La factura del profesional está en tu carpeta, pero aún no has podido pagarla. ¿Incluyes ya su retención en el trimestre? Con carácter general, la obligación de retener nace al pagar o abonar la renta, no simplemente al recibir la factura. Antes de preparar la declaración, cruza las facturas con los pagos reales.
Esta diferencia importa especialmente cuando una factura llega al final de un trimestre y la transferencia sale en el siguiente. También cuando acordáis varios pagos. Mirar únicamente la fecha del documento puede llevarte a anticipar una retención o a contarla dos veces.
La factura no marca por sí sola el trimestre de la retención
El Reglamento del IRPF sitúa, con carácter general, el nacimiento de la obligación de retener en el momento en que se satisface o abona la renta correspondiente.
Primero comprueba que estás ante un pago sujeto a retención y que a ti te corresponde practicarla. No todas las facturas que recibe un negocio llevan retención. La naturaleza del servicio, la situación del destinatario y la del pagador deben estar claras antes de discutir el periodo.
Después separa tres fechas: emisión, recepción y pago. En una factura de honorarios pueden ser distintas. Que el gasto tenga una fecha contable no resuelve automáticamente cuándo nace la obligación de retener sobre el importe satisfecho.
| Situación de la factura | Comprobación para la retención |
|---|---|
| Recibida y pendiente de pago | No equipares su recepción a una renta satisfecha. |
| Pagada por completo | Relaciona el pago con la base y la retención que correspondían. |
| Abonada en varias partes | Identifica qué renta se satisface con cada abono y qué queda pendiente. |
Qué debes conciliar cuando pagas en varias veces
Si el acuerdo es fraccionar una factura, conviene dejar por escrito a qué corresponde cada transferencia. Una cantidad ingresada en el banco del profesional puede ser el importe neto de un pago parcial; no tiene por qué ser la base sobre la que se calcula la retención.
La revisión práctica consiste en poder reconstruir el importe bruto satisfecho, la parte retenida y el neto entregado. Utiliza el tipo que corresponda al caso y los documentos del acuerdo. Evita aplicar un porcentaje al movimiento bancario sin saber qué representa.
¿No coincide lo que tú entiendes pagado con el saldo que mantiene el profesional? Acláralo antes de cerrar el trimestre. Puede haber una transferencia aplicada a otra factura, una devolución o un anticipo que necesitaba identificarse mejor.
Revisar con Alexis los pagos y retenciones de esta factura
Una factura pendiente al cambiar de trimestre
Ejemplo ilustrativo: recibes una factura al terminar septiembre y la pagas íntegramente en octubre. Su mera entrada en la contabilidad de septiembre no convierte ese importe en un pago realizado entonces. Para revisar la retención necesitas la fecha y las condiciones del abono.
Si hubo un primer pago en septiembre y otro en octubre, conserva ambos justificantes y su relación con la factura. No registres el segundo como si toda la operación siguiera intacta. La cantidad ya satisfecha y la pendiente deben poder distinguirse sin rehacer la historia del cobro.
Este ejemplo se limita al momento de practicar la retención. No decide la fecha de deducción del gasto ni el tratamiento de otros impuestos. Son comprobaciones relacionadas, pero cada una tiene sus propias reglas.
Cómo preparar el pago sin duplicar el importe retenido
Haz que tu relación de facturas pendientes muestre qué se ha pagado y qué retención se ha practicado. Una factura marcada como «contabilizada» no informa de todo eso. La persona que prepara los pagos y la que presenta las declaraciones deben manejar la misma información.
El modelo 111 es la autoliquidación de retenciones e ingresos a cuenta que incluye rendimientos del trabajo y de actividades económicas, entre otras rentas.
Para prepararlo, contrasta la relación del periodo con las rentas efectivamente satisfechas a las que corresponde retención y con sus justificantes. La regla temporal que explica este artículo es la del Reglamento; las instrucciones del modelo completan su cumplimentación.
Si localizas una diferencia de un periodo ya presentado, identifica primero el pago concreto y el error antes de elegir cómo corregirlo. Presentar otra declaración sin esa revisión puede duplicar importes. Para situar este trámite dentro de tus obligaciones, tienes también la guía relacionada con esta actividad.
La decisión útil es sencilla: no ordenes las retenciones solo por fecha de factura. Ordénalas por el pago al que pertenecen y comprueba que ese mismo importe no esté ya declarado.
Consultar a Alexis el trimestre de una factura aún pendiente
