Los gastos de publicidad con facturas de plataformas necesitan una cadena documental completa. El cargo bancario acredita un pago, la factura identifica una operación y el panel demuestra qué campaña se ejecutó. Ninguno de esos elementos, aislado, explica todo el expediente.
La forma más segura de trabajar es asignar un identificador interno a cada campaña y repetirlo en la hoja de control. Relaciona cuenta publicitaria, periodo, proveedor, factura, pago, anuncios y objetivo de negocio. Así se puede seguir el rastro sin depender de una interfaz que puede cambiar.
Cadena mínima de evidencia
| Capa | Pregunta | Documento |
|---|---|---|
| Cuenta | ¿Quién contrata? | Perfil y datos de facturación |
| Campaña | ¿Qué se promociona? | Configuración y anuncios |
| Servicio | ¿Cuándo se prestó? | Informe del periodo |
| Factura | ¿Quién factura a quién? | PDF original |
| Pago | ¿Cómo se liquidó? | Extracto o tarjeta |
Regla fiscal de partida
La Ley del IRPF dispone que el rendimiento neto de actividades económicas se determina según las normas del Impuesto sobre Sociedades, sin perjuicio de sus reglas especiales. La norma no autoriza por el nombre comercial cualquier cargo etiquetado como publicidad. Hay que revisar realidad, conexión con la actividad, documentación y tratamiento aplicable.
El expediente de una campaña debe explicar el objetivo profesional: captar solicitudes, vender un servicio, anunciar un evento o dar visibilidad a un producto. No hace falta prometer un resultado, pero sí mostrar qué decisión de negocio originó el gasto.
Revisión de la factura
Descarga la factura de anuncios online desde la cuenta correcta y conserva el archivo original. Comprueba razón social del proveedor, destinatario, identificadores, periodo, moneda, importes y referencias de cuenta. Si los datos del destinatario son incorrectos, tramita la corrección en la plataforma y conserva la incidencia.
El Reglamento de facturación contempla la fecha de la operación o del pago anticipado cuando sea distinta de la fecha de expedición. En una plataforma que agrupa consumos, compara periodo de campaña, cierre de facturación y cargo. No presupongas que las tres fechas coinciden.
Cómo justificar una campaña publicitaria
Para justificar una campaña publicitaria, exporta un informe con nombre, periodo, presupuesto, anuncios y destino. Guarda una imagen o PDF de las creatividades y de la página a la que dirigían. Relaciona el proyecto con un servicio real de la actividad.
Las métricas no sustituyen a la factura, pero acreditan ejecución. Conserva impresiones, clics o conversiones solo en la medida necesaria. Evita descargar datos personales de audiencias o clientes si una cifra agregada basta.
Pago, divisa y comisiones
Relaciona cada factura con uno o varios cargos. Algunas plataformas aplican umbrales o cierres mensuales, por lo que el total puede no coincidir con un único movimiento. Explica la conciliación en una tabla y marca devoluciones o cupones.
Si la factura está en otra moneda, conserva además el tipo de cambio y su fuente. Si interviene una tarjeta, no confundas la comisión o el cambio bancario con el importe de la campaña. Si el proveedor está fuera de España, revisa territorio e impuesto de forma separada.
Campañas gestionadas por una agencia
Distingue honorarios de gestión y presupuesto de medios. Pide que la documentación identifique quién contrata la plataforma y quién recibe la factura. Si la agencia repercute importes, conserva contrato, desglose y evidencia de campaña.
No dupliques el gasto registrando a la vez la factura de la plataforma y una factura de agencia que ya incluye ese importe. La conciliación debe mostrar qué documento corresponde a cada prestación.
Ejemplo hipotético
Una profesional lanza una campaña durante dos semanas. La plataforma emite una factura al cierre y realiza varios cargos automáticos. La profesional descarga la factura, exporta el informe, guarda los anuncios y vincula todo a una página de su servicio.
La suma de cargos difiere por un abono posterior. Registra el ajuste y conserva la nota de crédito. Como el proveedor está en otro país, separa el análisis del servicio y la factura del tratamiento indirecto, sin deducirlo por intuición.
Cierre mensual
- Descarga todas las facturas.
- Verifica datos del destinatario.
- Exporta informes de campaña.
- Relaciona campaña y objetivo.
- Concilia cargos, abonos y cupones.
- Documenta divisa y comisiones.
- Separa agencia y medios.
- Archiva incidencias y correcciones.
Control de accesos y propiedad de la cuenta
Documenta quién administra la cuenta publicitaria, a nombre de quién está configurada y qué método de pago utiliza. Si trabaja una agencia, asigna permisos propios en lugar de compartir contraseñas. Conserva un registro de altas y bajas para poder descargar facturas aunque cambie el proveedor.
La propiedad de una página o perfil puede no coincidir con el destinatario de la factura. Revisa los datos fiscales en la configuración y captura el estado después de cada cambio. Una modificación posterior no corrige por sí sola los documentos ya emitidos.
Mapa entre campaña y oferta
Cada campaña debe apuntar a una oferta, contenido o evento de la actividad. Guarda la URL de destino, vigencia y objetivo, y anota si cambió durante el periodo. Si la página desaparece, conserva una copia suficiente para entender qué se anunciaba.
En campañas de reconocimiento sin venta directa, documenta la decisión comercial, el público general y las piezas difundidas. No inventes una atribución de ingresos. La prueba busca demostrar que el servicio existió y para qué se contrató, no garantizar su rentabilidad.
Facturación por umbrales
Algunas plataformas cobran al alcanzar un umbral y vuelven a cobrar al cierre. Crea una tabla por periodo con saldo inicial, consumos, cargos, ajustes y saldo final. Relaciona cada movimiento con la factura o documento correspondiente y explica cualquier diferencia.
Si la tarjeta agrupa varios cargos, usa el identificador de transacción. Si existe un reembolso, conserva el aviso y el abono bancario. No elimines el cargo original porque ambos movimientos forman parte del historial.
Copia de cierre y conservación
Al final del mes, exporta facturas, informes y configuración básica. Guarda los archivos fuera de la plataforma con un nombre estable. Una captura aislada puede perder moneda, periodo o identificador; combina PDF y exportación tabular cuando estén disponibles.
Revisa que los enlaces internos de la carpeta funcionen y que la hoja de conciliación no dependa de rutas personales. La evidencia debe seguir accesible si cambia la persona que gestiona la campaña o se cierra la cuenta publicitaria.
Control de archivo cerrado
Genera un índice mensual con campaña, factura, cargo y carpeta. Comprueba que cada fila abre el documento correcto y que las exportaciones muestran moneda y periodo. Si una factura se corrige, enlaza la versión nueva sin borrar la anterior.
Registra aparte las incidencias: cuenta bloqueada, cargo rechazado, devolución o cambio de destinatario. La lista permite distinguir una campaña normal de un expediente que requiere aclaración adicional antes del cierre.
Errores frecuentes
- Guardar solo el extracto bancario.
- Usar una cuenta personal sin revisar datos.
- No descargar facturas antes de perder acceso.
- Confundir cargo y periodo de servicio.
- No conservar anuncios ni destino.
- Duplicar plataforma y agencia.
- Ignorar divisa o territorio.
Consulta el marco general de gastos deducibles para autónomos y la guía sobre publicidad y representación.
Cuándo pedir revisión
Pide revisión si faltan facturas, los datos no coinciden, interviene una agencia o el proveedor está en otro territorio. Taxea puede ordenar la cadena documental y señalar las comprobaciones pendientes. Quiero revisar mis gastos.
Fuentes oficiales
Se han consultado la Ley del IRPF y el Reglamento de facturación.
Contenido informativo general. El tratamiento depende del servicio, proveedor, territorio y documentación.