¿La factura del programa ha subido después de añadir colaboradores? Comprueba qué cobra el plan y desde cuándo está contratado cada acceso. Un usuario invitado, un asiento reservado y una licencia activa pueden tener un significado distinto según el proveedor. No registres toda la suscripción otra vez por cada persona añadida.
Para conciliar una factura de software con usuarios adicionales para un autónomo, parte de la factura completa y relaciona los cambios que explican su importe. Si el detalle no aparece, pídelo antes de repartir el cargo entre usuarios o proyectos.
| Elemento | Qué comprobar | Evidencia |
|---|---|---|
| Plan base | Cuenta, funciones y periodo | Contrato y factura |
| Usuario | Alta, baja y rol | Panel exportado |
| Cargo | Unidad y periodo facturado | Detalle del proveedor |
| Proyecto | Uso acreditado | Ticket o entrega |
| Ajuste | Crédito, devolución o saldo | Abono y banco |
Comprueba qué unidad cobra el plan
Guarda oferta, condiciones, moneda, periodo y funciones incluidas. Identifica si el proveedor cobra por usuario activo, asiento reservado, consumo o tramo. Si las condiciones cambian, conserva la versión aplicable a cada factura en lugar de usar la pantalla actual para explicar meses anteriores.
Registra separadamente el titular de la cuenta, el pagador y quienes usan el servicio. Un correo invitado no demuestra que la licencia se activara o utilizara. Conserva aceptación, primer acceso y baja cuando el sistema los ofrezca.
Anota cuándo empieza y termina cada acceso
Crea una fila por asiento con identificador, rol, fecha efectiva y responsable. Si un usuario sustituye a otro, enlaza la baja y el alta; no dupliques el mismo asiento por cambiar el nombre visible.
Cuando la factura agrupe usuarios, conserva el cálculo del proveedor y marca cualquier reparto interno como criterio propio. No inventes días o importes si el desglose no existe. Solicita detalle o mantén la diferencia como pendiente.
Comprobar con Alexis qué altas explican el aumento de esta factura.
Relaciona licencias y proyectos sin forzar un reparto
Asocia un usuario a un proyecto solo con evidencia de tickets, repositorio, entregas o asignación interna. Un acceso general puede atender varios clientes; registra el ámbito sin atribuir porcentajes de uso que no se midieron.
El libro de licencias aporta trazabilidad, pero no decide automáticamente el tratamiento de una cuenta mixta o de un usuario sin actividad acreditada.
Concilia créditos, devoluciones y renovaciones
Relaciona altas tardías, bajas, prorrateos, créditos y cobros con la factura correspondiente. Distingue abono documental, devolución bancaria y saldo comercial. Una nota del panel no sustituye la prueba del movimiento de dinero.
Ejemplo hipotético: una consultora añade dos colaboradores, retira uno y recibe un crédito en la siguiente factura. El expediente conserva fechas, proyectos y documentos, y deja pendiente cualquier reparto que el proveedor no explicó. Así evita registrar tres suscripciones completas o perder el ajuste.
Cuando una persona sustituye a otra en el mismo acceso
Revisa si cambiaste quién usa una licencia existente o si contrataste otra. El nombre visible en la cuenta no basta para saberlo. Comprueba las condiciones y el detalle de la factura, especialmente si durante unos días permanecieron disponibles los dos accesos.
Las licencias por usuario en una herramienta profesional pueden servir a varios encargos. Si una colaboradora participa en dos proyectos, registra el uso de la herramienta sin duplicar el coste de su licencia en los totales de la actividad. Cualquier reparto para conocer el margen de esos proyectos debe poder volver al único coste real que pagaste.
Con usuarios añadidos a una suscripción de software, comprueba además qué ocurre al renovar. Un ajuste por incorporación tardía puede afectar a una factura y el precio del periodo completo a la siguiente. Conserva ambas explicaciones del proveedor para no interpretar una diferencia como error antes de compararlas.
Si falta el desglose del proveedor
Pide el periodo, la unidad de cobro y las altas o bajas que explican la factura. Puedes enviarle una relación breve de los accesos que esperabas tener contratados y pedir que identifique la diferencia. No inventes una tarifa por día dividiendo el total si ese cálculo no está previsto en las condiciones.
La Agencia Tributaria exige vinculación, registro, imputación y justificación para la deducibilidad. Registrar la cuenta de software y quién la utiliza ayuda a entender la compra, pero no concede automáticamente la deducción ni resuelve los impuestos de un proveedor extranjero. Esos aspectos se revisan con la factura y el uso reales.
En la guía de gastos deducibles tienes los requisitos generales. Para cuadrar esta factura, identifica el plan, los accesos contratados y los ajustes que realmente emitió el proveedor.
Si pagas software para varios colaboradores, revisa con Alexis los usuarios y cargos de tu suscripción profesional. Prepara la factura, el plan y las confirmaciones de altas y bajas que expliquen el periodo.
