder explicarte qué documentos necesita para distinguir una compra propia de un pago por cuenta del cliente. Si la factura de la plataforma está a nombre de la agencia, hay que estudiar esa realidad antes de registrar el dinero como si el gasto perteneciera directamente al cliente.
Un supuesto ilustrativo: un cliente adelanta fondos para una campaña y la plataforma va haciendo cargos durante el mes. El anticipo recibido, cada documento de la plataforma y la liquidación posterior deben poder relacionarse. Un saldo sobrante requiere explicar qué se ha devuelto o qué queda disponible para el siguiente encargo.
Prueba el cierre con una campaña y una cuota mensual
Pide que te enseñen qué información entregarías y qué resultado recibirías. No hace falta compartir todo el archivo para comparar propuestas: una muestra anonimizada de una campaña y de un servicio recurrente permite descubrir necesidades distintas.
| Control | Muestra que puedes aportar | Respuesta que necesitas |
|---|---|---|
| Dinero destinado a medios | Contrato, factura de plataforma y liquidación | Cómo se separa de los honorarios de agencia |
| Servicios recurrentes y proyectos | Cuota mensual y encargo por hitos | Cómo se identifican facturas, cobros y pendientes |
| Proveedores digitales | Factura de software y datos del proveedor | Qué información falta para revisar su tratamiento |
| Equipo y colaboradores | Relación de contratos y forma de pago | Qué gestión laboral o de proveedores está incluida |
| Cierre y traspaso | Últimos libros, declaraciones e incidencias | Qué recibirás cada mes y qué revisión inicial se presupuesta |
Compara las propuestas utilizando la misma muestra. De otro modo, una puede estar calculada sobre los honorarios de la agencia y otra sobre todas las facturas y liquidaciones de las campañas. El número de clientes, por sí solo, no refleja ese trabajo.
Si quieres delimitar tu servicio, enseña a Alexis cómo liquidas una campaña y cómo cobras tus honorarios. Taxea podrá valorar los documentos y las tareas necesarias antes de concretar una propuesta.
Las facturas digitales necesitan algo más que el cargo de tarjeta
Cuando utilizas publicidad, alojamiento o aplicaciones, descarga las facturas y revisa a quién se expiden. El artículo 6 del Reglamento de facturación recoge los datos de las facturas completas, como identificación de emisor y destinatario, descripción e importes.
Conserva también las notas de abono, los cambios de plan y las liquidaciones que explican ajustes. Una suscripción anual y una compra puntual pueden requerir revisiones distintas. Si pagas en otra moneda, facilita el documento original y el detalle del pago para poder conciliarlo.
Si el proveedor o el cliente están fuera de España, indica país, condición de la contraparte y servicio prestado. Esta pieza no asigna automáticamente un tratamiento de IVA a esas operaciones. Precisamente conviene acordar quién estudiará esos datos y si el trabajo está incluido en el servicio.
Separa el trabajo recurrente de lo que requiere otro alcance
La propuesta debe decir si incluye nóminas, incorporación de empleados, cuentas anuales cuando correspondan, declaraciones personales, requerimientos o revisión de atrasos. No presupongas que una cuota mensual cubre cualquier incidencia de ejercicios anteriores.
En el cierre, pide información que te sirva para dirigir la agencia: facturas pendientes, dinero de clientes sin liquidar y compras sin justificante. Si quieres conocer el margen por proyecto, explica cómo repartes el tiempo del equipo y los costes de colaboradores; una contabilidad general no crea por sí sola ese análisis.
La guía fiscal de Taxea para empresas y autónomos permite ubicar las obligaciones generales. La muestra de campañas sirve para adaptar el trabajo a tu agencia sin convertir cada presupuesto publicitario en facturación propia por defecto.
Si cambias de gestoría, acuerda dónde empieza el nuevo cierre
Recupera libros, declaraciones con justificantes, saldos e incidencias pendientes. Añade la relación de campañas abiertas y el dinero de clientes que siga sin liquidarse. Sin ese punto de partida, un saldo recibido podría interpretarse como una operación nueva.
Acuerda quién termina el periodo anterior y quién recibe las facturas que lleguen después. Confirma además que puedes exportar los datos de las herramientas que utilizas. El acceso a una aplicación no sustituye los archivos y documentos necesarios para continuar el trabajo.
Para preparar esa valoración, habla con Alexis sobre el cierre y las campañas abiertas de tu agencia. Aporta contratos representativos, facturas y liquidaciones sin datos personales innecesarios. Taxea concretará el alcance a revisar y los asuntos que necesitan un estudio separado.
